文件控制程序（餐饮业）.docx

文件控制程序1 .目的对与质量、食品安全管理体系运行有关的文件进行控制，保证其适用性、系统性、协调性和完整性，确保工作现场所使用的相应文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。2 .适用范围适用于组成公司质量、食品安全管理体系的文件。3 .职责3.1 总经理负责公司质量、食品安全管理体系方针、目标文件、质量手册、程序文件和外来文件的批准。3. 2管理者代表负责组织编写和审核质量手册和程序文件,批准工作文件4. 3各职能部门负责本部门工作范围内与质量、食品安全管理体系有关的文件的编写、审核、存档和管理。5. 4行政部是文件的归口管理门，负责文件的标识、发放与回收，存档与管理。4 .定义受控文件：是指对文件的有效性进行跟踪管理的文件。所有质量、食品安全管理活动，应以受控文件作为依据，任何员工使用非受控文件均应考虑因此而可能承担的责任。5 .工作程序5. 文件分类、编号和版本标识6. 1.l质量、食品安全管理体系由管理手册（包含了质量、食品安全管理体系方针、目标的附录）、程序文件、工作文件、外来文件、表格和记录五部分组成，分别规定编号规则如下：a）管理手册：公司代码/MM/代号-发布年号如XXX/MM/Q-2022（XXX质量、食品安全管理手册，2022年发布）。b）程序文件：公司代码/代号/顺序号-发布年号程序文件的代号为XP,X可以是其他任何字母，QP代表质量管理体系应用或与其他体系共用的程序文件，SP代表食品安全管理体系要求的程序文件。如XXX/QP/01-2022（XXXOl号程序文件，2022年发布）。c）工作文件：公司代码-部门简称/类别顺序号-发布年号如XXX-TDA01-2022（XXX运营部A类工作Ol号文件，2022年发布）。部门简称规定：行政部AD、运营部0D、食品安全小组ST、财务部FD、采购部BD、营销部MD、总经理GM,管理者代表MR。d）外来文件：公司代码/顺序号-原编号如XXX/01-IS09001:2015（XXX第01号外来文件，1809001:2015,如外来文件没有文号，则只添加发布年份做后缀。）e）表格（记录格式）：产生表格的文件编号（去除发布年份）-顺序号版本号。如XXX/QP/01-02V1.0（XXXoI号程序文件规定的第2份记录格式，VI.0版）。当多份文件都引用到相同的表格时，以最先引用该表格的文件为基础，相同的表格只能有一个文件编号。7. f）记录的编号即记录标识，执行记录控制程序的规定。8. 1.2文件的版本与状态：质量、食品安全管理体系文件应标明版本和状态。其格式为Va.b,其中V为版本编写，a和b为自然数，分别表示版本号和修订状态，用圆点分隔。a为。时表示文件还在编写过程中，b为0时表示该版本的文件未有修改。5.2文件受控状态5.2.1公司内部使用的质量、食品安全管理体系文件均为受控文件。5.2.2公司文件管理员针对所有受控文件建立公司受控文件清单，各部门编制本部门的受控文件清单。受控制文件清单应能体现出程序文件、工作文件和记录之间的支持和引用关系。5. 2.3公司外部使用的质量、食品安全管理体系文件均不为受控文件。5.3文件编制、审核、批准5 .3.1方针、目标和质量手册由管理者代表负责编制并审核，总经理批准颁布实施。6 .3.2程序文件由该程序的归口部门负责组织编写，管理者代表审核，总经理批准。5.3.3工作文件由需求部门负责人组织编制、审核，并由管理者代表批准5.3.4组织文件编写人员时，应包含到该文件涉及到的职能部门的代表。5.3.6文件编制、审核、批准时，各责任人应填写文件生命历程表。5.3.7管理体系文件一律用宋体，名称用二号字体，一级标题用四号字体，二级标题用小四号字体，一倍半行距，加粗；三级标题和正文用小四，行距固定为22。其他未详细规定事项套用本文件格式。5.4文件的发放、保存和管理5.4.1质量、食品安全管理体系文件经批准后，原版文件由行政部保存并不得外借。以电子媒体形式保存的文件和资料应备份和加密保护，防止丢失或损坏。5.4.2文件发放对象由管理者代表根据文件使用需要批准，保证在文件的使用处有相应的文件。由公司文件管理员统一复制质量、食品安全管理体系文件，并在文件封面或第一页按发放的先后顺序标注受控分发号以作标识，然后发放到各使用部门或相关外部人员，填写“文件发放/回收登记表”，由文件使用负责人或其主管签领。文件发放应包括其引用的表格（记录格式）。5.4.3外部人员仅是借阅文件，应由管理者代表批准后，填写文件借阅登记表，由公司文件管理员统一复制并追踪借阅文件是否按时归还。5.4.3受控文件清单应适时更新以反映实际。5.4.4文件应分门别类标识，由使用负责人保存于通风防潮、防蛀、安全的适宜地方（现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件指置于行政部），以防文件损坏。任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借。应确保文件清晰，易于识别和检索。5.4.5行政部定期对各部门文件保管情况进行检查。在每次内部质量审核前应全面检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。5.4.6因破损或陈旧而需重新领用的文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，行政部做好相应发放签收记录。5. 5文件的更改5.5. 1文件更改由文件更改申请部门填写文件更改申请表，由原文件编制部门和审核人审核，经原文件批准人批准后执行更改。5.5.2更改文件的标识：文件更改范围和程度比较小的，如仅更改几行字且涉及面比较窄时，只更改状态不变动版本,如由VLo变为VLl,修订状态标识的跨度由修改人视修改的大小而定；对于多次更改或更改范围比较大，则应升级版本号,并将修订状态归0,如由丫1.8变为丫2.0。5.5.3只需要修订的文件更改，按原文件发放范围发放文件更改申请表，由各文件保管人负责按文件更改申请表要求对原文件标注更改，并将文件更改申请表附录。对需要换版的文件更改，执行5.3和5.4的规定，发放换版后的文件时收回原文件，在原文件中发放/回收登记栏注明，执行5.6的规定。5.6 文件回收、作废与销毁当文件不适用或文件持有人变动时，行政部应将相应的文件回收，在原文件中发放/回收登记栏注明。回收的文件，需要作废的，由行政部填写文件销毁登记表，应经原批准人批准后集中销毁。若需要保留时，仅保存原件，同时标明“作废留用”，以防止其非预期的使用。5.7 外来文件5.7 .I国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件，由公司行政部组织各职能部门识别、收集、获取，经总经理批准后，进行编号和受控标识，并按工作需要进行分发，填写文件分发/回收登记表。外来文件应编入单独列表受控文件清单，并在表头注明“外来文件”。5.8 .2公司员工因工作需要的外来文件，需识别其是否与质量、食品安全管理体系有关，若有关，转交公司行政部，执行5.7.1。5.7.3行政部和外来文件使用部门应当跟踪外来文件的发展，当外来文件有更新版时，应进行换版更改，执行5.5规定，并更新受控文件清单。5.7.4公司内部不对外来文件进行修订。若外来文件有不适用之处，应在引用该外来文件的文件中予以说明或编制新的文件予以规范。5 .8文件的使用和评审文件是活动的依据，应得到完全执行。文件发布后（包括更改）应有很必要的培训，以确保人员对文件的理解。文件管理和使用部门都可在工作中、内部审核和管理评审会议上提出对现有质量、食品安全管理体系文件进行评审，必要时则予以修改。每次内部审核，应包括审核所有受控文件的有效性，必要时进行修改。6 .9记录的管理记录是一种特殊的文件，除遵守本程序的适用规定外，还应依据记录控制程序有关规定执行（如受控分发、修改等）。7 .相关文件记录控制程序作业指导书编写规范8 .相关记录受控文件清单文件生命历程表文件发放/回收登记表文件借阅登记表文件更改申请表文件销毁登记表