02记录控制程序.docx

1目的对质量、环境管理体系所要求的记录予以控制，以提供对产品、服务、过程和体系符合要求及体系有效运行的证据。2适用范围所有与质量和环境管理活动相关的记录（包括供方提供的），包括纸质和电子质。3职责3.1 品管部对各职能部门的记录控制实施情况进行监督、检查。3. 2品管部负责记录总览表编制与定期更新，负责记录表单的编号、备案工作。4. 3各职能部门的记录由本部门负责标识、收集、编制、归档、填写、借阅、贮存和保管。4工作内容4.1流程图流程权责单位相关说明使用表单表单制作V相关单位文件控制程序文件格式及书写管理办法相关单位权责主管品管部依文件编号及版本要求赋予表单编号及版本记录总览表编号及列管发行使用品管部各相关单位使用表单须为最新版本相关单位禁用铅笔书写、修改，应以水笔或圆珠笔书写、划线修改，如修改应由修订人签认记录填写X-相关单位权责主管表单须经权责主管审查及核准后方可生效相关单位可按客户别、产品别、制程别、生产线别、时间别等分类收集与归档相关单位依保存期限保管储存维护相关单位文件借阅登记表记录调阅相关单位逾期销毁处理5. 2内容4.2. 4.2.1表单格式的制作与审核4.3. 1.l记录表单格式的制作，除依文件控制程序随同其相关程序或规定统筹办理，另须依文件格式及书写管理办法制作。4.2.1.2记录表单经相关单位主管审核后交品管部审定及编号。4.2.2编号及列管4.2.2.1品管部依以下原则赋予记录表格统一编号及版次，编号完成后登入记录总览表索引列管。记录表格的编号原则：4.2.2.2表单的起始版本为1.0,表单格式每修订1次，则以1.1版，1.2版以此类推。4.2.3发行使用4.2.3.1各相关单位及人员使用的表单应查询记录总览表,确认是否为最新版本，以免误用旧版表单。4.2.3.2各发行使用的表单其右下角须注明该表单的文件统一编号及其版次。4.2.4填写与审核4.2.4.1各相关单位于使用表单时，其内容须详实记载完备，禁用铅笔，务必使该表单保持清晰易读。4.2.4.2表单的记录应尽可能避免涂改，如需修改则用划线方式涂改，并由该修订人签认。4.2.4.3部分记录须由计算机系统进行保存或核算时，直接输入计算机系统中，并有输入者操作密码来验证其身份。4.2.4.4各表单须经相关权责主管审核或核准后方可生效。4.2.5收集与归档：各职能部门负责每月对上一月度经相关单位主管审核后纸张介质的记录进行收集整理,需要建档保存的记录可按表单名称的产品型号别、生产工序别、生产时间别等以档案夹或档案袋装订成册，自行管理。4.2.6贮存与维护4.2.6.1记录由各部门负责贮存，贮存与维护需易于存取调阅，存放处要有良好的环境条件以防其损坏、变质、涂改及遗失。4.2.6.2各项记录的保存期限规定于记录总览表中，记录保存期限应符合法规及客户要求（最低限度），规定如下：名称保存期限一般管理记录表单一年以上或保存最新版本管理评审记录、内部审核记录、产品检/试验报告、环境监测报告记录三年培训记录在职期间设备、检测仪器相关记录使用期间记录表各项质量检验的记录建立年度后加一日历年（如客户有指定的要求，依客户要求保存期限为准。）单产品设计开发及设计开发更改记录产品停产后加一日历年4.2.6.3若有比上述规定须保留更长的保存期限，则应于记录总览表上“保存期限”栏内明文规定。4.2.7记录的调阅1. 2.7.1与记录无关业务人员欲调阅记录时，均须填写文件借阅登记表向建立或存档部门申请，主管核准后方可调阅。4. 2.7.2客户或验证公司来厂评鉴时，可视需要向有关单位调阅相关记录资料。5. 8逾期销毁处理各记录逾保存期限规定，保管部门自行销毁，不得再保存。5引用文件5.1 文件控制程序6. 2文件格式及书写管理办法7. 相关附件6.6记录总览表I(BD-006)6.2文件借阅登记表