采购控制程序（餐饮业）.docx

采购控制程序1 .目的对采购过程进行有效控制，确保采购的产品符合规定的要求。2 .适用范围公司对原辅材料的采购过程，包括对相应供应商的选择评价。3 .职责3. 1总经理负责对合格供应商的批准。3. 2采购部负责采购管理：1. 2.1对供应商的选择、调查、评价及编制合格供应商名录；3. 2.2负责采购合同的签署及订单的下发；3.3各食堂采购商品的质量验证。3.4相关部门配合上述各部门开展此项工作。4 .定义无5 .工作流程1. 1供应商的分类A类供应商一一原料和辅料、与食品接触材料的工业品和经加工的农产品的供应商B类供应商一一未经加工的农产品供应商，如生鲜蔬菜和动物等。C类供应商一一其他供应商。5. 2供应商的选择与评价6. 2.1A/B类供应商由相应采购部门负责对供应商进行调查，填写供应商调查表。A类供应商要调查及收集资料的内容包括但不限于以下方面：a）营业执照及相关的许可证如卫生证等；b）主要产品类型以及产能、报价；c）人员、技术、设备设施的现状；经营历史和市场信誉、企业形象等。d）质量、食品安全管理体系认证证书（必要时或顾客有需求时）；e）其他资格能力证明;f）样品。B类供应商调查其是否有固定的农产品来源或生产基地，固定经营地址，并且在过往的供货历史中没有不良记录。5. 2.2供应商资料收集齐全后，由采购负责人组织有关部门（如运营部、运营部）等进行评价，评价结果填入供应商评价/再评价表，经采购部门负责人审核，总经理或其授权人批准后成为合格供应商。评价方式可以采用以下一种或多种方法进行：a）对供方的相关经验进行评价；b）对供方的产品质量、价格、交货情况及品质处理情况进行评审；c）对供方管理体系进行审核验证其按要求提供所需产品的能力；d）调查供方的顾客满意度；e）调查供方的财务状况、服务和支持能力。6. 2.3选择供应商的基本原则a）供应商须是所供应产品的生产商户或其指定的代理商。b）供应商须提供一定时限的合理的保持服务，并有能力提供保证。c）对长期一直品质良好，交货期稳定准时，信誉良好，服务优良的供应商，优先选择。d）在相同条件下，优先选择获得IS09001、IS014000认证的供应商。e）选择3家以上的相同采购对象的供应商，对其物资的质量、价格、服务等进行综合比较。f）提供必要的售后服务，大型系统解决方案应提供上门安装调试、培训等服务，否则应有相关的等价补偿包括退换货等。5.2.4所有评价合格的供应商都列入合格供应商名录，在有采购需求时使用5.2.5采购部门应根据公司发展的需要，不断扩大供应商队伍，为采购提供更大选择空间。5.2.6已有的供应商应在适当时机保持再评价，填写供应商再评价记录，确保其持续合格的供应能力：a）每年应进行一次再评价；b）当出现严重的质量不合格时进行。c）如果连续二次出现供应不合格，应取消其合格供应商资格。5.2.7C类采购品的供应商根据了解样品或实物，以及报价单、品牌效应在采购前对其进行能力、质量和价格方面评价比较，不做资质评价。5.2.8顾客供料或由顾客指定的采购不作供方评价，但应将供方表现及时反馈给顾客。5.3采购计划和实施5.3.1干货和粮油、调味品等工业产品：每周由物资需求部门编制采购单，交采购部门，由其审核汇总并咨询其他相关部门和仓库情况，确定采购需求，经总经理批准后，集中采购。5.3.2冰冻或生鲜蔬菜和动物产品采购：由住各食堂采购员根据当日菜谱需要，编制采购单，经食堂主管批准后采购。5.3.3应急采购：对于急用物资，由需求部门编制采购单并附录请购报告，经总理批准后，由采购部门按要求采购。5.3.4填写采购单须充分表述采购对象的信息，如产品或服务名称、规格/型号、数量、价格、交付方式、质量要求。5.3.5A/B类采购品只能选用合格供应商名录中的供应商提供，如果不能从合格供应商名录选取择合格供应商，应执行5.2条的规定，或由总经理批准选用其他供应商。5.3.6A类采购品的采购，应与供方正式签订采购合同编制订购单由供方确认并出具送货清单。适用时，合同应明确采购物资的名称、型号、规格、数量、交货期、产品或服务标准、检验规程或规范、图样及交货方式和地点。5.3.7实施采购前，应向多个供应商进行产品调查才能决定采购。5.3.8每次采购活动结束，供应商均要出具发票和相应报销凭证和质量保证书5.4采购商品的检查和验收1. 4.1采购员和食堂主管按产品的监视和测量控制程序要求共同对采购产品进行验收。合格的，由仓库按仓库管理规定的要求，对照请购单记载事项验收入库并出具入库单，仓管和质量检验人员同时在入库单上签名。入库单应记录a）产品的名称；b）规格/型号/颜；色c）数量；d）批号和生产日期或保质期等信息。2. 4.2对于验收发现的不合格，应标识并隔离后，通知采购部门与供方沟通处理，并记录处理方式。处理方式包括退货必要时进行应急采购和让步接收。让步接收应由总经理批准。5. 4.3当物料、工具、设备需在供方货源处进行验收时，由行政部组织相关人员按采购合同的有关规定进行验证。6. 4.4即使经过顾客验证或在供方进行验证，不能免除上述验证责任。5 .5采购记录的保持采购记录按记录控制程序要求予以保持。6 .相关文件产品的监视和测量控制程序仓库管理规定7 .相关记录供应商调查表供应商评价/再评价表合格供应商名录采购单进货验收单