视频会议管理办法.docx

视频会议管理办法第一章总则第一条为加强本单位视频会议系统管理，保障系统运行，提高系统利用效率，确保系统使用效果，特制定本办法。第二条本单位信息管理部负责视频会议系统的管理，并做好会议电子数据资源的录制、存贮、发布、归档及保密工作。第二章视频会议程序与操作规范第三条视频会议召开前1天，由本单位组织预联调。各参会分会场应按会议通知要求，准时、全程参加会前的预联调测试。系统联调主要进行主会场与分会场间的联网测试，音频、视频效果调试，多媒体资料传输共享调试等项目。第四条视频会议召开当天，各会场系统管理员应在视频会议正式召开前1个半小时到达会场，打开视频会议系统设备，主动呼叫，按联调效果做好准备。第五条视频会议召开前1小时，进行一次会前联调，由主会场系统管理员依次呼叫各分会场，测试主、分会场的网络通讯及音视频效果，确保会议声音、图像清晰稳定；分会场单位在视频会议召开前10分钟向主会场报告到会情况（可用网络通讯方式）；主会场在会议开始前3分钟关闭背景音乐及麦克风，并向全网发出预备通知。第六条视频会议正式开始后，各会场应严格保证按调试时确定的配置要求开会，严禁在会议过程中随意改变配置参数。会议中应按联调计划进行镜头、屏幕、话筒切换，并根据实际情况适当调节。要随时关注视频会议各系统运行状态，确保会议正常进行。第七条会议期间，系统管理员必须坚守岗位，保持通信畅通。主会场系统管理员应根据会议需要，及时切换会场画面，了解各分会场的情况；各分会场应实时监控设备运行状况，随时与主会场保持联系，及时调整镜头和麦克风，确保视频会议效果。第八条会议中如出现系统故障，应立即向主会场报告，不得擅离会场；系统管理员按应急预案尽快排除。如果是掉线现象,重新呼叫；如果是视频终端故障，用软终端临时代替；如果是网络设备故障，用备板配件代替；如果是线路中断无法修复，经主会场同意，就近转入其它会场。系统管理员应详细记录故障情况及处理措施。第九条会议结束后，由主会场统一中断会议连接。各分会场在主会场中断会议后，按操作流程关闭视频设备。第三章视频会议系统管理员职责第十条视频会议系统管理员应具备计算机网络基础知识、应用技能和系统故障检测排除能力，熟练掌握视频会议设备的连接和使用方法，熟练运用本单位的应急预案。第十一条视频会议系统管理员应按本单位要求对系统进行检查和保养；保障运行环境，做好日常检查维护，保证设备处于良好状态。第十二条视频会议系统管理员要保持个人通信畅通，可随时联系。从接到召开视频会议通知起即服从会议统一调度安排，直至该次视频会议技术服务结束。第十三条视频会议系统管理员原则上由各单位网管员担任,人员要相对固定,如需调整,要及时报本单位信息管理部备案。第四章设备管理与维护第十四条本单位信息管理部及各分会场要管理好视频会议系统的各类设备和软件系统，相关设备不得随意调换，不得随意更改参数设置。第十五条应保证视频会议系统设备稳定运行，未开会时，不要频繁打开视频会议系统。第十六条视频会议设备采取日常检测和不定期检测两种维护方式。每次视频会议结束后都要进行检测维护；如果2个月内系统设备没有运转，要进行一次例行检测，主要开展系统各功能模块的自环测试，以检测系统视频和音频功能是否正常。每次检测都应做好检测维护记录。第十七条每年11月份本单位组织一次视频会议系统全面巡检，由本单位信息管理部及各分会场组织技术人员按照视频会议系统质量标准进行全面测试，发现问题及时处理。第五章附则第十八条本实施办法自印发之日起执行，由综合管理部负责解释。