湖北天缔工程咨询有限公司分公司印章管理规定.docx

湖北天缔工程咨询有限公司分公司印章管理规定一、总则1.1 为规范湖北天缔工程咨询有限公司分公司印章的制发和使用，特制订本管理办法。1.2 本规定是为对湖北天缔区域分公司印章刻制、保管、使用、收回、销毁进行规范管理，从源头上规避印章保管、使用不当引起的经济和法律风险。二、印章名称管理2.1 分公司印章的名称为公司法人机构+分公司的名称，如湖北天缔工程咨询有限公司XX区域分公司。2.2 印章命名后，不得随意更改，若有特殊情况应另行文报董事会办公室批准。三、印章刻制和保管3.1 印章刻制3.1.1 印章刻制由湖北天缔总公司办公室具体承办，并留取印模、登记、备案；3.1.2 分公司成立后，由总公司办公室按区域分公司单次向董办递交申请报告，刻制区域分公司印章；3.1.3 未经总公司董事会批准而擅自刻制印章的单位或个人，承担其擅自刻制印章和用印章而导致的经济责任和法律责任。3.2 印章保管3.2.1 区域分公司印章存放于分公司主要办事机构所在地，由区域分公司指定行政专员保管并报总公司办公室备案；区域分公司总经理是印章使用管理的第一责任人。3.2.3 印章保管人由于工作变动或岗位调整时，必须将印章和印章使用记录如实移交接岗人，同时上报总公司办公室备案。3.3 分公司印章管理责任部门3.3.1 区域分公司总经理是印章使用管理的第一责任人，每月要收集分公司印章使用情况登记汇总并上报给总公司；3.3.2 分公司用印申请未办理审批程序而擅自使用印章，一经发现，将严厉追究第一责任人的责任，对公司造成损失者，由分公司负责人承担其经济和法律责任。3.3.3 印章使用过程中，若损坏或丢失，印章保管人须及时报告总公司，由总公司办公室牵头查明情况，及时处理。如印章遗失,须于发现之日起3日内在公众媒体上发布遗失印章作废声明；如印章损毁，报经总公司董事会办公室同意后予以更换；3.3.4 总公司每年定期四次检查各区域分公司印章的管理、登记及使用情况，因印章管理不善给公司造成经济损失或损害公司信誉的，对印章保管人及负责人予以行政和经济处罚，情节严重的将移交司法机关处理。四、印章领取4.1印章刻制申请及领取审批流程见区域分公司印章刻制、申请、交接实施细则O五、印章使用审批管理5.1 湖北天缔工程咨询有限公司区域分公司印章5.1.1 使用范围5.1.1.1 以分公司名义发布的内部文件或上报给上级单位的各类报表；5.1.1.2 监理或政府行业监管部门等第三方单位文件往来；5.1.13公司授权下的分供方经济合同；5.2 审批流程：5.2.1 分公司发文、与第三方文件往来、与业主文件往来的用印流程：a）用印申请人填写用印审批单；b）部门领导签署初审意见；c）分管项目经理签署复核意见；d）分公司经理签字批准；e）用印申请人填写用印登记表，留存审批资料，用印。5.2.2 与分包方的现场变更（不含经济类）签证用印流程：a）用印申请人填写用印审批单；b）部门领导签署初审意见；c）分管项目经理签署复核意见；d）分公司经理签字批准；e）用印申请人填写用印登记表，留存审批资料，用印。5.3 严厉禁止以下行为用印：5.3.1 用印保管人作为用印发起的用印申请人；5.3.2 在空白页面用印；5.3.3 用印会签流程未完成，即要求用印；5.3.4 委托他人用印或委托他人将印章带出。六、印章收回与销毁6.1 分公司的印章如经核实有未经审批擅自盖章的，给公司带来的一切法律责任与经济纠纷由分公司第一负责人承担，总公司有权力收回印章，逾期不交的，公司将登报声明作废并追究分公司经理法律责任；6.2 所有回收的旧印章，由湖北天缔总公司办公室统一封存或销毁；七、行为准则规定有下列情形之一者，公司将予以收回分公司印章，追究当事人和分管领导的责任，构成违法犯罪的报请公安部门处理：7.1 区域分公司印章用于非本区域内项目工程资料的；7.2 利用区域分公司印章从事诈骗等非法经营活动的；7.3 擅自作主，违反公司授权范围外的用印规定7.4 未经批准擅自刻制总公司印章（包含公章、合同章、法人章、财务章）以及区域分公司印章并启用的。八、分公司对所辖各项目部印章的管理8.1区域分公司需对所辖各项目部印章的使用进行严格管理：a）区域分公司应当指派专人，每月定期收集所辖各项目部本月印章使用存档文件，包括用印审批表扫描件、用印登记表电子版、用印登记表扫描件以及相应的用印文件扫描件，并同时抄送总公司办公室备查。b）区域分公司应当指派专人定期现场检查所辖项目部使用印章的各种纸质文件，并将检查情况及时报送总公司办公室。九、法律责任9.1 印章申请人、印章会签人员、行政专员应严格执行本实施细则,任何违反本规定的人员和事项将按奖惩规定给予行政人事处罚。情节严重或后果严重的，公司将追究经济和法律责任；9.2 印章保管人须与公司签订印章保管法律责任书；10.1 本规定由湖北天缔工程咨询有限公司办公室负责解释和修订。10.2 本规定自印发之日起开始实施。十一、附件1、分公司领印申请书2、印章保管（管理）交接单3、分公司印章使用审批表4、用印登记表5、行政专员印章保管责任书6、关于公司停用有关专用章的通知分公司领印申请书湖北天缔工程咨询有限公司:本人,领取“湖北天缔工程咨询有限公司区域分公司印章”领印人：领印日期：年月日湖北天缔工程咨询有限公司办公室意见:区域分公司总经理意见:印章类别合同专用章（）分公司章（）分公司技术专用章（）印章名称（印模样式）事由：移交人接收人姓名：监交人电话：附件2印章保管（管理）交接单交接日期:年月日附件3区域分公司印章使用审批表年月曰:申请印章名称：申请事由：用印经办人：用印部门负责人（签名）：区域分公司经理意见：总公司负责人意见:附件4用印登记表日期使用部门申请人申请事由部门负责人领导签字备注：1、凡使用公司印章须填写此表；2、申请事由一栏应将用印的文本名称及文本内容填写清楚；如文本是合同的应填写涉及金额数及签订合同的对方单位名称。行政专员印章保管及使用责任书为了加强对印章的管理，公司授权部门负责保管湖北天缔印章，并负责该印章的施印工作。遵照公司印章管理规定的有关要求，特签订本责任书。一、行政专员禁止从事以下行为：1、损坏、遗失印章。2、未按照用印审批程序和领导审批权限私自用印。3、委托他人代盖印章，随意将印章带出办公室或将印章借用他人使用。4、在空白的函件、信签纸等空白纸张上施印。5、不按照印章使用范围使用。6、不按规定对用印事项进行记录。二、行政专员的权利1、在施印时有权对所印文字的内容认真审阅；2、对不符合审批程序或超越审批权限的用印需要，有权要求用印人重新办理有关审批手续，否决拒绝施印；3、在施印过程中有不清楚的问题和特殊情况可及时向公司办公室请示；4、特殊情况下可直接报告总经理。三、行政专员承担的责任1、因自身管理原因遗失、损坏印章应承担行政责任和相应的经济赔偿。2、未经权限领导或不按权限领导批示擅自用印，一经发现立即进行行政处罚，给企业造成经济和社会信誉损失的，应承担相应的经济和法律责任。四、本责任书一式三份，总公司办公室、财务部、行政专员责任人各执一份，签字后生效。五、郑重承诺：本人已全面知晓本责任书的全部内容，本人将严格按照本责任书的上述要求保管、使用印章。坚决杜绝从事包括但不限于责任书规定的以上各种不合规行为。一旦违反，本人将承担由此一切经济、法律责任，并赔偿因此而造成的一切损失！承诺人（行政专员）：（签名、按手印）保管印章印模样式公司（盖章）：公司主要领导印章使用部门负责人（签字）：（签字）：行政专员（签字）：日期:日期:关于湖北天缔工程咨询有限公司停用有关专用章的通知各部门及分子公司：根据印章管理规定第条的规定，由于，现公司决定作废停用原由分公司专管人员管理的“专用章年月日前加盖该印章的全部公司文件仍然有效。特此函告。附件：停用印章样式年月日停用印章样式主题词：印章停用通知公司办公室年月一日印发