XX集团有限公司XX报销管理系统实施需求.docx

XX集团有限公司XX报销管理系统实施需求一、功能概要1、XX集团有限公司非上市板块报销管理系统建设。2、报销管理系统功能应包括但不限于：（1）各类费用申请及审批；（2）基于全面预算管理的费用控制，包括预算编制、调整等；（3）费用报销申请及审批，各类借还款管理；（4）各相应场景支付；（5）支持预算职能开启和关闭（6）各类统计及分析报表等。3、能够适用于PC,以及基于安卓、IoS等系统的平板电脑、手机等移动终端。4、能够提供标准接口，有助于完成以下系统集成或数据传输：（1） XX集团有限公司财务相关系统核算系统（XXNX）、XX财务分析系统、XX合并报表系统、XX全面预算系统、九恒星资金集中管理系统等，（2） XX集团有限公司非财务系统，如XXOA,XX广告系统、合同系统以及其他异构系统。5、能够满足XX集团有限公司就信息系统安全性和功能性的相关规定。二、功能要点1、智能费用管控需求，包括但不限于：（I）支持费用事前申请（如招待餐费、差旅费等），审批流程灵活自定义，自动根据审批权限流转至下一审批环节，并可根据不同条件因素设置不同审批角色；审批节点定义为某一角色，如部门负责人、直属领导等；(2)在审批过程中，在有权限的条件下，可对当前节点退回到某一节点或者挂起某一节点进行沟通，讨论；(3)支持一张申请单可填写多种费用类型，也可根据不同费用类型设置不同申请单据；(4)部分费用报销，可根据流程设计关联事前申请单；(5)根据XX集团有限公司对于各类费用的管控需求，设置相应标准进行管控，如招待餐费、差旅费等；(6)支持出差补助的计算：可根据区域、国家、人员职务、节假日、环境因素、天数等预设补助标准；自动读取出差数据信息，根据系统预设标注自动计算补助金额；(7)支持根据员工的职级、职务等，设置对应的费用报销标准，员工在申请时自动调用符合本身标准的规则；(8)支持费用申请及报销代理功能；(9)支持对于超出标准的费用申请及报销，能自动按规则启动提交事前审批单的功能如按照XX集团有限公司对于招待餐费的管理需求，增加对用餐地点白名单的勾选功能，对于非白名单用餐的申请及报销，系统能自动启动规定的审批流程；(10)结合XX集团有限公司内部管控的需求，支持不同业务主体灵活调整财务管理精细化后业务单元的费用预算与后续管控；(Il)支持费用申请和报销与费用预算挂钩，申请即占用预算,报销即消耗预算；(12)支持费用报销单可按一定规则(支持自定义规则)进行项目、部门等维度进行分摊，并且分摊占用相应预算，审批时相应部门领导需要审批。(12)依据合同支付的，自动匹配支付单位、支付条件、支付金额、支付时间、发票税率等；(13)框架合同支付的，除上述要求外，需要对每次支付的报价单做汇总；（14）支持多维度数据统计，支持可透视化的数据能够提供常规分析报表及自定义报表查看数据。2、报销管控需求，包括但不限于：（1）支持通过PC端和基于安卓、IOS等移动端，进行费用报销填报、审批以及跟踪查询等；（2）支持报销单打印时可以根据设定打印条形码或二维码，并支持扫码识别，单据扫描条码时，自动调出该单据，并记录扫单时间；（3）单据设置支持多种币种结算，自动进行汇率换算，汇率可手工维护，也可取其他系统汇率；（4）报销时可进行发票的扫描、识别，完成发票的查重、验真，并根据公司抬头形成自有发票池；（5）发票扫描支持OCR技术，可自动识别现有标准票据：增值税，火车票，定额发票，出租车票，卷式发票等票据，后期可根据市场需求自动更新票据种类；（6）支持系统设置敏感字段库，对报销中含敏感字段发票进行标记，支持后续管理需求，如系统可直接判断发票不可用等。（7）支持通过手工填写并关联费用申请信息生成报销单，或按照申请信息生成报销单，或可通过模板上传生成，或可根据消费对应的发票生成；（8）支持商务卡信息的对接，能够通过商务卡刷卡记录匹配报销记录等；（9）财务审批环节中支持体现实体票据接收情况，设置实体单据提交信息自动或手动提醒功能，可查询各节点审批时间；（10）财务审核时，支持对报销单的退回并注明修改原因。（三）报销人员可实时查询报销单据的各个节点；（12）支持今后XX集团有限公司执行财务电子档案的需求。3、费用借款还款需求，包括但不限于：（I）支持员工借款/还款申请审批流程，流程中可查看未还款清单；（2）支持报销单关联之前借款单，可手工核销或者设置一定规则自动核销；（3）可根据款项类型设置强制规则，账款还清才可再次借款；（4）可根据信用情况设置借款额度，超过额度不予借款；（5）可设定默认的还款期限，但根据预支单的特殊性，可手工调整预支单的还款时间；（6）支持借款到期提醒功能，并可提供借款清单，可根据部门，还款时间，人员进行统计。4、平台对接需求，包括但不限于：（1）支持与应付管理系统、资金管理系统进行系统集成，形成XX集团有限公司财务管理系统中台；（2）支持与合同管理系统、资产管理系统、影视节目管理系统、项目管理系统等相关业务系统进行对接，实现财务与业务数据的交互;（3）提供标准化接口，便于对接今后可能出现的其他异构系统；（4）支持对接第三方集采平台，包括但不限于办公用品购买平台（如天猫、京东等）、网约车平台（如滴滴等）、商旅平台（如携程等）等，方便直接通过第三方提供的数据，进行记录、结算、统计各类费用支出，同时方便未来的多平台比价等功能。（5）与XX集团有限公司统一门户实现对接，按照XX集团有限公司统一门户对接规范，实现待办统一展示与审批；5、其他相关需求，包括但不限于（1）支持单据打印控制，可根据审批节点控制打印，并记录打印记录；（2）支持各类数据统计及分析的需要；（3）支持企业微信集成；(4)支持设置的规则自动推送事项到对应业务人员及审批人员，形成通知，待办事项等任务，并可标记紧急状态等；(5)支持提醒事项可通过移动端，微信，邮件等形式，并支持手工推送信息功能；(6)支持根据不同单据设置单据中字段必输项，或者可根据部门设置不同默认模板，模板可设置不同字段及必输项；(7)支持单独基础信息管理功能，可以进行单独维护，也可以与应付管理等相关系统进行对接，在涉及法人、组织、事业部、部门、人员、客户、供应商、项目、科目、费用项目等基础信息，由权限设置维护人员进行维护确认后，使用时可自动调用带出相关信息；(8)系统权限管理支持细致的功能级权限管理功能，可以根据人员、角色(单位)的不同设置，分配不同操作功能的权限；支持数据级权限管控，该权限可以通过两个方面进行权限控制,一个是字段级权限控制，另一个是基础信息级的权限控制。通过字段级权限的设置，用户可以对单据、单据列表、报表等业务对象的字段显示进行控制。通过基础信息级的权限控制，用户可以控制只浏览部分业务数据的内容；实现与XX集团有限公司统一身份认证系统对接，实现统一认证和单点登录，用户基础信息同步统一认证系统。(9)系统可提供系统操作日志系统日志的信息应包括但不限于：操作人、操作时间、操作对象是基础信息、单据；支持对于操作内容的记录，确保对各类痕迹的记录；与其他各系统交互数据保存痕迹记录，便于监控与纠错；(10)系统备份/恢复支持设置备份策略，可以按照一定时间频率等规则进行数据库的备份，设置不同的备份路径。能够在基础数据系统遭到破坏时迅速恢复，尽量避免或减少数据的丢失；支持设置完全备份，增量备份，年度备份等备份方式；（三）系统性能需求系统应具备较强稳定性，能够满足未来20000名员工7*24小时不间断使用。相关稳定性指标要求如下：单台设备在每2000小时的故障次数不超过2次。重要环节无单点故障，出现故障时，主备设备可实现自动切换。系统运行效率指标满足未来20000名员工同时在线日常工作。模拟系统5年数据量，满足2000名员工在线并发(同时进行相同数据插入或查询操作)访问平台需要。在200个用户的单点功能并发数据操作情况下：a)用户经过单点登录认证后，至页面全部显示的时间小于4秒。b)页面请求发生后，至页面全部显示的时间小于3秒。(12)系统硬件配置需求实施商根据系统性能要求以及系统产品实际情况进行评估，提出合理的硬件配置要求；(13)用户使用体验需求Ul设计必须美观，满足XX集团有限公司整体UI设计要求；用户操作尽量简洁，用户体验良好；系统须支持IE11、ChronIe等主流浏览器；(14)支持私有云、本地化部署。XX集团有限公司XX报销管理系统项目评分明细评分标准办法：(1)商务标40分商务标价格分为40分，拟采用合理基准加减法的评分办法，即以各有效投标人的平均报价作为基准价，得基准分32分，在此基础上，若投标单位商务评审价比基准价每上升1%,扣05分，最多减至20分，每下降1%,加0.5分、最多加至40分。(2)技术标评审60分，技术标由专家评委逐一进行评审并打分。评分明细序号评估要素主要评估内容得分1软件开发的需求满足或匹配情况软件能否满足预定使用需求，软件的适用性、可靠性、兼容性、安全性等0-182软件开发与台、集团现有系统的兼容互通软件开发与台、集团现有系统的互通可扩展性，便于后续迭代与台、集团相关系统的互联互通0-123软件开发实现的基础与经验对功能的软件开发，应有一定基础、有开发经验，或能够在已有版本上进行迭代开发0-124投标方的综合服务能力系统测试调试交付能力、项目实施方案、售后服务保障方案和应急服务措施和响应能力0-18(3)总得分二商务标得分+技术标得分