2023合同管理办法.docx
合同管理办法1、目的为规范公司合同管理，保障公司经济活动合法权益，特制定本办法。2、适用范围适用于公司及下属各单位中经济活动中发生的合同管理。3、职责市场经营部为公司合同归口管理部门，负责合同编号、传递、存档、组织合同评审等公司合同管理的日常工作等。各部门负责本部门业务范围内合同的起草、报审及按规定参与合同评审等。4、合同格式和主要内容公司经济活动中的合同一般为书面合同。国家有通用合同格式的,一般应使用通用合同格式；没有通用合同格式的，市场经营部应编制合同格式。通用合同格式或市场经营部编制的合同格式均应由市场经营部组织评审并经批准后才能作为公司的固定格式合同使用。合同内容必须明确双方当事人权利、义务，文字表达要清楚、准确。合同条款一般包含但不限于合同名称；合同双方或三方全称；合同标的物；合同单价、总价及计价方法；计量支付条件与方式；质量与验收；生效、变更、终止条件；合同纠纷处理方式；合同签订地点等。5、合同管理流程5.1、 合同起草发生经济活动时，业务部门起草合同草稿，有固定格式的，应采用固定合同格式。5.2、 合同评审采用公司批准的格式合同签订的合同，一般由业务部门、财务部门、合同管理部门先后会签评审；采用非公司格式合同签订的合同，由合同管理部门召集财务、业务等有关部门进行合同评审。法律顾问不能参加评审会时应出具法律意见书。财务部门主要负责评审合同的支付方式、支付条件，支付能力和支付风险；业务部门主要评审合同质量标准、交货与验收时间、方式及计价方式等；合同管理部门主要评审内容的合法性、合规性、完整性、有效性。法律顾问主要负责审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性，并提出意见供决策部门参考。会议评审应形成评审记录。评审召集部门负责记录参加会议评审人员的评审意见和评审结论。合同评审记录和评审的合同样稿在合同评审结束后应装订成册并与签订的合同一起由合同管理部门存档备查。5.3、 审核与批准合同评审后，由市场经营部分送业务部门、市场经营部、以及业务部门分管领导、市场经营部分管领导、总经理逐级审核后，报董事长批准。上级对合同有审批或备案要求的，由市场经营部负责办理。5.4、 签订合同经批准后，市场经营部应对合同编号、复印并装订成册，由对方签字盖章后，连同合同评审表、合同审签表一起，送董事长或董事长授权人签字后加盖合同专用章，合同有多页时，应加盖骑缝章。合同有多页时，应加盖骑缝章。合同编号为XXGS+6位数组成，前4位为合同签订年限，后2位为合同顺序号,如“XXGS202301”，为2023年签订的第1份合同，以此类推。5.5、 分发与保管合同签订后，市场经营部按批准的范围分发，并做好分发记录（领取合同的部门应签收）。合同一般分发到业务部门、财务部门等。所有合同，市场经营部均应将原件存档保存。市场经营部应建立公司合同电子总台账，相关各部门可在公司电子合同总台账中查阅本部门合同情况,各部门应妥善保管本部门的合同,未经市场经营部批准，任何人员不得将合同外借或复印合同。5.6、 合同履行与终止561、各业务部门在合同签订后，应组织合同交底，使各业务人员熟悉合同内容，理解我方合同义务和权利。561、一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同全面履行。562、合同履行完毕终止的标准，以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。563、各部门及签约人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理汇报。否则，造成合同不能或不能完全履行的，要追究有关人员的责任。5.7、 合同变更、解除571、合同履行过程中困难时，有关部门应克服困难尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。5.7.2、 对方当事人提出变更、解除合同，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。5.7.3、 变更、解除合同，必须符合民典法规定，并应在公司内办理有关手续。574、变更、解除合同，一律必须采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律作废。575、变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效。但特殊情况经双方一致同意的例外。5.7.6、 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。577、以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。5.8、 合同纠纷处理581、合同履行过程中发生纠纷，应按民典法等有关法规和本办法的规定妥善处理。582、合同纠纷由业务部门牵头处理。各部门在处理纠纷时应加强联系，及时通气。583、合同纠纷处理原则5.8.3、 k坚持以事实为依据，以法律、国家政策或合同条款为准的原则。5.832、坚持以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，互谅互让，达成协议，解决纠纷。5.8.3.3,因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷,应实事求是，分清主次，合情合理解决。6、附则本办法由市场经营部负责解释，自下发之日起施行。附表：合同审签表附表:合同（协议）审签表合同编号:业务部门经办人合同名称合同（协议书）甲方：乙方：合同（协议书）内容摘要会签（评审）意见业务部门财务部市场经营部业务分管领导意见市场经营部分管领导意见总经理意见董事长意见
