公司文件档案管理制度.docx

公司文件档案管理制度一、范围本系统适用于各部门、各科室。二、责任1 .运营部负责设备设施随机数据、技术书籍等数据文件的收集和保存。2 .办公室负责特种作业人员的数据管理和特种作业人员的账户管理。3 .运营部负责安全工艺规程和设备操作规程的编制、发布、评审、修订和存档工作。4 .各部门、各班组负责沟通、学习和使用安全相关通知、隐患整改单、程序等。5 .其他公司或部门负责公司相关安全文件和档案的日常管理（包括收集、学习、使用、存档等环节）。三、存档范围1 .政府机构及上级部门发出的与公司有关的决定、建议、提示、命令、规章、规章、通知等资料。2 .公司对外正式文件、与相关公司的文件、公司请示及上级批复等。3 .各种内部工作计划、摘要、报告、指示请求、答复、会议纪要、统计报表和简报。4 .与相关公司签订的合同、协议等法律文件。5 .主管聘任书等材料，以及员工奖惩的文件和材料。6 .公司的历史、大事记和简报笔记、照片、录音、录像等反映主要活动的资料。7 .公司各项内部管理制度。8 .重要会议资料，包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型讲话、会议简报、会议记录等。9 .报告和总结反映主要职能活动。10 .反映经营管理业务活动，具有参考价值的其他文件、资料。四、管理要求1.上级主管部门发布的文件、通知、通告、讲话、检查记录、整改意见和措施必须编码备查。2 .归档文件应及时、准确、清晰，并由专人管理。3 .数据管理人员应随时保存安全档案，并注意防盗、防火、防虫、防潮、防漏。如有遗漏和错误，将追究相关人员的责任。4 .负责相关安全数据制定和管理的部门在修改原始档案时，应当做好记录。5 .各项程序等重要材料的制定、修改，由安全生产组和作业部门共同评审确定，并组织评审。审查通过后实施。6 .各类数据和档案的保存期限不低于3年，并建立销毁账户。法律、法规对专门档案有其他要求的，按照有关规定办理。五、文件整合1.存档的文件、资料原则上必须为原件。审批使用原件或者重要文件无原件不能归档的，可以保存复印件。2 .公文中发出的文件、函件或请求书，有关部门在收到有关部门批复文件后，应及时送至办公室登记备案，以保证文件申请与批复的一致性，避免出现只请求书不批复的档案稿件。3 .档案资料管理人员应根据业务范围和主要工作任务，按“档案类别”放入文件夹，并填写文件备案登记表，以备查阅。六、档案保管和借阅1 .档案是公司的重要信息，未经允许不得借阅和传送。外国公司人员未经领导批准，不得借款。2 .档案资料的借用必须经总经理批准。借阅档案必须办理登记和收阅手续。借阅档案资料的时间不得超过一周，必要时可以续借。档案保管人逾期应当督促归还。如需长期借阅，须经相关领导审核批准,并由档案管理人员进行详细登记。3 .查阅、借阅档案的人必须妥善保管档案，不得擅自出借、复制、拆除、损坏。归还的档案材料应当完好无损，否则追究当事人责任。4 .外借档案如不慎丢失，应及时追查，并报领导及时处理。