采供部组织结构及工作内容.docx

采供部管理规范采供部组织结构采供部主要负责酒店全部物资的选购存储管理，为酒店经营供应便捷、刚好、廉价的物资保障。采供部设经理1人，下设选购组和库管组。其组织机构如下图：采供部工作内容1 .加强物资选购管理，刚好制定选购物资的分类、质量限制、数量限制标准及物资选购方法、物资验收、物资储存、物资领用与发放方法等。2 .加强市场调研，刚好走访市场，依据市场行情改变及供需状况刚好变更选购支配或方法，最大限度地降低物资选购成本。3 .定期回访供货商，加强供需双方的沟通，增进双方的了解合作，保障所供应物资价谦物美，供应刚好。4 .驾驭市场信息，包括物价、新产品、物资替代品、新增供货商等信息的收集、分析、整理，刚好为酒店决策层供应有价值的重要内容。5 .加强库存物资的管理工作，留意防火、防盗，保持库房干燥通风，所存放物资堆放整齐、码放有序、易领取。6 .加强食品物资的管理，留意防潮、防霉、防过期变质和防蚊虫叮咬及鼠害，保障食品卫生平安，同时留意过期变质食品的处理、清仓、报损工作及“三无”产品的清理与责任追究工作。7 .严格物资进出程序、质量、数量及标准，完善物资管理方法，加强采供、库存人员的思想教化工作，做到廉洁自律、不贪污、不挪用侵吞酒店资财，杜绝索受回扣等不法行为。8 .刚好按各部门经批准的申购支配选购物资和各部门临时急用物资的选购，做到选购精确、刚好，保障效各部门的正常运转。9 .限制本部门各项费用，削减成本支出。采供部各岗位工作职责采供部经理报告上级：总经理督导下级：选购员、库管员联系部门：酒店各部门工作班次：行政班工作职责1.在总经理的领导下，主持采供部全面工作，对酒店的物资选购和供量要求负主要责任。提出酒店物资供应支配，报总经理批准后组织实施，确保各项选购供应任务刚好完成。2 .调查探讨酒店各部门物资需求及消耗状况，熟识各种物资的供应渠道和市场改变状况，做到供需心中有数。指导并监督下属开展本部门各项业务，不断提高业务技能，确保酒店各种物资的正常供应。3 .审核各部门呈报的选购支配及物资价格，统筹策划和确定选购内容，削减不必要的开支，以有效的资金，保证最大的物资供应。4 .熟识和驾驭酒店所需各类物资的名称、型号、规格、单位、用途和产地。检查购进物资是否符合酒店规定的质量要求。5 .监督和参与大宗商品订货的业务洽谈。检查合同的执行和落实状况，同时签定供货合同或协议。6 .按选购支配完成酒店各类物资的选购业务，并依据库存量和部门运用量刚好调整，以保障各部门正常用料，在预算中尽量削减开支。7 .细致监督检查各选购员的选购进程及价格限制和一、二级库质量的稽查，防止物资奢侈和流失。8 .制定严格的库房管理制度，防止因管理不当造成意外损失，布置库房消防平安工作，消退隐患，防霉、防鼠、防意外事故。9 .严格要求收货人员把好进货质量关，严格检查货物质量、数量、包装、标记等，发觉问题刚好解决。10 .审核进、出库房手续，检查各类物资的库存保管状况及账目，监督每月盘点、做到账物相符，出现差错刚好订正和上报。IL在部门经理例会或物价会上，定期汇报选购落实状况和物价改变状况，每月初将上月的全部选购任务完成及未完成状况逐项列出报表，呈酒店总经理及财务部经理,以便于决策驾驭全酒店的选购项目。12 .教化选购人员在选购业务活动中，遵纪遵守法律、讲信誉、不索贿受贿，与供应商建立良好的合作关系，在同等互利的原则下绽开业务往来。13 .抓好部下的思想和业务培训，教化员工树立“为运用部门服务”的思想，在不违反原则的前提下，最大限度地满意各部门要求，同时教化员工遵守馆纪馆规，遵守“员工手册”，努力提高员工素养。14 .参与酒店周一管理人员工作例会，主持部门例会，贯彻执行上级领导的指示、决议。15 .完成总经理交办的其它工作。选购员报告上级：采供部经理工作职责1 .了解各部门物资需求及各种物资的市场供应状况，驾驭财务部及采供部对各种物资采供成本及选购资金限制要求，熟识各种物资选购支配，依据经理安排的选购任务具体择商、报价并上报。2 .依据有效呈批件、急购申请单做好支配选购，细致核实各部的申购支配，依据库存货状况，定出选购支配，对定型、常用物资按库存规定刚好办理。与库管员常常沟通，防物资积压，做好物资运用的周期性支配工作。3 .按正规程序办理提货、交验、入库手续，并将账目报会计人员。4 .选购物品做到价廉物美，择优选择，对时鲜，季节性物资，应刚好供应样板、信息供经营部门参考选用。5 .协作库房对进购物品把好质量关，对不符合质量要求的，要坚决拒收和负责交涉退换,验明货物“三证”，特殊留意商标、色装、生产日期等，防止假冒伪劣商品。6 .保存选购工作的原始记录，对曾经合作的客户应驾驭并留存其单位名称、地址、电话、联系人及经营项目、基本价位等。7 .开展市场调查探讨，不断开发资源渠道，推存优新产品，供应市场信息，提出降低成本的合理建议并付诸实施。8 .随时了解库存及各部门物品运用状况，以销定购，防止盲目进货，避开积压物资，有支配、有步骤地支配好日常工作。9 .勤奋敬业、努力工作、清正廉洁、坚持选购工作中不贪污、不索受贿赂或回扣。10 .努力学习，不断提高业务水平，加强市场信息的收集调研和整理工作，节约降低选购成本。IL遵章守纪，团结互助，按时参与部门例会和培训，听从上级支配调配，高效完成上库管员报告上级：采供部经理工作职责1 .按规定时间完成填写库存报表及选购申请工作，要求标明物品的名称、数量、单位、单价、规格、月用量、库存量申购量等内容。2 .严格检验入库货物，依据有效到货清单，核准物品的数量、质量、保质期等，方可办理入库手续。3 .依据运用部门须要量及物料性质，选择适当的摆放方式，轻拿轻放，分类明细，避开人为损坏及堆放杂乱带来的不便，科学支配库房物品布局，做到整齐、美观、便利。4 .物品入库房要立刻入账，精确登记。5 .物品出库时要依据有关规定办理，手续不全不得发货。如有特殊状况，需有关领导签字批准，发货时按出库单办理出库手续，削减账卡。6 .做好月盘点工作，做好物卡相符，账物相符，账账相符。7 .主动与运用部门联系，了解物品的消耗状况，防止因缺少沟通造成的物品短缺。8 .严格遵守平安操作规程，防止事故发生。9 .坚持库存物资应先进先出，后进后出原则，对即将过期商品应在一月前填写有问题商品报告单，向财务部刚好上报处理。10 .库管员应随时留意物品的有效期，刚好出库，否则造成的损失应予赔偿。IL对易损易耗物资、工具类物资必需实行以旧换新的原则，以一换一，旧件由酒店集中处理。12 .严禁白条抵库，严禁以次充好，以假换真，不准以货换货，不准出售商品，收取现金。13 .遵章守纪，团结互助，严格财经制度，严守财经纪律，保障库存物资平安，预防库存物资过期、变质、潮湿和霉变等。14 .工作细致负责细致，听从上级支配调配，按时参与部门例会和培训，高效完成上级库房平安操作规范1 .做好各种防患工作，确保物资平安，不出平安事故。预防内容包括八个方面，即：防火、防盗、防汛、防潮、防锈、防霉、防鼠、防虫。2 .做到四“必需”(1)上班必需检查仓库门锁有无异状；(2)下班必需锁门、拉闸断电；(3)必需常常调整库内温湿度，保持通风；(4)易燃、易爆危急的必需单独存放，妥当保管。3 .入库前，必需严格检查物资质量，做入库帐，履行交接手续，残次品不得入库。4 .有效地利用仓库运用面积，充分利用货位、货架。5 .物资分区分类堆放，保持整齐有序，并建立标记，易于识别，便于入库和出库。6 .堆放各种物资应保证合理的墙距、顶距、堆距，库内进出通道要通畅，便于仓库人员工作。7 .常常整齐库容，保证库内清洁卫生。8 .建立和健全仓库保管帐，具体记载物资的品名、数量、规格、式样、价格、产地、到货时间、入库时间、入库数量、出库数量、实存数量。9 .定期进行帐目核对，达到帐帐相符、帐物相符。10 .严格遵守仓库保管纪律，仓库保管纪律包括以下内容：(1)严禁在库内吸烟；(2)禁止非工作人员、生疏人进入仓库；(3)禁止在仓库区用明火作业或运用汽油作业；(4)禁止在仓库丢扔果皮、杂物、废品等；(5)禁止在仓库私分物资；(6)禁止在仓库闲谈、说笑、打闹；(7)禁止在仓库清理帐目、抽插帐页；(8)禁止随意运用消防器具。11 .严格出库物资管理手续，保管接到出库单刚好按所列编号、品名、数量等备货，经过其次人复核无误后，按规定办理包装，不得多装、少装、错装。包装完毕后领货人在出库单上签名出库，保管员凭单销帐。12 .仓库盘点。保管员对库存物资要旬点月盘，每旬要清帐点货、月未盘点对帐。发觉溢余、短少、残损或变质，必需查明缘由，分清责任，刚好写出书面报告，提出处理看法，报采供部经理核准，总经理审批，由财务部门按规定作销帐处理。库房管理制度1.入库验收：接到购进物料，要依据申购单与原始发票进行检查点数，检查规格、质量，验收合格后按部门规定入帐，清单一式四联，分别留存根，交客户、财务与库房。2 .库存管理：办理正常入库手续后，依据物料性质种类分别存入库房，物品存放要合理科学，清洁整齐，防止积压损坏，防止虫蛀发霉，防止造成不必要损失。3 .出库管理：各部门在领用物品时，要填写“领料单”并请该部门经理批准，方可到库房领取。保管人员在发放物品时，应按“领料单”所列品种、规格、数量，逐项核准，开具出库单后逐项点发，不得替代，不得更改单据上任何数字，物品出库后要相应减掉帐目数字，以保证帐物相符。4 .库房盘点：每月按规定时间进行盘点，盘点工作应由保管员、记帐员及库房主管同时进行，严格依据帐目核实出入库单及现货库存，并列出具体的物料库存明细表，经主管审核后上报部门，如盘点与实际库存相符，主管人员应签署核实，如出现误差，要经调查落实后书面报告上级领导。5 .仓库保管人员由各部门依据仓库管理工作量的大小、部门定员状况，指定专人专职负责。物品、食品出入库管理工作和帐务管理工作必需由二人共同负责，管物不管帐、管帐不管物，不能因工作量小而由一人兼任。6 .仓库管理人员应对所管物品、食品的种类、品名、数量、规格、单价、入库日期等项内容进行造册、登记。7 .仓库帐簿的记帐原则是：简洁、清晰、刚好、精确。为便于记帐和便于查找，应按总帐、分类帐的记帐依次，分别对不同种类、品名、规格、单价的所存物品、食品，按不同日期依次进行出入库登记。8 .仓库应将所存物品、食品按不同种类、品名、规格、入库日期等分别进行码放，码放时应做到定位、定架、定号，一目了然，易于盘库，易于清点。9 .仓库所存物品、食品应有分类标签，标签上应注明：种类、品名、规格、数量、入库日期、单价、总价等内容，出入库时在标签上进行增减计算，并标出合计项，使仓库同品名、规格、单价的物品、食品通过标签清晰的反映出库存状况。10 .仓库保管员应对所管物品、食品的完好负责。对于易腐、易碎、易变质、有储存期的物品、食品，应按规定的保管、操作规程进行管理，并刚好向部门领导汇报所保管的物品、食品的保管现状。凡因保管不善或责任心不强而造成的损失，由保管员负责。11 .物品、食品出入库（含领退）时应按规定办理手续。即：（1）入库进库由保管员制四联单（四联单应具体填写种类、品名、规格、数量、单价、总价等内容)，报部门经理审批签字，然后将四联单的一联交记帐员保留做帐，一联由记帐员签字后由保管员保留做存根，一联交入库人保管，一联交财务核算。(2)出库时记帐员制四联单(具体填写内容同上)，报部门经理审批，然后将四联单的一联交领物人，一联交仓库保管员，一联做为出库凭证留存，一联由仓库保管员签字后交财务做帐。(3)办理物品、食品出入库手续时，必需细致负责，做到帐、物、出入库单三相符，杜绝人为差错的发生。12 .仓库每月必需进行一次或一次以上的盘点清查，盘库工作由保管员和记帐员共同负责。每月末进行的盘库须制“仓库盘点平衡表”报财务部，遇盘亏或盘盈状况发生时，应做文字说明并随“平衡表”一并报财务部，所报报表及文字材料均应有保管员、记帐员、部门经理签字。13 .本规定所指仓库包括的范围，含酒店及部门存放物品、食品的仓库，各部门可参照本规定制定实施细则。废旧物资管理规定为加强对废旧物资处理的管理，特作如下规定。14 废旧物资的种类：(1)过期的、无保留价值的书刊、杂志、报纸。(2)废弃的包装纸箱。(3)易拉罐、啤酒瓶、饮料瓶等其他可回收物品(不含酒厂、饮料厂已扣押金的瓶、箱等)。(4)废弃的棉针织物：被单、被褥、毛巾、工作服等。(5)废弃的金属材料：铁管、钢管、铸铁管、铁丝、铜丝、铝线等。(6)废弃的木制品：桌、椅、床柜等。15 废旧物资的处理：(1)以部门为单位自行组织回收处理。(2)由相关部门专业人员论证。(3)由部门经理批准，指定专人负责，建立回收登记和处理手续。(4)处理废弃物资须由二人以上出售，所得款项由二人同时签字后报部门核销，刚好上交财务部。16 废旧物资的奖罚：(1)各部门将回收处理的废旧的物资款交财务部挂帐后，由财务部于年内返还三分之二上交部门，剩余三分之一归酒店全部，调剂给无废旧物资的部门。作为部门对员工的嘉奖或部门自行活动时开支。(2)如发觉部门擅自处理或有意不上交回收处理废旧物资款时，则对该部门赐予相应的经济惩罚。物资报损制度1 .各原料物品运用部门的库管员或内勤对所保管或领用的原料物品平安负责，对易腐、易碎、易变质、有贮存期和规定运用范围的原料物品须按规定的保管期和运用方法操作。2 .采供部所存原料物品一般限制在630天须要量以内，并做到先进先出，对未经获准而超量存贮的原料物品引起报损，采供部不予审批，其经济责任由保管员自负。3 .酒店各部所用物料依据代销协议凡属供货商所供产品一律不予办理报损。4 .凡经酒店采供部自购的各类原料物品，在产品未过期、未变质、未损坏或可接着运用时，不予办理报损。5 .凡采供部按各部门申购支配自购的各类原料物品一律不予办理报损，其损失由申购支配审批者和申请部门自负。6 .凡酒店采供部选购的各类原料物品，因管理运用不当或人为缘由造成原料物品失去效能一律不予报损，其经济责任由当事人自负。7 .凡酒店采供部自购商品须提前十日列出“物品报损申请表”；凡由供货商所供产品须提前30日通知采供部予以退货或更换。8 .酒店采供部自购产品，在正常运用或存贮状况下，因产品过期、变质、失效等，经核查属实，可按以下程序予以报损：（1）各部原料物品保管员或管理员在清查核实所要报损原料物品数量后，填制“物品报损申请表”呈部门经理批阅。（2）各部门经理在查证核实所报损物资状况后，在相应看法栏内签署看法，并转呈采供部审核。（3）采供部相关人员再次对所报损物资进行核查，并对核查状况由采供部经理在相应看法栏签署看法后转呈财务部报总经理签字审批认可，方可予以报损。采供操作程序和管理规范1 .全酒店实行“三统一”的管理方法，即物资统一选购、价格统一制定、资金统一支付，除采供部外，任何部门不得擅自向外签约订货、自组资源，否则，不予支付货款。2 .物资选购程序：各部门依据本部门库存、实际消耗量，先向采供部报需货支配，列出品名、规格、产地、数量等，报总经理审签批准后，由采供部派选购员，刚好了解货源和价格信息，并与运用部门确认价廉货实、经济合理后，落实供应商，签署供应合同。选购员依据合同，切实执行，保证所需物资刚好到店。3 .坚持发料制度，物资进货时，保管员必需凭总经理签批的物资申购单照单验收，凡因价格、质量和手续不全的物资一律不准入库，领料单的管理填制由采供部专人负责制发,耗用部门经理，经办人签字,保管员凭单发货，保管员不准填制领料单。4 .进货手续及程序：酒店选购部各种进货按下列手续办理(1)餐饮部在每天晚上九点以前须将其次天的进货支配报采供部，采供部与库管员确认后交选购员办理，库管员与选购员、后厨负责人按各自职责共同验收入库。(2)库房存货补充：由库房保管员依据各部门运用状况和现有库存，填写物品进货申请单，报采供部经理，由总经理签批后，交选购员组织进货。(3)零星进货：各部门因经营工作急需的部份物品由各部门内勤或主管填写进货申请单，部门经理签字，报总经理签批后交选购部由选购员干脆进货。(4)试销代销进货：由供货厂商带样品与采供部经理联系，商定试销代销协议。然后由供货厂商进货，上柜台销售或干脆交付运用，售后或用后结账，试销代销滞留商品，如超过协议期，将商品退回，以防止占用过多营业面积或造成不必要的经济纠纷。(5)合同批量进货：由采供部经理和选购员选择适用价廉或畅销品与供货厂商联系，先拟订协议书，报总经理签批，再签订正式进货合同，然后再注明合同条款，规定商品种类、规格型号、数量价格和进货时间，分期组织进货。(6)进货价格：原(材)料进货实行货源报价与分类价格限制相结合的管理制度，选购部经理、选购员每周调查市场行情，拟定一份经营商品或原(材)料批发价格表，每次进货与供货厂商协商价格，坚持货比三家，价比三家的原则，并经运用部门经理和采供部经理共同审批后确定各种商品进价，然后组织进货。5 .财务部凭入库单、有效物资选购申请单，购货发票经核对无误后才能付款。6 .全部物资选购必需加强针对性，克服盲目性，尽量就地就近，依据轻重缓急，比价比质选购，库存物资要科学合理，既不能脱档也不能积压。7 .造报进货支配肯定要结合实际，物资选购回单位后，支配部门又不运用，造成积压退货者，相关部门经理须负经济赔偿责任，任何部门不能坐支营业款，不能以货换货或以货换钱。