钥匙管理作业规程.docx

钥匙管理作业规程1.0目的规范物业服务中心各类钥匙的管理工作，确保钥匙的妥善保管。2.0适用范围适用于XXXXXXXXX公司所属各物业服务中心、各异地分公司的钥匙管理工作。3.0职责1.1 物业服务中心负责人负责业主托管钥匙及空置房钥匙管理的监管工作。1.2 物业服务中心管家主管/经理负责组织、安排服务中心员工对业主托管钥匙的管理工作。1.3 物业服务中心前台负责依照本规程实施钥匙的日常管理工作。3. 4工程部主管/经理负责公共设备设施及设备房的钥匙管理工作。4.0内容4.1钥匙分类：业主托管钥匙、空置房钥匙。4.2业主钥匙托管4. 2.1物业接管验收工作结束后,物业服务中心可以根据发展商的委托要求接管未入住单位的钥匙,接管过来的钥匙由服务中心前台标明钥匙单位编码并整齐有序的放置钥匙柜中，前台人员在办理业主入住手续后将钥匙发放给业主，并让业主在相关表格上签名确认。4. 2.2业主有实际需求要托管钥匙，在托管钥匙时，服务中心前台应让业主按要求填写业主托管钥匙委托书（一式两联），服务中心前台应特别向业主说明本物业服务中心不承担为业主保管室内财产及物品、设备设施的责任并告知业主取钥匙时间为服务中心值班时间，业主同意后，请业主在业主托管钥匙委托书上签名确认。4. 2.3服务中心前台核对业主托管钥匙委托书中的内容无误后，将业主托管钥匙委托书第二联交业主保管。4 .2.4服务中心前台将业主托管钥匙委托书上的内容登记在业主托管钥匙登记表内，并在托管钥匙上贴好标识，然后将钥匙整齐有序的放置在钥匙柜中保管。5 .3钥匙管理4. 3.1钥匙管理要做到标识清楚、分类摆放、便于查找，严格执行钥匙借用登记手续。未经物业服务中心负责人许可，任何人员不得随意借出钥匙。紧急情况下可先借用钥匙处理突发事件，但处理完毕后应及时补齐钥匙借用手续。4. 3.2物业服务中心有维修或空置房管理需要使用钥匙时，由服务中心前台在借用人如实填写好钥匙借用登记表后，将钥匙交给借用人。借用人应按时归还借用钥匙，负责借用期间的钥匙保管，不得私配钥匙，如有丢失、损坏情况，应立即告之服务中心。4. 3.3办理钥匙退还手续时，服务中心前台在核对钥匙数量后，在钥匙借用登记表中注明归还日期，接收人签名确认。4. 3.4服务中心前台应每日检查钥匙借用登记表的钥匙借还情况，发现超过预归还时间未归还的，应立即向借用钥匙的部门或个人进行催还。4. 3.5接到丢失或损坏钥匙报告时，服务中心前台应按钥匙管理备忘录要求记录事件经过并报告管家主管/经理；管家主管/经理与开发商/业主联系，征得同意后，采取补配钥匙或换锁措施确保遗失单位的安全，服务中心前台将处理结果记录在钥匙管理备忘录，物业服务中心负责人在备忘录上签署意见。4. 3.6业主或业主指定人来领取钥匙时，服务中心前台应凭业主委托书中约定的取钥匙条件移交托管钥匙。同时在业主托管钥匙登记表中登记取钥匙人的有效证件、注明移交日期，请领钥匙人签名确认。在无法核实领钥匙人身份时，只有与该单位业主确认后方可将钥匙移交给索要钥匙人。4. 3.7新接管物业应对配电房、水泵房、中控室、电梯机房等重要场所和屋间重新换锁，钥匙贴示屋间的名称，名称与所属屋间名称一致。4. 3.8外单位人员需要借用物业服务中心钥匙须经物业服务中心负责人同意后方可借出，借用人应如实填写好借用钥匙登记表并签名确认，借用人应按时归还借用钥匙,负责借用期间的钥匙保管，不得私配钥匙，如有丢失、损坏情况，应立即告之服务中心。4. 3.9对配电房、水泵房、中控室、电梯机房等重要机房钥匙不得随意借给外单位人员，确因施工或维修需要进入时，必须有物业服务中心人员陪同，工作完成后物业服务中心陪同人员应锁好门，将钥匙归还原位。4. 3.10由于钥匙借用人在借用期间丢失、损坏钥匙造成损失的，钥匙借用人负责赔偿。5.0相关记录5.1 业主托管钥匙委托书R-KF-0255. 2业主托管钥匙登记表R-KF-0265.3钥匙借用登记表R-KF-0275. 4钥匙管理备忘录R-KF-028