QP电子媒体资料管制程序.docx

L目的：为使公司的电脑件以及电子文件的管理规范化，特定本程序。2 .范围：以电子形式存在的软件（软件）、资料与电子记录之资料。3 .定义：3.1 电脑软件管理范围分以下几种：3.1 .1一般公用型的应用软件（软件）：指一般的文字处理软件（例如：0ffice2000中的Word、EXCel等），不限制使用权限，但经单位主管核准，并由网管安装或授权安装才可使用。3.2 .2专用软件：指本公司所辖范围内使用的CimatronIT12,本项目由研发中心依其职责限定用户的使用权限（1） Cimatron112软件系统：包含以下子系统MODELING系统、DRAFTING系统、NC系统、FEM系统；其管理规定依图纸管制程序。3. 2电子资料：指电脑程式运行所产生的资料，如：3D数模、模具3D、2D图纸、刀路程式等，无论是否以报表列印或复制等作业的结果。3.3 电子记录：指用户将文件内容通过电脑作业方式，将其存储在电脑媒体（如I：软盘，硬盘，光盘），并且可供查询，列印处理的电子资料，其记录规定应依品质记录管制程序办理。3.4 电脑用户：以下简称用户,为透过CimatronIT12系统或使用其它应用软件执行相关作业之人员、使用者。3.5使用权限：3.5.1每一个用户都由网管建立独一识别码（USERNAME）。3.5.2每一个用户须设立密码（PASSWORD）,作为通行或进入CimatronIT12系统之验证，该密码更统一管理。（1）对各电脑用户依其职责限使用之作业范围。（2）作业范围包含：1）资料输入、新增作业及保管。2）资料删除和保存审批作业。3）查询资料作业。4）列表作业。5）资料修改或变更作业。6）索引作业。7）其他电脑维护作业。8）档案异动（免制、删除、移动）作业。4.流程：4.1电脑软件管理流程:流程权责单位相关说明使用表单»一退件于软件新增修改申请各电脑用户各软件新增与修改内容记录软件新增与修改申请表审核二各部门主管各部门主管审核是否执行<件可行总、>部门经理网管评估不合格退件回各部门软件方案部门经理网管回应预定完成时间安装软件网管依申请安装软件网管各电脑用户网管安装的软件经测试OK后，由网管教育训练各电脑用户V1网管各电脑用户在教育训练后各电脑用户在网管的督导下上线操作。电脑上线训练4.2电脑上线作业流程:流程单位相关说明使用表单输入蝌电脑用户相关的电子文件资料由用户自行输入电脑存储，如需修改的电子文档应提交电子文档修改变更申请。电子文档修改变更申请电子资料异常解决甲请电脑用户在资料输入电脑后资料出现异常情况fM主管对异常IWl三wf乍出®三m断解flW三三资料异常解决/主管对所有的档案备份，然后进行调整电子文件资料统计表资料备份f主管网管每天对CimatronIT12系统的所有资料进行维护，其它资料每两周进行维护档案维护4.3权限开放管理流程:流程权责单位相关说明使用表单A权限开放申请各电脑用户相关软件在使用权限需增加权限开放申请表各部门主管部门主管审核批准是否开放权限网管作成网管对电脑用户的权限作相应的调整权限开放INVI网管由电脑用户测试所开放权限是否达到要求网管将开放权限的程式记录于权限记录开放表,供以后查询权限开放记录表登记入表5.内容:5. 1电脑软件管理：5.1.1 软件新增与修改申请及审核：各单位主管或电脑用户在使用过程中发现没有电脑软件或电脑软件在需要修改时，填写软件新增与修改申请表并由主管部门审核是否执行。5.1.2 软件可行性评估：(1)由各部门经理，网管对用户新增/修改电脑软件的要求进行讨论分析是否可行。(2)软件可行性评估依下列原则进行1)是否可以提高现行作业效率：如简化，合并等。2)是否可以取代人工作业：如统计，整理等。3)是否为实际业务需要。4)对其它软件，资料库的关联程度如何。5.L3软件方案检讨：(1)在通过可行性评估后，由网管向各部门经理汇报对新增修改的电脑软件的总体规划，并回应预定时间。(2)软件方案，须考虑以下原则：1)流程的建立。2)资料输入，输出的格式与内容。5. 3)使用权限。6. 1.4安装软件：(1)网管专员按各软件新增与修改内容的要求进行安装并测试。(2)安装时应标识出品质记录表单的版本号，且版本号应与品质记录总览表上之表单版本号保持一致。(3)若品质记录表单程式变更时，版本号在原版本号上累进至次一位数，如Rev.Ol累进为Rev.02。6.1. 5软件测试：在网管完成软件后，经电脑用户加以测试软件试运行是否有误。6.2. 6电脑上线训练及上线作业(1)网管安装的软件经测试OK后，由网管对电脑用户进行教育训练。(2)完成训练后各电脑用户初次作业在网管的督导下进行电脑和式样的操作。6.3. 脑资料的管理5.2.1输入资料(I)CimatronIT12软件资料：按需求依软件画面提示输入。(2)相关的电子文件资料由用户自行输入电脑存储，在输入电脑后由电脑用户自己更正。(3)如用户需修改旧有的电子文档应提交电子文档修改变更申请由主管审核后呈报部门经理。5.2.2电脑异常解决申请及解决:各电脑用户在输入资料的过程中或资料已输入电脑后出现异常情况,应及时向网管反应情况，由网管制定相应的措施对相关的异常情况进行更正。5.2.3资料的备份(1)主管每天应将本部门的CimatronIT12软件或office文档所有的资料备份至指定的区域中，并加以保存，以供操作中程式失效时使用，备份记录于电子文件资料统计表上。(2)其它资料应由各电脑用户依规定储存于相关目录中，如有需要亦可备份至存储介质上(如I：品质系统文件)。(3)为保持电脑系统运作的效率，主机(即：服务器)硬碟(HardDisk)中所储存的CimatrOnIT12软件资料，以3年为期限，逾期的资料由网管备份至备存设备中，并妥为保存。其它资料由电脑用户自行定保存期限。5.2.4 档案删除：对于版本过旧需要作废的电子文档，承办应填写电子文档删除申请提出删除申请，经主管审核、部门经理同意后方可删除。5.2.5 档案维护：主管每天对CimatronIT12软件系统的所有资料进行维护(执行编索引作业)，其它资料每两周进行维护。5.2.6病毒防护：为维护公司电脑系统的安全性，凡非本公司购买的合法正版软件，严禁私自带入公司使用。网管定时用防毒软件对所有的资料进行病毒清理，对进入公司的电脑软件须由网管用防毒软件检查以后才能使用。5.2.7客户电子文件资料：对于客户提供的文件资料由部门经理分发至部门主管处，现由主管分发,并记录于客户电子文件资料统计表(外来文件)5 .3权限开放管理5. 3.1权限开放申请及审查(1)各电脑用户若因目前作业需要，须开放使用权限，则填写权限开放申请表,若是本部门范围内作业权限，仅需部门主管审查；跨部门权限开放，需涉及部门主管及部门经理共同核准。(2)权限开放由各部门经理授权网管资讯管理员进行之。6. 3.2权限开放及用户测试(1)网管依核准后之权限开放申请表,对该用户依开放作业范围进行调整之。(2)各电脑用户测试所开放权限是否达到所申请要求。7. 3.3登记入表：权限新增或修改完成时，由电脑用户进行确认达到所申请要求后，资讯管理员将开放权限的程式记录于权限开放记录表1。6 .相关附件：6. 1CimatronIT12软件系统权限管制表(附件一)6.2 软件新增与修改申请表(FMo40600-01)6.3 电子文件资料统计表(FMOIo600-02)6.4 权限开放申请表(FM(MO600-03)6.5 权限开放记录表(FMo40600-04)6.6 电子文档修改变更申请(FMo40600-05)6.7 客户电子文件资料统计表(外来文件)(FMO40600-06)6.8 电子文档删除申请(FMo40600-07)7.参考文件：7. 1图纸管制程序(QP040400)7.2品质记录管制程序(QP040700)附件一福州市华联汽车配件有限公司CimatronIT12软件系统权限管制表系统程式通行密码权限网管2D3DCAM工艺品管生管模具注塑营销CimMODELING系统OatrDRAFTING系统O0nNC系统OIT12系统FEM系统O备注：1.表示为主办单位，负责资料之输入与修改。2.表示可进入该系统作查询，列印作业。3.。表示网管为CimatronIT12系统之维护单位。