医院行政办公室定岗定编方法.docx

医院行政办公室定岗定编方法（工作分析与工作量<月工作耗时>预测法）定岗数：13个；定编数：19人。具体岗位名称与人数：主任：1名、副主任：1名、文秘干事：2名、文印员：1名、外收发：1名、行政干事（兼内收发）：1名、档案员：2名、会议中心管理员：1名、音像设备管理员：1名、通讯管理员：1名、驾驶员：6名、内务管理员：1名。岗位1:主任耗时304H1.协助医院领导组织制定医院月度计划。52,负责制定并执行本部门代表医院行使职权范围内的财务预算计划。53.组织院长办公会、周会、晨会等行政会议，负责会议记录整理和签阅，以及会议决议的落实。404.协办各类科研教学会议、活动和其他行政管理会议。205.组织起草、审核院领导交办的重要文字材料。306.负责起草、制定本部月度工作计划、总结，审核各类文字材料和报表。207.完成院领导交办的对内联络、沟通和协调。458.组织、安排、协调院级重要活动、上级部门督导检查、有关单位考察交流。409.负责与党政机关有关部门的联系工作，协调与其他单位、部门的业务工作及信息沟通。1010.负责外来公文的收文处理和医院公文、综合性文件的发文处理。1511.负责组织各类文件、信函、重要电话、传真的收发、传阅、立卷归档、保管和利用。1012.负责管理医院文印室和综合档案室工作。813.负责医院印章、介绍信及有关证件的管理。514.负责医院会议中心、大礼堂、多功能厅的管理，负责医院行政总值班的安排与管理。815.负责管理医院公务车辆和统筹安排人员外出交通工具，负责管理院内外通讯。1516.负责全院公务接待及费用管理。1017.负责院领导办公区域的内勤工作，公务接待、会议、活动用品的领用、保管、发放工作。518.负责本部门固定资产的管理。219.指导下属人员制定阶段工作计划并督促执行。5年度性工作平均月耗时6H1.协助医院领导组织制定医院远景发展规划、年度计划。撰写年度工作总结。202.起草制定本部门年度计划、年度工作总结。103.负责组织起草、修订与本部门工作有关的规章制度。204.负责本部门人员工作的分配，制定岗位职责、工作流程、工作标准。105.选拔、配备、评价、培训下属人员。10岗位2：副主任耗时259H6.参与制定医院月度计划。27.协助院长办公室主任制定并执行本部门代表医院行使职权范围内的财务预算计划并定期检查预算落实执行情况，在总量控制下，合理调控。58.协助院长办公室主任制定本部门月度工作计划。29.负责全院公务接待及费用管理（按每天2小时计算）。4810.负责医院各类行政管理会议和科研教学会议、活动的会务工作。3011.负责管理医院会议中心、大礼堂、多功能厅的使用与管理。812.负责管理公务接待、会议、活动用品的领用、保管、发放。213.负责安排、管理医院行政总值班工作，并参加每天行政总值班交班晨会。1514.负责管理医院公务车辆和统筹安排人员外出交通工具。1515.负责管理院内外通讯，与电信公司核实每月通讯费用，将费用与使用科室挂钩。316.负责管理院领导办公区域的内勤工作。317.负责办公室印、信管理工作。218.负责本部门固定资产的管理。119.指导所属人员制定阶段工作计划并督促执行。520.协助院长办公室主任完成院领导交办的对内联络、沟通和协调。6021.协助院长办公室主任与党政机关有关部门以及有关单位的联系及信息沟通。422.完成院领导和院长办公室主任交办的其他工作，定期向院长办公室主任汇报工作。523.接受院长办公室主任的检查指导和全院各部门的监督。1024.负责审核用章申请、合同、协议等文本的律师审核。2025.参加与本部门工作相关的会议及培训。1526.配合宣传科做好医院网站宣传工作：主动传递信息资料，及时提供新闻信息2年度性工作平均月耗时2H1.参与制定医院远景发展规划、年度计划。42.协助院长办公室主任制定本部门年度工作计划、撰写年度工作总结。53.参与起草、修订与本部门工作有关的规章制度.54.在院长办公室主任的指导下，分配所属人员工作，制定岗位职责、工作流程、工作标准55.在院长办公室主任的指导下，选拔、配备、考核评价所属人员，组织所属人员的培训5岗位3：文秘干事耗时2UH1.草拟、修改及核对以集团、医院发出的公文。302.草拟各类大型活动的领导讲话稿、项目材料及其他文字材料。203.录入外部收文的电子档记录。104,负责晨会、院行政办公例会的会务、会议记录、会议纪要的整理及签阅。245.负责院周会、院内大型会议的记录，院内文件的发放和签到表的整理。126.参与落实医院大型活动及全院性会议的有关事务性工作。107.汇总各职能科室相关材料，上报上级主管部门的定期及临时性信息工作。128.处理办公室相关函电、传真的收发和传阅。109.OA发布院办负责的相关公告。210.协助主任做好来访接待相关工作。2011.协助主任做好医院对外联系协调工作。312.参与办公室承办的有关考核工作。113.放映“职工之家”电影。2414.合同核对和存档。1615.配合宣教科，提供相关新闻稿件。216.采购接待用品。517.完成医院领导交办的其他工作。10岗位4：文印员耗时174H1.根据各科室需求，进行规定范围内的文稿录入、校对、排版打印、扫描、复印、油印、装订工作，并做好登记和统计分析。602.根据需求对录入的文稿存档、上交、送还或销毁。63.文印室电脑、打印机、复印机、油印机、扫描仪等使用设备的日常维护和保养。24.文印物品和设备耗材的领用、保管和使用，定期制订需求计划。15.医院各科室与卫生局各处室之间的文件交换，各种报表的领取、报送。136.医院各科室与外单位的信息传递，随时外出办理相关事宜。87.上级各相关部门通过网络传递的文件的收发工作。158.医院各类文件在OA上的传阅。309.严格按程序要求使用医院公章及法人印鉴章、做好登记及日常维护保养工作。1510.采购接待用品。1511.不定期办理院领导出国手续。412.完成上级交办的其他工作。5岗位5:行政干事耗时140H1.每月对职能部门总值班人员进行排班，并提前通知。52.每月统计总值班、夜班并上报计财处。43.节假日值班人员排班并上报卫生局办公室。84.负责医院年度大事记的编辑、报送工作。35.每月统计并发放相关科室交通费。156.上传下达院办公会会议通知和决定事项。57.每月报考勤、科室二级分配的管理。28.日常来访电话、传真的接听接收，及时转接，做好记录。559.收集医院各部门所报工作计划、总结等材料。1510.协助办公室主任做好接待、协调工作。25IL负责院办物品管理O2岗位6：内务管理员耗时169H1.负责本部门管辖区域的内务清洁与日常保洁。1202.负责本部门办公用品、公务接待物资的领用、登记、保管和发放。123.负责仓库的安全管理。154.协助完成大型活动、会议等的事务性准备工作。125.完成部门负责人交您的各种临时事务性工作10岗位7：档案管理员耗时152H1.制定月度计划和工作总结。42.负责医院档案日常管理。83.收集、保管与本院有关的历史资料。304.整理、装订、归档文件。405,编写各种检索目录和编研资料。246.负责档案的借阅、保密工作。207.根据制度要求，进行档案的鉴定、销毁工作。88.负责指导兼职档案人员的工作和学习。49.负责库房保管工作。510.完成上级交办的其他工作。8年度性工作平均月耗时0.61.制定、修订档案管理工作制度。8岗位9：会议中心管理员耗时165HL根据会议接待要求，配合会议主办部门做好会场布置及前期各项准备工作。302.承担会议期间的会场接待，监控会议中心设备运行。1003.统计每日会议室的使用情况。54.负责会议用品的申购、领取、保管和使用工作。205.负责会议中心设备、设施的日常检查和维修。10岗位10:内收发耗时98+30H1.负责文件、报刊、信件的收发、清理、传达等工作。522.负责院长办公会、晨会、周会的通知工作，安排会议主持和记录人员。（按每周3次，每次1小时计算）。123.会议申请受理和会场安排协调。124.出具与有关单位联系的介绍信。25.各部门印章刻制的申请受理及印鉴管理，办公室有关证件的管理。206.参与来访人员接待等事务性工作。30岗位n：外收发耗时165H1.负责全院各类报刊、图书、信件、包裹等的接收、寄发、分发及登记工作。1602.负责“无法投递”信件、问题件的查找和处理工作，及时与邮局、快递公司沟通，重大问题向办公室主任汇报。5岗位12：通讯管理员耗时165H1.制订通讯管理相关制度并监督执行。22.根据科室需要，安装电话或移机，开通内外线、电话机和线路的保养、升级和维修。（平均每月装机台，每台需时间）1203.大小机房维护。（多久一次，每次需时间）404.掌握全院各部门电话使用情况，定期修订全院电话号码簿并予以公布。35.负责全院各部门电话费用的统计，每月定期调出电信局电话费清单，打印各科室固话费用报表，将各科室超支的费用清单报计财处分别扣款，部门有疑即将开展义时负责打出当月通话清单，及时向上级汇报个别部门的电话使用异常情况。岗位13：驾驶员6人1.出车前安全检查，做好出车登记。2.按上级指示行车。现医院有行政用车6辆。1人专门负责为院长开车。每月轮流安排1人进行每日的物流配送（暂只送红十字会医院，出车两趟需耗时半天）。每日上午4人、每日下午4.5人待命，工作时间以外备班。随物流配送地点增加（未来还要增加三山卫生院等五所医院），用于物流配送的驾驶员相应增加。在保证院领导行政用车的前提下，中层干部申请用车，除有空余或顺路车时安排出车外，以报销车费方式实行。3.每月底将车辆使用状况记录表送院办室存档。4.负责车辆的维护、保养及费用报销。岗位14：音响设备管理员耗时165H1.负责音响、灯光及其辅助设备的会前调试、会中控制。802.制定设备保养计划及保养方法，建立维修维护档案。103.请购、领用、保管、发放、回收、维修相关易耗物品。104.负责音响控制室的日常卫生、安全管理。505.完成上级交办的其他工作。15