学院物资设备采购管理规定.docx

学院物资设备采购管理规定第一章总则第一条为了进一步规范并完善我校物资设备采购管理程序和机制，保证我校物资设备采购管理工作的规范、廉洁、高效运作，增强采购工作的透明度和监督力度，依据中华人民共和国政府采购法、中华人民共和国政府招投标法、政府采购管理暂行办法及有关法规，特制订本办法。第二条本办法所指物资设备包括教学科研、图书资料、办公使用、基建等各类物资设备。第三条我校物资设备的购置根据上级单位要求（特殊情况除外）均须经过政府采购，其中经上级单位批准允许自行采购的物资设备均适用本办法。第四条采购工作程序都应当积极引入市场竞争机制。一般情况下至少应引入三家以上供应商参与竞争。且要从维护学校利益出发，本着“诚实、信用、平等互利、协商一致”的原则处理各种商务关系。第二章工作机构第五条全校物资设备采购工作受校物资设备采购领导小组领导；资产管理处为学校物资设备采购工作的职能部门;学校物资采购工作按“集中归口管理”，“按权限，依程序办事”的细则实施。学校物资设备采购领导小组由下列部门的负责人组成:资产管理处、财务处、纪检监察审计处、所购物资归口管理部门（或经费管理部门），物资使用单位，组长由主管资产的校领导担任，副组长由国有资产管理处处长担任。第六条具有采购权的部门为资产管理处、教务处、基建处、图书馆。具体权限和范围为：1、资产管理处负责全校仪器仪表、机电设备、电子设备、文体设备、行政办公设备、家具等其它物资、软件、耗材的购置工作。2、图书馆负责图书、电子出版物及中外文期刊等图书资料的购置工作。3、基建处负责基建所需设备、物资的购置工作。4、教务处负责教师、学生教材的购置工作。资产管理处参与具有采购权的其它部门组织的物资设备招标工作。第七条采购金额达5万元以上的采购活动，应组织专项采购工作小组（以下简称“采购组”）实施。采购组是由具有采购权的和其它有关部门、单位组建的临时性工作机构，实行组长协调下的部门代表分工负责制，组长由具有采购权的部门负责人担任，是校物资设备采购领导小组下设的办事机构，在学校物资设备采购领导小组的领导下开展工作。采购组的主要任务是：审查购置计划，编制采购任务书；组织招标采购（公开招标、邀请招标、询标竞价）；审验资证，筛选方案，初选公司，并组织市场考察；组织商务谈判，确定合作伙伴，签订采购合同，监督采购过程。采购金额在5万元以下的采购活动，由具有采购权的各个部门以寻价谈判的方式进行各项采购活动。第八条采购组中部门代表的职责和权利。采购组成员独立履行本办法要求的职责，对本部门或本单位负责。参与采购活动的小组成员都有权利和责任对包括质量、价格在内的各项采购事宜行使质疑权、建议权和表决权，并承担相应责任。各部门及其代表主要职责：1、资产管理处：（1）对全校相关物资设备采购工作业务总体负责；负责政府采购项目的报批与组织实施。（2）负责拟订本采购小组工作方案：组织协调各有关部门参与采购活动，向采购小组提交采购资源信息，落实采购小组决议，整体推进工作进度，组织所购物资设备的验收，负责采购文件资料的形成、整理、归档工作，对采购的程序和价格承担主要责任。2、纪检监察审计处：监督各采购组依据国家法规和学校制度正确实施工作程序；监督采购小组成员正确履行职责;对投标入围单位进行资质审验；根据需要参与相关验收工作;监督检查合同履行情况；对采购标的的合同价格及突破立项审定的采购数量行为监督审查，参与相关验收。3、财务处：合理安排资金，对采购活动的资金计划负责。4、使用单位：对标的物的使用功能和产品质量性能负责，配合资产管理处做好论证、招标工作，会签合同并督促合同的履行，组织相关验收工作。第九条采购组议事规则：1、以满足设计和使用要求为前提，依据审定的计划资金额度控制待购物资的质量等级，力求节约。2、以质量、价格、服务并重为原则，同等产品比质量、同等质量比价格、同等价格比服务，综合评议比较。3、在质量、服务保证的前提下，贯彻“合理低价中标”原则。在采购价不低于成本价的情况下，可以价格不封底。在质量、价格、服务同样的情况下，优先考虑有信誉的老客户。第三章采购活动的运作方式第十条物资设备采购活动按照采购资金额度的大小，一般可采用公开招标、邀请招标、询价谈判和政府采购监督管理部门认定的其他采购方式选定供应商。1、公开招标：指按照国家有关法规和规定的程序以招标公告的方式邀请不特定的供应商参与投标，并根据中标条件公开确定中标人的采购工作模式。2、邀请招标：指按照采购组议定的资质条件以招标邀请书的模式邀请三家以上特定供应商参与投标，并按照采购组议定的中标条件评议、比较，确定中标人的采购工作模式。3、询价谈判：询价谈判采购指由采购组根据市场情况“货比三家，集体研究，谈判压价，择优选定“供应商的采购模式。在下列特殊情况下，经批准可采取询价谈判采购模式：技术性能特殊的商品；出现不可预见的急需采购的商品；没有供应商投标或没有合格标的情况；采购组认定的市场供应条件限定的单一来源商品；采购组认定无法按照规定招标模式得到的商品；采购组一致认定的其它情形。第十一条对于涉及国家安全、国家秘密的物资设备，由使用单位将物资设备购置报告报保密处审核后，由国资处按相关保密规定进行购买。第四章采购工作程序第十二条采购工作程序指从采购工作立项起到物资设备验收归档止的工作程序，主要包括立项申报、审批，邀请供应商、开标（或谈判）、确定供应商、合同谈判、合同草签、合同审批和签订、合同实施、物资设备验收、资料归档等环节。采购管理部门和单位要严格采购文件编制、信息公告、采购评审、采购合同格式和产品验收等环节的具体标准和程序要求。第十三条物资设备采购立项申报、审批。凡产权属于学校的物资设备，无论使用何种经费购置，均应按本规定进行立项申报、审批。使用单位应根据实际需要，在对市场状况充分调查了解的基础上，到资产管理处办理有关立项申报手续。立项申报报告通常应包括的基本内容:申请立项的理由、物品品种、质量标准、规格型号、需求数量、预算价格依据、预算金额、经费来源等，5万元以下的一般采购可只需按要求填写学院购置仪器、设备申请表。具体要求如下：1、5万元以上的物资设备应提前一个月申报，5万元以下的物资设备应提前半月申报。2、5万元以下物资设备需使用单位负责人、经费负责人在学院购置仪器、设备申请表审批签字；5-10万元的物资设备需使用单位负责人、经费负责人及主管校长在立项申报报告上审批签字；10万元以上的物资设备，国有资产管理处提出初步审核意见，由使用单位提请校长办公会讨论，并向购置部门提供会议记要复印件，经本单位负责人、经费负责人及主管校长审批签字。3、使用单位申报时必须注明物资设备技术指标，并附详细配置清单，同时推荐两家以上能够满足指标及配置要求的供应厂商。对于因技术指标不清、配置清单不详造成采购后与需求不符，给学校造成损失的，其责任由申购人和申购单位承担。第十四条邀请供应商。在采购计划确定后，采购主持单位及时采取适当方式发布需求信息，吸收资质信誉状况良好的供应商参与投标报价,物资设备金额3万元以上的采购活动，采取招标采购的方式。采购需求信息采取校园网“通知公告”栏公开发布。采购主持单位、纪检监察审计处一般以投标报价书的模式向供应商提出投标报价要求，并采取密封模式投标报价，保证运作过程公平、公正。第十五条供应商的资格审查及产品考察。招标前，采购组织部门应对供应商资质信誉情况的真实性、合法性和完整性进行审查。合格供应商资质证明一般包括：营业执照、税务登记证、法人证明或法人委托书、特殊行业管理生产许可证明、产品质量证明书、年度审验证明书、产品质量检验或鉴定报告等。对金额较大的采购项目，国有资产管理处可组织相关人员对供应商的生产经营条件、产品业绩情况、原材料配件、售后服务等有关情况进行实地考察，在考察基础上形成考察报告备案，考察报告作为评标时的依据。供应商有如下行为时应取消其投标资格：提供虚假资信材料，骗取合法供应商资格的；采取不正当手段诋毁、排挤其它供应商的；向采购人员行贿或提供其它不正当利益的;偷梁换柱，供应假冒伪劣商品的；采取其他不正当竞争手段的。业务主管部门应根据需要和可能对供应商提供的样品及时进行封样。对质量性能特殊或采购量大容易引起争议的物资，封样保存时间不得低于合同有效期。第十六条供应商选定。1 .招标采购。招标采购项目应由采购组织部门编写招标文件。招标文件一般应包括以下内容：对投标人的资格要求；标的名称、数量、规格型号；对标的的质量配置或材质要求；供货方式或工期要求；投标报价截止日期。物资设备供应商选定一般应采取顺序中标的方式确定首选中标人和备选中标人，首选中标人作为第一谈判对象,备选中标人作为第二谈判对象，最终定标人根据谈判结果择优选定。首选供应商和备选供应商名单在合同正式生效前,应在一定范围内严格保密。对于一些质量可靠性要求不高、价格弹性较大的项目，可允许二次报价。2 .询价谈判。询价谈判应成立询价谈判采购工作小组，由三人以上单数组成。确定符合资质条件被询价的供应商数量不得少于三家。一般情况下，应要求被询价供应商进行一次性报价。询价谈判组应根据采购需求，综合考虑质量、服务，按照合理最低价原则最终确定供应商，并将结果通知被询价的其它供应商。第十七条合同谈判及草签。招标采购谈判应在监察人员参与下进行。谈判对象应是招标结果或考察意见明确的供应商。在采购工作小组认为质量有保证的前提下，谈判人员认为有必要时，可实行开放式竞价机制。即向首选中标人和备选中标人之间二次竞价确定最终供应商。订立合同应严格履行规定的程序，一般应采取书面合同形式。合同条款应当明确、完备、规范、合法。合同形式由采购工作小组根据实际情况确定。合同份额一般应至少一式四份，分交档案室、业务主管部门、财务部门和供应商。校内管理复印件有效。第十八条合同审批。物资设备采购合同经法人代表或其委托代理人签批同意后认定有效。凡以学校名义与供应商签定的采购合同，未经学校法定代表人或其授权委托人审查签署的，均为无效合同，当事人应承担侵权责任。第十九条合同实施。合同履行由业务主管部门监督实施，如出现不能或不能完全履行时，业务主管部门应及时采取措施减少损失。经与供应商协商一致，同意变更合同实质性条款的，应形成补充合同；解除原有合同的，应报请主管校领导审批。第二十条物资设备验收。每项采购活动货到后的当天，使用单位须安排专人接收、清点货物，由使用单位负责货物安全。使用单位在10个工作日内办理验收入账手续；过期无书面申请递交采购主持单位，视为验收合格，采购主持单位可参与由使用单位组织的验收工作。验收合格由使用单位填写学院固定资产验收入账单。在验收没有达到质量要求时，由采购主持单位负责办理退换手续。对于需要安装、施工的物资设备，使用单位须安排专人与施工单位或供应商接洽，协调相关事宜。在竣工运转正常后，供应商以书面形式向使用单位提出申请，经同意后报采购主持单位，纪检监察审计处、采购主持单位参与使用单位组织的总体验收，验收合格由使用单位填写学院固定资产验收入账单。采购活动付款要与合同履约度相协调，以“保证供应，保证质量，最大限度降低资金风险”为原则。财务处办理物资设备采购付款手续时，必须以学院固定资产验收入账单作为付款的依据。质量保证金的退还：供应商应在质量保证金到期后与使用单位联系确认所供物资设备无质量问题时，以书面申请的形式递交使用单位签章确认，交由采购主持单位审核后办理相关手续。第二十一条物资设备采购过程中形成的文件材料必须规范，各项内容要真实、准确、完整。重要文件材料，应由业务主管部门专人负责及时归档备案。第五章纪律和监督第二十二条纪律要求1.采购活动必须遵守“集体研究、民主决策”的工作制度，禁止暗箱操作，严禁个人独断专行。2 .参与采购活动的工作人员不得私自接触供应商。不得向供应商泄露有失公正或影响公平竞争的商务信息。3 .参与采购活动的工作人员不得接受供应商任何形式的回扣、馈赠及有失公正执行公务的宴请。4 .供应商的一切让利性承诺均应反映在订立的合同之中。第二十三条采购工作接受学校相关业务管理机构监督检查。财务人员对合同履行情况有责任进行监督，发现违反合同约定的行为应及时报告主管领导，拒付货款。第二十四条学校监察部门对物资设备采购实施全过程监督。采购活动的监督模式由学校监察部门根据情况需要确定。第二十五条下列现象属于采购违规行为。1.违反集体采购原则的；5 .违反采购工作程序，规避监督检查的；6 .未按规定形成采购工作文书或归档备案的；7 .向投标人透漏其它潜在供应商有关情况的；5,接受供应商好处，谋取个人或小团体利益的；8 .违反本办法有关条目的其它行为。第二十六条采购活动按照“谁的职责，谁签字，谁负责”的原则，追究其责任。凡只签名未提出不同意见，认定为“认同意见'。对在物资设备采购活动中工作程序违反国家法规及学校规章制度，对国家和学校利益造成损失的，学校应追究有关责任人的责任。第二十七条凡因工作处置失当、失职、渎职对学校造成经济损失的，应对有关责任人追究经济责任。对各种以权谋私，损害国家和学校利益的，将视其情节，严肃处理。对构成犯罪的，提交司法机关查处。第六章附则第二十八条本办法所指物资设备主要指国有资产管理处所负责采购物资设备。基建工程及图书、教材等的采购,采购部门根据相关政策要求，参照本办法实施。第二十九条因特殊原因不能进入政府采购、数额巨大的大宗物资采购活动，需经校物资设备采购领导小组会议研究审批。第三十条本办法自发布之日起实行。第三十一条本办法由资产管理处负责解释。第三十二条原有规定与本办法不相符的，依本办法执行。