财务票据管理工作规程.docx

为了加强票据管理，维护企业合法权益，规范票据使用行为，根据企业的实际经营情况,结合票据使用现状，特制定本办法。1票据管理范围：票据包括公司自购的各种收据和自税务部门购买的各种定额、非定额发票及外来发票；票据管理包括自购票据的管理、外来发票的管理、增值税发票管理。2自购票据管理：2. 1财务机构对发票进行归口管理，负责发票的购买、保管、开具、收回和缴销等工作。2.2 各单位应设立票据领用、验销登记簿，对领购的发票按发票的种类、数量逐本进行登记。2.3 对于尚未收到款项需提前开具发票的业务，业务经办人员必须持经业务部门负责人审批同意的开具发票申请单及相关合同到财务监察部开具发票，业务经办人员负责及时收回款项。如果管理处开具发票或收据较多，可先填写开具发票申请单附表内容，再填写申请单汇总申请。财务监察部须进行复核签章2.4 票据应按规定的时限、号码顺序、逐栏全部联次一次如实开具，并加盖发票专用章。填写内容必须真实、合法、完整，字迹要清晰、工整，“开票人”等栏目都必须由相关责任人签字或盖章。票据的三联所写之内容、金额应完全一致，不得开具''阴阳票据。发票开票单位与实际收款单位保持一致，发票付款单位应与实际付款单位保持一致，并应与签订的合同内容保持一致2. 5对开错之票据应及时作废，并将客户、记帐、存根三联钉在一起，票据上应注明''作废字样，与存根联一并归档保存。2.6 手写发票不得拆本使用。2.7 不得在未填写收款单位、大小写金额、内容摘要的发票上加盖发票专用章。2.8 发票应视同支票进行保管，不得涂改、撕毁；已开具的发票存根联与发票登记簿至少要保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。2.9 资金往来发票是指由税务部门监制的收款凭证，用天收取往来款项。资金往来发票视同发票进行管理。2.10 公司定额及非定额票据、收据由各管理处收款员领用并负责保管，票据使用必须由各部门专职使用人员开具和保管，确因工作需要将票据交由他人代为开具的，必须经本部门负责人同意后与代开人办理临时交接手续，并且必须在到岗的第一时间内与代开人办理票款清缴手续。2.11 票据管理人员每月必须对在用、作废、已用未核销的票据进行清点，及时到税务局核销已使用的票据，并妥善保管，以备查验。票据管理人员必须坚持原则，实事求是，对帐票不符或有疑问的，必须认真核对，并向有关领导报告。2. 12未按公司制度及税务部门有关规定使用发票，给公司造成经济损失的，由相关责任人自行承担。3. 13票据保管未使用的票据、已核销的票据由财务监察部票据管理员负责保管.已领用的未使用完的票据由各管理处收款员负责保管.票据保管须安全完整，防止被盗和毁损。票据发生被盗、毁损或者遗失，必须及时向有关部门及主管领导报告，重要票据要登报声明作废，如造成后果由事故责任人承担各种责任。3外来发票的管理3.1 管理部门：公司外来发票的接收部门是外部发票管理的直接责任部门，负责对其接收发票的真实性、有效性进行直接审核，及时向财务监察部传递发票，并及时更换不合规发票。财务监察部是外来发票管理的专业部门，负责建立外来发票管理制度，对外来发票管理知识、真伪知识等的培训，对各部门提交的发票进行复核，对不合规的发票退回接收部门进行更换。3.2 加强对供应商（含服务商、合作商等）准入的审核管理，在三方比价、招投标、合同签订等环节，加强对供应商营业执照、税务登记证等有关资质的审核，确保供应商能提供合规发票。与供应商签订合同时应明确，我方根据供应商提供的合规发票支付款项。3.3 对大额发票进行验证：大额发票是指定额发票500元以上，非定额发票5000元以上的发票，各单位可根据各地业务性质细化不同业务大额发票的标准。对于大额发票要逐一进行验证，验证内容包括开票单位、开票内容、发票真伪等，如验证信息与发票信息不一致，发票有可能是假票。3.4 所有单位和个人用于报销的发票必须真实，凡发现使用虚假发票者，公司将予以相同金额的罚款处罚，同时自行承担相关经济法律责任。4增值税发票管理4.1 增值税发票种类：增值税专用发票、增值税普通发票。增值税专用发票主要用于对方单位是一般纳税人；增值税普通发票主要用于对方单位是小规模纳税人。4.2 增值税发票目前为三联，依次是：记账联、发票联、抵扣联。记账联是开票单位的记账和纳税申报用联次且需在当月完成，发票联和抵扣联分别是客户单位的记账联和认证抵扣申报联。4.3 增值税发票的购领和空白发票丢失4.3 .1增值税发票的购领由财务专人负责及保管，购回后按发票号码顺序整理登记并编制好发票领用登记本。4.3.2 空白专用发票禁止跨地区传递使用4.3.3 空白发票发生丢失处理流程：业务人员及时上报财务监察部，财务税票保管员应及时上报部门领导、公司总经理并报案，同时向主管税务机关发票窗口递交书面报告以及公安部门的证明材料，此外需在税务报刊杂志上登报声明作废。公司将追究责任人的责任，相关费用由责任人承担，失窃的暂时由公司承担相关费用。4.4 增值税发票的开具和作废的管理4.4.2 管理处提交开票申请单，财务监察部负责人审核后，交由税票开票员开具。4.4.3 对方单位为第一次开税票的，公司应要求客户提供开票资料与一般纳税人认定书。客户开票资料信息需包括：单位全称、纳税识别号、开户银行名称、开户银行账号、单位地址、电话号码等。税票开票员需认真审核再将以上客户开票资料信息完整的录入开票系统建立开票档窠。4 .4.3开具增值税发票要求票面信息：项目齐全，与实际交易相符（企业全称、项目如实，金额准确）；字迹清楚，不压线、错格；加盖发票专用章，盖章位置错开发票金额位置。5 .4.4作废发票各联都应归整完好，便于检查和公司备查以及税务缴销，必需在当月作作废处理，不得跨月，跨月不得作废。跨月属于发票退回的范畴。4.5增值税发票领用后的保管、传递及丢失4.5.1 财务监察部对发票应妥善保管，不得对折且不要在发票上面书写任何字，特别是增值税专用发票的纳税识别号区不得对折及污损，如造成客户无法认证抵扣退回的将追究相应责任人的责任。4.5.2 业务部门经办人在财务代领发票的也应做好发票领用或邮寄人等信息的登记本。税票邮寄出需要及时跟踪并与对方客户确认是否收到，如果没有收到的应及时查明原因并及时处理，切忌拖延。4.5.3 收款员领取或收到增值税发票后应及时将发票交到客户或相关部门收票人员手上，同时让客户或相关部门收票人员在税票签收本上签字确认，以便有据可依。4.5.4 增值税专用发票应在取得发票及时进行认证抵扣，因个人原因造成发票无法抵扣的公司将追究责任人，并按无法抵扣的进项税费进行相应的处罚。4.5.5 业务部门经办人、业务员、客户或财务开票员即保管员把公司开具的增值税发票丢失的应及时报告公司财务监察部（这里指发票联和抵扣联）。4.5.6 5.5.1同时丢失已开具增值税专用发票的发票联和抵扣联，可凭加盖销售方发票专用章的相应发票记账联复印件，作为增值税进项税额的抵扣凭证、退税凭证或记账凭证。4.5.7 5.5.2丢失已开具增值税专用发票的抵扣联，可凭相应发票的发票联复印件，作为增值税进项税额的抵扣凭证或退税凭证。丢失已开具增值税专用发票的发票联，可凭相应发票的抵扣联复印件，作为记账凭证。4.5.5.3增值税普通发票丢失：客户是非一般纳税人不需要认证抵扣，可凭丢失税票的记账联复印件加盖发票专用章。及在税务局的已抄报税盖章证明，作为合法凭证。4.5.5.4增值税发票丢失的可以按上述操作处理，公司将追究相关责任人，按每张100元进行处罚，另外还需承担公司在处理和衔接中产生的费用。其中客户的责任由对应的业务员承担。4.6 增值税发票退回需开具红字发票的操作及管理1 .6.1增值税发票退回需开具红字发票的主要原因有：A：因财务开票员开错票寄出客户拒收退回跨月的；B：业务部门、业务员或客户提供开票错误资料和信息即开票有误寄出客户拒收退回跨月的；C：客户认证不符退回且跨月的；D：货票同行销货和税票全部退回跨月的；E：销货部分退回不再补货的；F：销售价格折让或调整的等。4 .6.2流程：网上递交开具红字发票申报单，审批后，开具红字发票。异地项目根据当地税法规定执行。4.7 增值税专用发票核销每次购领增值税发票开完后，财务会计应将本次购领所有开具的增值税发票（包括红字专用发票和作废发票）拿到税务大厅发票窗口进行核销。核销后再次购领增值税发票。5表格5.1 票据领用、验销登记表5.2 开具发票申请单