记录控制程序（餐饮业）.docx

记录控制程序1.目的对质量、食品安全管理体系进行有效的管理，保持产品质量符合要求和质量、食品安全管理体系有效运行的证据。2 .适用范围适用于与质量、食品安全管理体系所有相关的记录。3 .职责1. 1管理者代表:负责组织所有质量、食品安全管理体系管理工作。3. 2各部门：负责本部门质量、食品安全管理体系的正确应用，及日常整理、保存、保护、审核有关的质量、食品安全管理体系。4. 3行政部：负责记录控制的检查、督办和定期汇总保管。4 .定义记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的文件。记录保存期限：最短的保存期限要求，法律法规或顾客、文件对记录有保存期要求的，也应该得到满足。5 .工作流程5.1 各部门负责本部门记录的编制、填写、收集、保管。5.2 记录的格式和标识：1. 2.1存在时，应使用管理体系文件规定的格式化记录，可从文件管理人员处获得空白表格。5. 2.2管理体系文件没有规定记录格式的，由各部门负责组织编制，报管理者代表批准，由文件管理人员备案后使用。6. 2.3记录格式的设计、更改，按文件控制程序有关文件更改的规定执行。7. 2.4记录的标识，包括记录名称、记录表格编号（按文件控制程序执行）、记录的时间、有关责任人的签名，以及分类识别号一般为顺序号，必要时可标明部门或范围。5.3 记录的填写5. 3.1记录填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，填写时，内容不得遗漏，未发生项应在栏目上用单杠划去。不得用铅笔或红色笔（除非文件规定）做记录。5.3.2如因笔误或填写错误要修改，应采用单杠划去，在其上方写上更改后的内容加盖或签上更改人的印章姓名及日期。修改前的记录应能识别，不得用涂改的方式修改记录。5.3.3记录应得到部门负责人或相关主管的审核。审核应关注内容是否正确无误，有无明显的错误字段错误，填写全不全，是否易认。5.3.4文件有规定时，记录应得到有相应职权的人的批准方为有效。5.3.5记录的填写、审核、批准人均应手写签名，并签署日期。5.4记录的管理和跟进5. 4.1行政部编制公司质量、食品安全管理体系清单，列明所有格式化的记录，并规定记录的保存部门和保存期限，并附上原始样本。6. 4.2在记录使用期内，各部门必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录保持清洁、字迹清晰，各部门按规定的期限保存记录。行政部至少应每季度一次地对已过使用期限的记录归档集中保存，7. 4.3行政部应至少每年一次检查各部门记录的使用、管理情况。8. 4.4超过保存期或无参考价值的记录应清点登记，编写报告，经总经理同意后销毁。超过保管期限仍需留用的，应另夹另柜存放并标识。9. 4.5记录是一种特殊的文件，应遵守文件控制程序中的要求，包括使用、借阅、批准、保存和保护、修改、销毁等。记录无发放要求。10. 4.6记录的发放和传递按记录的填制或签字要求执行。与记录无关的人员查阅记录应得到管理者代表批准。11. 4.7当规定记录的文件没有具体规定时，记录的最先签发部门负责跟进记录的填制，直到与其有关的活动全部完成，且记录得到妥善处理和管理。6 .相关文件文件控制程序7 .相关记录质量、食品管理体系记录清单