QP体系文件管制程序.docx
L目的：确保品质管理系统有效运作，各部门皆能持有最新发行的文件管制执行各项作业。2 .范围：适用于品质管理系统内文件管制的管理。3 .定义：3.1 文件：可用以达成产品品质及品质管理系统是否有效运作的书面化文书。3.2文件管制：须随时保持最新资料且进行分发及签收记录，无效文件须及时收回销毁。3.3非管制文件：分发当时为最新资料，变更时无需再调回修正的。3.4文件的分类：1.1.1 4.1外来文件：即客户或供应商所提供规范、标准或外来引用的参考标准(如国际、国家及行业标准等)。1.1.2 品质手册(QM)：为第一阶文件，是本公司品质管理与品质保证制度的适当说明，做为实施及维持公司品质管理制度及落实政策的参考资料。1.1.3 程序(QP)：为第二阶文件，完成手册内工作所必须的组织、职责管理运作方法、实施顺序及内容负责部门等细则及补助说明。3.4.4指导书、规定、规范、基准、标准(WI)：为第三阶文件，说明手册或程序书所规定不足之部份及完成品质系统所执行之详细步骤、方法、要点等规定。3.4.5表单、记录(FM)：为第四阶文件，为保证品质管理系统有效运作，而对各个事项持续不断加以登录。4.流程:流程权责单位相关说明使用表单流程权责单位相关说明使用表单文件制（修）订一各部门依质量体系与组织间分工矩阵图及文件/表单格式及书写规定制订文件制（修）订申请单V各部门权责人员审查者或会审单位责任者查核文件及签名文件核准二各部门权责人员核准者查核文件及签名Y体系管理办公室编号、版本、生效日期、盖文件管制发行章质量体系文件总览表登记、整理、编号J文件分发体系管理办公室实物发行给相关单位文件分发记录表/文件使用保管维护各管制文件持有人、f各部门依实际需要实施教育训练文件实施前教育训练及实施J内审员内部质量体系审核程序内部质量体系审核f各部门在文件修订记录栏注明修订内容文件修订申请表文件变更申请体系管理办公室旧版或过时无效文件进行销毁文件档案销毁申请表文件作废5.内容：5.1文件制订:5.1.1所有文件依质量体系与组织间分工矩阵图的权责划分，由制订部门依体系文件格式及书写规定起草、整理及校对。5.2文件审查、核准5.2.1文件审查、核准权限文件类别审核核准QM管理代表总经理QP部门经理管理代表WI科长部门经理FM科长部门经理或附随于QP、Wl被审查及核准5.2.2文件审查(1)文件制(修)订后，由直属单位主管或主管权限人员审查及在审查栏签名。5.2.3文件会审(1)文件审查权限非制作单位主管可核准者或尚须其他单位联合修改文件时，则文件应送相关单位会审，并在文件制(修)订申请单签注会审意见。5.2.4文件核准(D文件审查或会审后，依权限送交上级核准人查核，并在核准栏签名。5.3登记、整理、编号：5.3.1体系管理办公室将核准的文件依文件及表单编号管制规定编号登记，并将整理编号完成的文件列入质量体系文件总览表中。5.4文件分发：5.4.1整理编号完成的文件由体系管理办公室影印后，加盖红色受控章,分发于相关单位，并登录于文件分发记录表。5.5.文件使用保管维护5.5.1文件管制的使用适用于该文件适用范围，任何作业必须遵守文件管制之规定。未经核准，不得擅自复印、涂改持有文件。5.5.2品管部体系管理办公室负责根据TS16949标准更新,每次文件的变更与失效文件作废的处理,保持体系文件管制的最新版本。5.6文件实施前教育训练：文件发行后，各部门视实际需要，对文件实施教育训练、传阅或对要点进行讲解说明。5.7文件变更申请5.7.1文件若认为不适，必须修改时，文件变更申请人于文件(制)修订申请表填好资料，附上修订提议参考资料，向原文件制订部门提出申请。5.7.2文件修订除于该文件以注记于修改条款前，并将修改内容或形式记录于修订记录栏内：(1)表示修改记号，n为修改序号。(2)文件修改除依本办法5.25.6项之规定办理，并作版次修改依体系文件格式及书写规定执行。5.7文件变更的审查、核准：如未有特别指定，文件变更之审查、核准须由原始部门执行。5.8文件作废5.8.1各执行部门于接收到新文件时，应立即将原发行的文件自使用场所移除，交回发行部门废止并销毁，以防止被误用。5.8.2变更或过时的文件应填写文件档案销毁申请表,核准后由体系管理办公室将该文件销毁。Al5.8.3作废文件有参考价值将保存，但应盖文件管制作废章(附件一)以资识别。5.8.4作废文件须由体系管理办公室于文件分发记录表上注明旧版文件回收口期，以防止无效文件被误用。6 .相关附件：6.1 受控章作废章(附件一)6.2 文件制(修)订申请单(FW4020（三）I)6.3 质量体系文件总览表(FM040200-02)6.4 文件分发记录表(FM040200-03)6.5 文件档案销毁申请表(FM040200-04)7 .参考文件：7.1 体系文件格式及书写规定(WT040201)7.2 内部质量体系审核程序(QP080900)7.3 文件及表单编号管制规定(WI040202)附件一福州市华联汽车配件有限公司文件受控章样本受控注：印章为红色A2福州市华联汽车配件有限公司文件作废章样本作废注：印章为红色
