XX传媒集团有限公司信息化建设-OA协同办公平台技术需求书.docx

XX传媒集团有限公司信息化建设OA协同办公平台技术需求书编号：版本：X密级：XX内公开集团信息化建设项目组202X年X月文档修订记录序号修改时间修改人版本备注123456789101112131415161718第一章概述51.1 项目背景51.2 建颇则51.3 建设目标6第二章OA协同办公平台项目总体要求7第三章OA协同办公平台功能需求83.1 系统基础功能需求83.2 流程管赖用需求93.3 表单管频用需求103.4 知识管频用需求113.5 公文管赖用需求113.6 合同管频用需求153.7 辅助办公应用需求153.8 移动办公应用需求163.9 系统集成应用需求17第四章其他非功能性需求184.1 系麒定性与性育夔求184.2 用户体验要求19第五章OA协同办公平台实施内容和要求195.1 实瞬围195.2 实施主要内容205.3 实施时间要求21第一章概述1.1 项目背景XX电视台、XX传媒集团有限公司（以下简称XX传媒集团有限公司）目前包含X个职能部门、X家事业部或一级子公司。XX传媒集团有限公司日常行政管理、各类事项的审批、办公资源的管理、多部门的协同办公以及各种信息的沟通与传递需求日益增长。有些单位为提高办公管理效率已经实施了办公自动化，还有一些职能部门、事业部、子公司尚未实现办公自动化，为避免集团各部门独立建设导致集团办公管理数据分散、流程孤岛等问题，XX传媒集团有限公司计划在全集团实施推广一体化的OA协同办公平台，依据XX传媒集团有限公司台、集团整体框架，搭建一个高速、安全、稳定可靠、经济实用、方便操作的OA协同办公平台，全面实现XX传媒集团有限公司办公自动化、信息资源共享化、决策相对智能化，从而推动XX传媒集团有限公司台、集团信息公开，提高工作效率，降低内部管理费用，增强集团的监管和服务能力。在202X年年底计划完成职能部门、事业部及所有一级子公司的办公自动化，使得集团员工可借助OA协同办公平台实现文档管理、信息发布、流程审批、移动办公等工作。1.2 建设原则协同办公平台的设计必须满足XX传媒集团有限公司台、集团战略管控及办公管理要求,并力求满足功能要求的同时，要始终坚持以人为本的设计风格，应用界面友好、操作快捷简便、安全性高、性能稳定、维护使用方便、提供与其它WEB系统以及各类业务数据无缝整合：1、先进性：以XX体系结构为基础，采用目前应用系统最为流行的结构体系。2、简便性：客户端操作采用统一、标准和简单易懂的方式。3、整合性：全面支持与多系统的对接，实现重要业务数据在办公自动化系统的提取加工及展7J×o4、多层次应用：支持集团性企业特色，支持多公司，多组织，多人员，提供逐级管理以及矩阵管理支持。5、灵活性：系统数据、工作流程、权限角色等,都可以进行动态配置。6、安全性：保证所有数据传递的安全、准确、有效。7、可移动性：提供移动客户端，实现移动办公。8、定制性：提供个性化定制界面功能，提供多套界面样式。9、一体化：XX传媒集团有限公司全集团办公管理支持在一体化的OA协同办公平台中实现。10、多维度办公形式：实现多分支机构办公、跨地域办公、移动办公。1.3 建设目标结合XX传媒集团有限公司台、集团信息化建设规划，充分考虑未来发展需要，统一规划、分步实施、逐步扩展，保证系统完整性，做到统一标准、统一交换、统一管理、统一认证、互联互通和资源共享，构建开放性好、兼容性强的协同办公平台。在此平台之上不仅部署基础的应用软件，还要能部署扩展开发的业务支撑应用。本次OA协同办公平台主要建设目标是：搭建一体化OA协同办公平台 OA协同办公平台覆盖集团职能部门、事业部以及一级子公司，如已有OA系统，移植到OA协同办公平台 合同管理系统迁移到OA协同办公平台 实现移动办公第二章OA协同办公平台项目总体要求OA协同办公平台建设须按照XX传媒集团有限公司台、集团协同办公统一规划、分步实施原则，从而带动XX传媒集团有限公司台、集团信息化水平以及人员信息技能的提高，满足集团战略发展的需要。XX传媒集团有限公司OA协同办公平台是一个基于统一架构的一体化平台，该平台实现两个层面的协同。第一个层面协同，在各部门或子公司内部实现流程流转，信息共享，其他部门或子公司不可见；第二个层面协同，各部门或子公司的公文，可以在各职能部门之间流转，并流转到集团层面审批。通过这两个层面的协同，实现XX传媒集团有限公司办公公文、文档信息等在全集团快速流转，高效协同。OA协同办公平台在权限管理方面，实现权限分级管理，集团层面有管理员，管理集团层面的权限，各部门或子公司有分管理员管理本部门或公司的权限。在XX传媒集团有限公司台、集团协同办公平台建设和实施过程中，须对XX传媒集团有限公司目前需要解决的关键问题、主要流程、主要逻辑，按照以人为核心的理念进行系统的规范和抽象，建立完备的集团企业管理模型和具体的功能操作流程。平台建设遵循以下原则进行总体设计：参照国际、国家、行业有关标准和规范，以人为核心主线，以核心信息资源为基础，通用为主，兼顾特殊，服务纵向，关联横向，循序渐进，逐步完善，以达到满足XX传媒集团有限公司台、集团当前需求和未来发展的需要；基于基础平台+应用框架+应用系统"的设计理念，采用成熟、先进、稳定、符合国际标准的应用平台和已应用于多种应用开发的应用开发框架；支持各种主流平台，如Linux.HP-UX、IBMAIX.SUNSOLARIS.MicrosoftWindowsNT/2000/2003Server.SCOUNIX等；支持多种数据库，如Oracle、DB2、SQLServer.mySQL等，包括国产主流数据库。采用XX结构、支持Web2.0标准及技术。框架结构和模块化封装，便于模块增减和系统升级；基础应用模块缺省集成实现，简单开发或集成，便于系统应用和成长。基础平台提供标准接口，便于与XX传媒集团有限公司台、集团其它各类应用系统整合及特殊需求的扩充以及信息资源应用的整合。第三章OA协同办公平台功能需求3.1 系统基础功能需求多维度组织模型与岗位体系XX传媒集团有限公司协同办公平台可将组织按多个层次和维度（行政维度、财务维度、HR维度等）划分，即支持多维组织结构的应用。并可支持一人多岗的应用，让兼职人员分别对应不同的操作权限。角色管理平台在系统维护的权限赋予上可以直接通过角色进行权限的转移，也可以在使用上赋权,如流程审批环节上采用角色方式赋权，避免以人员流动而造成流程维护的复杂程度。在组织部门结构、具体人员、岗位体系等之外，可直接建立统一的角色管理，在角色中可调取人员、可调取部门结构信息、可调取不同的岗位，以组合完成角色的应用，并通过角色赋权。菜单管理平台的菜单可以自定义，通过配置，不同人员可以使用不同菜单界面。权限管理平台须提供集团总部、子公司多级组织架构的系统权限管理，实现集团企业的分权管理。支持根据用户、组织、岗位、角色等多形式赋予系统功能权限。日志管理平台须实现系统的安全管理，以及对突发事件的及时处理与追逆，需要对系统的登录、操作、浏览等进行记录与管理。可以对日志文件进行保留、删除，对日志文件的大小以及保管的期限做设定，设置后系统可以自动进行相应处理。3.2 流程管理应用需求平台须建立全集团统一的工作流程管理平台,采用电子化的流程，进行跨部门、跨组织的即时审批，构造协作的环境。此次XX传媒集团有限公司台、集团流程模块的关键需求如下：令工作流要求 可视化流程自定义：支持灵活的可视化流程定义工具。流程流转、流程表单、数据库结构完全自定义。可以根据要求设置出不同的流程。 流程支持图形化设计：系统要求提供图形化表单设计功能，提供电子表格导入和流程图形化拖拽的配置功能。 可以根据需求任意定义各种工作流程，包括并发、分支、汇总和循环等流程，并且可以方便简单的对已定义、已执行的各种流程进行修改和优化。 可以根据需求任意定义流程审批的各种操作，如"同意"、"已阅"等。 可以随时监控流程的流转情况，针对一些流程异常情况需提供提醒，便于流程负责人及时干预。 提供WEB与移动设置上进行文字审批、手写批注、手写签名、电子签名等多种批示方式，提供“一支笔”的审批体验。 提供流程提醒、邮件提醒、短信提醒、即时消息提醒等多种提醒方式，即能够与邮件系统、短信平台、即时消息平台进行集成，支持发送邮件、短信及即时消息。 流程支持多版本，不会因为流程版本的更新导致原流程中的申请单出现问题。 流程实时性高,能够根据组织结构或者人员的变更实时地定位到审批人，并提供管理工具解决人员离职、换岗方面的问题。 提供根据不同流程设置不同代理人功能，流程代理需要支持时间段设置。 支持自动审批功能，即在设定时间内未完成审批操作，系统将自动进入下一环节。 提供流程分类管理及维护，并可设定流程的发起权限，对于没有权限的人员，无法在看到此流程。 提供标准流程发起及审批接口，可与业务系统集成，提供待办清单接口,提供自动创建申请单接口，并可在审批操作后自动调用业务系统提供的标准接口（如webservice接口）通知业务系统进行相应的业务操作。 提供与文档或信息的关联功能，即在填写、查看或者审批申请单时，关联到此申请单相关的审批事项、规章制度等参考文档或参考信息，帮助操作人员进一步了解详细信息。 提供针对流程审批相关的分析查询报表功能。本期流程主要涉及：公文处理、请假流程、收发文、呈批件等；3.3 表单管理应用需求 支持按需定义表单格式、表单录入方式、表单数据类型和简单代码开发； 支持按需定义表单的业务处理流程； 支持根据表单数据项内容，自动或人工转向不同的处理流程; 支持不同的表单流程节点对不同的表单数据项可以有不同的读写操作权限； 支持表单编号的自动生成； 支持表单查询方式的自定义； 支持表单统计方式的自定义； 支持对查询统计数据的穿透查询； 支持自定义表单业务功能菜单； 采用结构化数据接口，通过扩展，支持其他系统接入;3.4 知识管理应用需求平台中知识管理的关键需求包括： 能够对公司的技术资料、规章制度资料、专业资料、文件档案、标准化文件、项目资料、各种报表等进行统一的管理，并支持多级目录设置功能。 支持HTML、Word、EXCel等多种在线编辑和保存功能，支持多附件上传。 提供模板管理功能，文件新建时，可以直接套用模板录入。 具有严格的权限控制，可进行下载控制、打印控制、附件容量控制等；支持大容量文件上传和断点续传。 支持灵活的查询，支持全文检索。 提供版本管理功能，文件修改的所有版本都可以查询和统计。 提供对这些知识管理的内容（如XX传媒集团有限公司动态报、条线新闻、条线通知）进行发送发放管理功能，定期将知识管理内容发放给指定人员。 提供公告、通知、新闻、制度等富文本信息的发布，支持图片、附件，并支持发布审核,目标人群设定。 对知识管理的操作如下载操作均需要提供日志查询功能便于进行操作分析。 提供对文档信息的杳询统计功能，能够查询统计出文档的数量及使用频率等信息。3.5 公文管理应用需求平台中公文管理的需求主要包括：令总体功能严格按照国家公文管理规定提供完备的电子公文管理功能，包括：公文应用设置、发文管理、收文管理、签报管理、公文交换、公文查询、公文统计、公文档案。 公文审批：实现领导审核审批、电子盖章、签字、文单签批、提交意见等应用，为组织中各级领导处理公文提供易用工具。 公文督办：使得目标管理与督查督办相结合，规范办理流程、梳理和明确各部门职能，发挥领导机关枢纽作用。 流程控制：公文流转过程中，通过公文模板（流程模板、公文正文模板等）支持公文流转的正式性、严肃性与规范性，实现公文管理的刚性控制；同时支持二元化工作流,通过会签、多级会签、回退、终止等应用，支持公文流转过程中的异常情况处理。 留痕信息管理：提供两种留痕信息管理，一种为保留电子公文的具体修改的内容，即修改内容留痕；一种为保留修改痕迹。使得公文流转过程中，对公文的操作及操作对象、操作者都清晰可见。 保密管理：支持公文文单、正文的修改权限控制，以及增减附件的控制，支持复制、下载、打印权限控制，防拷贝，实现公文传输的安全性。 归档管理：支持电子公文归档和安全存放，确保公文归档保存的真实、完整、安全与可识别;并提供公文文档库管理功能，实现公文分类、入卷、借阅，并记录相应操作过程。 电子印章：支持电子印章授权与校验。 电子签名：支持电子签名功能。 跨单位传递:提供公文交换中心，实现公文在同组织下跨单位传递。 文号生成:支持公文文号、内部文号自动生成，并提供断号管理。 查询统计：自定义查询条件，实现分时分类统计与杳询。 公文转发：支持收文转发文、收文转公告。 日志管理：可了解到整个公文的流转状态，便于公文的发起者、处理者、督办人员对公文中每位参与者状况的了解。 明细查看：可以查看到各处理人的公文收到时间、处理时间,处理时长、有无延期等情况，以便清楚公文的流转效率和瓶颈所在。 发文管理 支持拟文、审批、审核、复核、会签、签发的公文成文审批过程； 支持调用模板； 支持公文套红、用印、分发、归档的公文处理过程； 支持调用各类文单模板； 支持行文过程的正文套红、公文单套红和打印输出； 支持行文过程的手写批注、文字批注、显示/隐藏痕迹、文档清稿、电子印章； 支持发文转公告； 支持会签、回退、终止； 支持发起人附言;支持补充正文、补充附件; 支持处理期限和超期管理； 支持文号自动管理； 支持发文过程中进行公文督办监督。令收文管理 支持收办件、收阅件处理； 支持登记、拟办、会签、承办、办理、阅读、知会等节点动作； 支持系统内部收文登记； 支持夕味文纸质公文、外来电子公文登记； 支持收文转发文：实现对上级单位、上级行政部门来文的转发； 支持调用收文模板； 支持收文处理过程中的督办设置； 支持收文处理流程期限设置、超期提醒设置、跟踪设置； 支持登记人登记公文时附言； 支持公文收文文号的自动引用。令签报管理 支持签报拟文、审批、审核、复核、会签、办理、归档等的签报处理过程； 支持调用签报模板； 支持行文过程的手写批注、文字批注、显示/隐藏痕迹、文档清稿、电子印章； 支持回退、终止等异常处理； 支持发起人附言;支持补充正文、补充附件； 支持关联其他公文、关联知识文档；支持多种格式附件； 支持处理期限和超期管理； 支持签报文号自动引用； 支持签报处理过程中进行督办监督。令查询统计 可以查看查询结果中的具体公文，包括公文正文、流程、文单。 支持处于不同流转状态下的公文查询。 查询条件多样,符合各类查找要求（包括按各种类型时间段查询、按各表单内容查询X 收发查询、收发统计结果支持EXCel导出。公文督办 建文人可自定义督办人，也可调用模板使用模板指定的督办人。 支持督办设置：设置督办期限、督办人、督办主题。 支持对督办人员的自动提醒：对督办人员进行公文督办的有效期进行规定后，过了此期限，系统自动提醒督办人。 进行公文催办：对流程中未办理的人员进行催办，并可查看催办记录列表。 查看公文办理情况。 公文档案 安全存放：确保公文归档保存的真实、完整、安全与可识别。 支持自定义公文档案目录结构。 文档库管理:实现分类、入卷、借阅、检索、与过程痕迹记录。 支持已归档公文的借阅，支持借阅时间限制、操作权限，提供借阅跟踪，实现已归档公文的安全可控。 支持查看已归档公文操作历史。 支持固定格式的输出打印及纸质存档。3.6 合同管理应用需求XX传媒集团有限公司现有合同管理系统采用用友致远合同管理模块,本次需要将该部分功能迁移到OA协同办公平台，确保原来数据能够方便、快捷查询。3.7 辅助办公应用需求平台中辅助办公的主要需求如下： 员工信息员工详细信息包括部门、职位、头像、电话等信息，并支持对一些非敏感信息，如手机号码进行修改，对于敏感数据则不允许修改（如职位），员工信息需要与统一认证平台集成，实现数据交互，员工基本信息的集成，一旦员工信息在统一认证平台发生变更，则OA办公平台会同步发生变更。 计划与任务包括日程计划安排、工作任务管理，并允许上级领导查看下属的计划及彳壬务，并提供在移动设备上完成计划、任务及日程管理。 会议管理包括会议通知、会议室管理、会议决议发送等，支持不同公司不同部门建立自己的会议管理，与申请审批流程集成。 印章管理包括印章的新增、申领、借用等管理功能，并与申请审批流程集成。 通讯录管理包括通讯录的分类、设置及查询功能，并与人员的个人电话集成，支持不同公司不同部门构建不同通讯录。 论坛包括论坛的构建、权限设定，论坛用户管理等功能，支持不同公司不同部门可构建不同类别的论坛。 在线调查包括在线创建调查问卷，启动调查流程，分析调查结果，支持不同公司不同部门可以构建不同类别的在线调查。 短信支持提供短信支持，针对一些紧急事项或者需沟通事项可直接发送短信或通过短信提醒。 邮件支持提供邮件支持，针对一些审批或者需沟通事项可直接发送邮件或邮件提醒。3.8 移动办公应用需求平台中移动办公须提供包括手机、平板电脑（支持IOS和安卓系列）等远程应用，支持在这些移动终端上进行移动办公，可以：安全控制支持通过移动终端的设备绑定方式来控制移动设备的安全性,并通过用户名及密码验证方式来进行移动办公。支持双因子认证。 公文审批提供在移动终端上进行公文审批，支持手写批注、手写签名、语音等审批，并能够在移动终端上查看到公文信息、流程信息、留言备注等信息。 流程审批提供在移动终端上进行流程申请及审批、支持手写批注、手写签名、语音等审批，并能够在移动终端上查看到申请单信息、流程信息、留言备注等信息。 文档查阅提供在移动终端上查看本人有权限查看的文档信息。 个人日程提供在移动终端上查看个人日程安排。 会议安排提供在移动终端上查看个人会议安排。 移动集成提供与其它移动应用的集成功能，即可在OA移动平台中打开其它系统的移动应用3.9系统集成应用需求平台中系统集成须提供与其它系统数据集成的功能，包括： 统一认证平台实现与XX传媒集团有限公司统一认证平台集成，实现SSOo通过统一认证平台数据信息来同步构建OA办公协同中的组织架构、人员信息等，需支持即时同步，即统一认证平台中修改好之后，OA中需要同步更新。 短信平台提供与短信平台的集成，可通过短信平台直接发送短信。 邮件系统提供与邮件系统集成，可通过邮件系统直接发送邮件提醒。 BYC)D移动办公平台OA移动应用需要参照XX传媒集团有限公司移动接入规范与BYOD移动办公平台进行无缝集成，必须做到用户体验良好。 XX传媒集团有限公司统一通讯系统OA协同办公平台实现与XX传媒集团有限公司统一通讯无缝集成，审批提醒等信息可以通过XX传媒集团有限公司统一通讯平台通知用户。 档案管理系统OA协同办公平台需要与XX传媒集团有限公司档案系统进行无缝对接，按XX传媒集团有限公司档案管理要求，文档可以自动归档到XX传媒集团有限公司档案系统。 财务核算系统实现与财务核算系统的数据对接，实现与财务核算相关的业务全流程打通。 其它系统提供简单配置化功能来实现其它系统进行数据集成，包括指定数据源，指定数据接口标准，数据交互方式等，请在投标方案中列出数据集成的详细功能，及支持的接口标准及已支持的接口清单等内容。第四章其他功能性需求4.1系统稳定性与性能要求OA协同办公平台须具备较强稳定性与性能，能够满足未来20000名员工7*24小时不间断使用。相关稳定性与性能指标要求如下:1 .单台设备在每2000小时的故障次数须不超过2次。重要环节须无单点故障，出现故障时，主备设备须实现自动切换。2 .系统运行效率指标须满足未来20000名员工同时在线日常工作。目前系统数据量，须满足2000名员工并发访问平台需要。在100个用户的单点并发(同时进行相同数据插入或查询操作)数据操作情况下：(1)用户经过单点登录认证后，至页面全部显示的时间须小于4秒。(2)页面请求发生后，至页面全部显示的时间须小于4秒。(3)服务器接到数据插入请求后，必须在2秒内完成数据存储。(4)检索请求发生后，至查询结果全部显示时间须小于5秒。4.2用户体验要求OA协同办公平台将作为XX传媒集团有限公司台、集团以及下属各单位公文流转、协同办公的唯一平台，必须具备良好的用户体验，主要体现在以下几个方面：(1) UI设计必须美观，满足XX传媒集团有限公司整体UI设计要求;(2) OA协同办公平台与门户整合要求界面风格须统一；(3) 须具有良好的个性化信息提醒与信息推送功能；(4) )用户操作尽量简洁，用户体验良好。第五章OA协同办公平台实施内容和要求5.1 实施范围本项目实施范围为XX传媒集团有限公司所属各单位(包括职能部门、事业部、一级子公司)，共涉及1个集团，13个职能部门，30多个事业部和一级子公司，平台须满足100OO用户使用，并且须支持今后用户数达2万人以上规模。5.2 实施主要内容本期主要涉及公文处理、请假流程、收发文、呈批件等流程配置与实施，每个部门或子公司流程包含部门传阅、部门收文（上级来文部门收文（内部来文部门收文（领导指示部门请示、发票报销、部门请假（非年假名片印制等常用流程。将现有XX传媒集团有限公司台、集团OA协同办公平台中的流程与数据迁移到OA协同办公平台，确保数据能够按原有权限要求检索与查看。将现有集团办公室、电视新闻中心、技术运营中心、东方广播中心、东方卫视中心等现有OA系统中的流程与数据迁移到OA协同办公平台，确保数据能够按原有权限要求检索与查看。XX传媒集团有限公司现有合同管理系统采用用友致远合同管理模块,本次需要将该部分功能迁移到OA协同办公平台，确保原来数据能够方便、快捷查询。XX传媒集团有限公司OA协同办公平台需要实现移动办公要求,支持苹果IOS.Android等系统，支持PAD、手机等移动终端，实现待办移动审批。OA协同办公平台需要与其他系统进行有效集成，主要包括以下几个方面：与门户集成：0A协同办公平台须与XX传媒集团有限公司统一门户无舞集成。重点集成统一待办，站内消息，以及各申请入口，必须做到界面效果一致，用户体验良好。与统一认证集成：OA协同办公平台（包含移动办公）须集成XX传媒集团有限公司统一认证平台，实现单点登录，组织架构与用户信息实时同步自XX传媒集团有限公司统一认证平台。与BYOD移动办公平台集成:0A移动应用须参照XX传媒集团有限公司移动接入规范,与BYOD移动办公平台进行无缝集成，必须做到用户体验良好。与XX传媒集团有限公司统一通讯系统集成:0A协同办公平台实现与XX传媒集团有限公司统一通讯无缝集成，审批提醒等信息须通过XX传媒集团有限公司统一通讯平台通知用户。与XX传媒集团有限公司档案管理系统对接：OA协同办公平台需要与XX传媒集团有限公司档案系统进行无转对接,按XX传媒集团有限公司档案管理要求，文档可以自动归档到XX传媒集团有限公司档案系统。与HR、财务等系统集成：OA协同办公平台须通过XX传媒集团有限公司即将搭建的数据交换平台，实现与HR、财务等系统的集成。5.3 实施时间要求本项目为统一部署分阶段上线。第一阶段上线时间为合同签订后二个月内（202X年X月X日之前）职能部门须陆续上线试运行。第二阶段上线时间为202X年X月移动办公平台上线试运行。第三阶段上线时间为202X年X月一级子公司OA上线。第四阶段上线时间为202X年X月集团OA全面上线验收。