非生产物料采购管理制度范文.docx

XXX事业本部企业标准非生产物料选购管理制度一）5-2OOX1目的为了加强对非生产物料的管理，规范工作程序，特制定本制度。2范围本制度规定了非生产物料选购安排编制、实施、物料的收、发、存、仓库管理等项内容。本制度适用于XX事业本部全部非生产物料、物品管理。3非生产物料定义不构成产品实体的、非选购部选购范围的一切物料、物品。4职责运营服务部在公司办公用品、生活设施及修理、装饰材料选购管理小组（下简称管理小组）的指导下，由物控办具体负责对非生产物料选购安排的编制、审核、实施、选购价格的监查以及物料的收、发、存等工作（见附件一）。4. 1物控办是公司非生产物料的具体管理、执行部门，下设安排、选购、仓库、核算四个特地工作组。4.2 选购组工作职责a.举荐新供应商，建立供应商手册，物控办审核报审后实施；b.依据管理小组批准的选购安排和确定的供应商实施物料选购；c.依据自己的调查，同质实际价格低于安排价时,报请管理小组重新核定单价；d.选购物料时严格检查物料质量，品牌、规格、生产厂家必需符合安排要求；e.了解物料市场价格状况，将每月的市场行情凋查分析报告上报领导（一种物料要了解三家以上的报价）。f.对供应商进行跟踪管理。g.组织对供应商的评审。4.3 安排组工作职责a.依据各部门申购单、库存状况和各部门实际用量制定选购安排单；b.依据供应商手册制订选购报告逐级报批，选购报告要求：一是每种物料要有三家以上报价，二是每种物料要有明确选购数量、规格、品牌、质量要求、生产单位（供货商）等项目；c.供应商手册上没有的物料，可依据运用部门、选购组供应的信息结合本小组了解的状况制定选购报告并逐级报批；d.组织对各部门物料进行盘点、检查。并对抽查的状况进行通报，对不良现象提出改进。e.零星选购物料单价在一万元以上或零星批量次选购金额在二万元以上的，由相关部门共同参加评审。4.4 仓库组的职责a.核对物料数量、价格，收、发物料；b.每月向物控办和财务部报库存状况；c.保证帐、卡、物三相符；d.物料质量由相关验收小组成员验收签字，专用件要由对口专业部门验收签字，对不符合质量要求的物料有权拒收。e.制定各项物料的库存标准；4.5 审计调查小组工作职责a.检查安排组在选定供应商、确定价格方面是否按规定的流程运作；b.检查选购组是否按由安排组供应并经批准的选购报告选购，对不符合要求的物料有无提出看法；c.调查物料价格是否合理，质量是否合格,服务是否符合要求；d.了解各部门对物料反馈看法；e.将每月检查结果形成报告交公司管理小组。f.调查审计小组名单（见附件七）5管理内容与方法5.1 选购选购安排a.各种物料申购均由运用部门供应月安排，除生产线急用等特别状况外，严格限制零星选购；b.选购安排须按规定时间报安排组，安排组按安排编制审批程序（见附件二）逐级上报审批。实施选购a.公司全部非生产物料选购均由运营服务部物控办负责组织实施或授权实施；b.全部物料必需经公司被授权人批准后物控办方可购买（涉及停产、消防平安、车辆配件和会务接待等事项的急料必需经运营服务部领导批准方可购买），领料手续必需完备，否则仓库不得发料；c.生产上急用物料可由物控办托付运用单位自行选购，物料的验收和出入库由仓库办理手续；报帐、付款由物控办办理手续；d.物控办在物料选购方面实行安排定价、选购提货、仓库验收入库三种职能分开运作；e.选购工作流程（风附件三）；f.代购工作流程（见附件四）；g.选购付款流程（见附件五）。5.1.3供应商开发程序调查供应商一A将所需物料提交供应商报价一A比较三家供应商报价及各方面状况一报公司管理小组一报安排组一确定供应商。5.1.44供应商档案建立程序（见附件六）；5. 1.5供应商调查表（见附件十二）。5. 2仓库管理公司非生产物料仓库设置与职责a.公司现设置非生产物料仓库（即综合仓），管理由物控办负责选购的非生产类物料；b.仓库组具体负责综合仓的各项日常管理工作；c.物控办负责每月对仓库进行盘点、检查。物料的入库、验收程序a.非生产物料到货后，仓管员据选购安排核对其送货单，视其送货品种、规格、数量、单价是否相符，如不符拒绝收料并通知选购组马上通知供应商进行更正；b.清点相符后依据质量检验的要求，则将物料先放于待检区，同时填制检验申请单报检验部门或检验人员检验，检验合格方可在送货单上签收，并开具入库单，办理入库手续；c.如不需质量检验则在数检后干脆办理入库手续；d.入库单一式三联，一联交送货人由其开具发票后一并交核算员，核算员对帐无误后到财务部报帐，一联仓管员自留登帐，一联交财务部；e.入库单填写内容要求全面精确，仔细填写送货单位、品名、规格、数量、单价、金额等内容；f.供应商供应的发票如是一般发票，单价及金额按发票填列。如是批量采购的，发票后附送货清单；g.如是增值税发票则应据“入库单单价（金额）=选购单单价（金额）/（1+税率）”计算结果填列；h.应问清晰供应商供应何种发票后方可开具入库单；i.入库单开具后据入库单清点物料上货架，同时应登记物料卡。库存物料的管理a.仓库应刚好登记物料卡、仓库明细帐，做到帐、卡、物相符；b.仓库物料应妥当保管，摆放有序；c.仓库应按月盘点，发觉盈缺，要刚好报请财务部进行处理，不得自行处理；d.严格限制库存资金占有量，对于物资储存状况刚好向有关领导反映，以便调剂安排及限制选购量；e.作好平安、放火、防盗及防虫蛀、防潮、防霉等的管理；f.对于呆料物品要刚好提出合理的处理建议。5.2.4物料出库发料审查流程a.仓管员在领料员领料时，应首先审查物料申领单审批手续是否齐全，如签字手续不齐全应拒绝发料；b.将审批齐全的物料申领单与申购安排核对，如超安排或未申购的须经物控办主管签批方可发料；e.如在申购安排之内，则要求领料人到仓库主管处签字确认；d.签字确认后，领料员应填写物料领料单并签字；领料单一式三联，一联自留记帐，一联交领料人，一联交财务部（平常收集，月末报表时一并交财务部）；e.仓管员依据物料领料单发料，同时登记物料卡。5.2.5物料出库计价a.出库物料的计价采纳移动加权平均计价法。计算公式如下：领料单价二（期初库存物料总金额+本期入库物料总金额）/（期初库存物料总数量+本期入库物料总数量）；b.采纳移动加权平均计价法计价，物料的单价可能会因领料的时间不同而有所差异。5.2.6帐簿设置仓库应按物料品种设置数量金额帐，按每一规格型号设置明细帐页，清晰地反映每一规格型号的结存、入库、出库数量和金额。5.2.7帐簿登记a.月、日栏按实际收发日期填写；b.单据号填入库单、出库单上的编号；e.摘要用简明扼要的文字说明收发的内容；d.收、发、存数量、单价、金额要据实反映有关信息；e.当日发生的收发业务当日登记入帐，做到日清月结；f.入库单、出库单要妥当保管，不得遗失。1.3 有关报表的填制、报送各部门费用汇总表a.报表格式（详见附件八）；b.报表填写要求：月末收集本月所发生的全部领料单，并按部门汇总出各部门月发生费用总额，（各部门费用的总金额必需等于本仓库同一时期发出各项物资金额的合计）。物料进、出、存月报表a.报表格式（见附件九）；b.填写要求：月末对本仓库当月每一物料所发生的进、出、存金额、数量等，据仓库帐结出合计数，然后依据帐簿据实、具体填写物料进、出、存月报表。物料盘点表a.报表格式（见附件十）；b.填写要求：首先应结出盘点日的帐存数，把帐存数填列于盘点表上的帐存数栏，然后逐个清点实物，清点数填于盘点表上的实存栏，并计算出盘盈、盘亏数。报表报送时间a.各部门费用汇总表、物料进出存月报表、出库单于每月初报财务部；b.上半年盘点表每年7月初报财务部；全年盘点表每年元月初报财务部。1.4 报帐5. 4.1核帐a核算组将每月的选购入库单等单据收集齐后，通知各供应商对帐（核对采购单、入库单、送货单、选购报告、送货单、发票是否相符）；b核帐无误后，办理付款手续（转帐或结付现金）。6. 4.2内部结付核算组每月初将上月各中心（部门）的服务费用进行核算，并按内部结算协议向相关中心（或部门）结算5.5工作交接及档案管理工作交接a.工作交接应进行帐物核对，核对结果如有不符，应报告主管及财务部作出处理；b.将交接的各种帐簿、出、入库单、申购安排等资料填制交接清单，交接双方及监交人签字后方可办理交接（交接时应通知财务部，财务部派员监交）。5 .5.2档案管理a.每月申购安排、申领单、入库单、出库单应装订成册，按依次进行编号;b.帐簿报表每年应装订成册存档；c.申购安排、申领单、入库单、出库单应保管三年，帐簿、报表应保管十年，对要求存档资料不得随意处理，必需在超过规定的保管期限后报财务部批准进行处理。6 其它：6 .3各部门有责任将物料选购价格、质量、供货刚好性、供货信息等信息刚好反馈物控办、运营服务部、管理小组，促使公司非生产物料管理达到：选购物美价廉、收发存规范有序。7 .依实际操作和公司的发展，对本管理体系再作相应的修订和完善。xx-Gw05-200x附件一公司行政物料选购管理小组机构设置图xx-Gw05-200x附件三行政物料选购流程办理付款手续附件七调查审计小组组长：XXX成员：XXX、XXX、XXX