顾客沟通与合同订单评审程序.docx

1 .目的：为确保本公司与客户之间合约/订单均能符合双方的需求。1.1 各项要求均有书面化规定，有关与订单上不同要求皆已获得协商解决。1.2 本公司有能力达成客户要求，如规格、品质、成本、交期、数量、服务等。2 .适用范围：凡本公司订货的合约、订单的确认、答更、变更作业均属于。3 .定义：3.1 量产件：指已承制、有合约/订单之零部件产品，即经双方确认量产之产品。3. 2新开发件：接受要求开发之未承制过的产品。4. 3合同/订单评审项目：应包括规格、交期、数量、品质要求条款。4.流程：4.1 开发件订单审查流程:流程权责单位相关说明表单营销部顾客沟通与合同/订单评年程序顾客需求确认清单顾客导向过程清单及章鱼图顾客往来沟通及确认营销部外来文件管制程序新产品开发通知单图面或样品收集财务部成本分析表报价通知单成本分析及报价、议价营销部订单合同评审记录表新产品开发任务书订单审查通知研发中心生管部新产品开发与试作控制程序新产品开发记录表新产品可行性讲估表产品及过程设计/试作f研发中心生产件批准程序质量策划小组总结与认定ISlR批准合格证产品及过程设计确认营销部品质记录管制程序订单合同评审记录表订单合同评审记录存档5. 2设计/工程变更件合约审查流程:5.内容:5.1客户订单的审查确认:5.1.1客户订单资讯受理（包含变更通知单），应包括产品规格、交货期限、品质规格要求、图样或涉及产品特性指标（若有）、交付方式及支持服务要求等。6. 1.2客户需求资讯受理属于新产品/新材料（含设计变更件州寸，则应由营销部召集相关部门组织评审会议，并按新产品开发与试作控制程序及设计与工程变更控制程序执行。7. 1.3客户合约/订单属于新产品/新材料开发的,其报价应由付总经理会同相关职能人员（如:开发、财务）核算制造成本，并制作报价通知单供给客户确认。8. 1.4保密性：应确保顾客委托的正在开发的产品、项目和有关产品信息及技术资料的保密性。5.2订单的承制及服务条件的审查：5. 2.1营销部接获顾客的订单（阶段供货计划，须及时制作成J客户斓云清朝）,应会同相关部门对订单的内容进行审查，审查结果填写订单合同评审记录表。5. 2.1.1营销部首先对客户订单作“量产件”或“新开发产品”的判定，并于订单合同评审记录表中记录，即进行有关承制条件审查，审查方法如下：（1）承制服务条件审查，针对客户特定要求的本公司是否能确保达成。（2）营销部对以上审查项目确定无误后，若判定为“新开发件”则转交研发中心进行相关规格、工艺要求的审查；若为“量产件”则交生管部进行相关交期、物料库存状况审查。（3）对“新开发件”订单,研发中心在接到订单审查通知后,应实施产品及过程的设计、试作并进行小组确认。5. 2.2订单规格图面、品质、交期、物料需求条件的审查：5. 2.2.1研发中心负责有关规格、图面资料条件审查（只审查新产品订单，不审查量产件订单），其内容如下：（1） 客户的要求条件是否均有明文规定。（2） 如无明文规定，客户需要是否清楚。（3） 本公司制程能力确实能满足客户要求。（4） 客户的订单没有规定，但国家或国际产品法令与法规强制规定。（5） 与产品特性有关的安全法规（含限制材料使用条件）。（6）产品使用原材料是否符合客户要求。（7）在客户订单中没有明确要求的，但预计有或规定用途所必要的潜在要求应做出承诺规定（例如习惯/隐含特殊要求，质量风险评估）5. 2.2.2品管部负责合约订单的品质条件审查（只审查新产品订单，量产件订单按常规作法）。其内容如下：（1） 客户验证、安排产品放行的方式是否清楚。（2） 各种检验、量测的要求（品质特殊性、精度）是否满足客户需求。（3）客户特别指定质量绩效表、产品放行材质证明及检测报告。（4）产品特性管制项目（如控制计划中所增列的控制项目/方法）是否满足客户需要。5.2.2.3生管部生管负责有关货物交期、物料需求条件的审查内容如下：（1）生管部生管应充分掌握生产能力负荷，审查交货日期、包装要求等，以确保交期达成100%。（2）按客户订单需求所涉及材料安全库存状况，若库存不足应按“物料需求计划”提出请购，必要时可采取补救措施（如采用物料加急订购、委外加工等）。（3） 交货方式资讯审查（如日要求、批次要求，以及对物料交付要求）。（4） 客户订单）中是否明确客户指定材料5.2.3将各职能部门审查无误后的订单合同评审记录表,呈营销部主管核准批示，方可正式受订生产。5.3正式订单的转发：5.3.1营销部接受各相关职能部门的审查意见后，如无异议则接受客户正式订单，若有异议经部门主管协商，并经付总经理裁示方可接单。5.3.2量产件订单，应由生管部主管评审确认无误后，转入生管部制作生产任务单。5.3.3若属于“新开发件”或“特殊合约订单”时，则由付总经理与顾客协商解决，若无法接单或本公司无条件承制，则予以婉拒顾客。有能力承制时则按新产品开发与试作控制程序执行可行性评估。5.3.4若属于特殊车型的合同项目，必要时拟定新产品开发项目协议书或购销合同。5.4客户量产件订单的运作：5.4.1经审查无误后的量产件订单的分发（即已加盖订单审查章的订单），由生管部按生产计划与控制程序执行批量生产。5.4.2当原材（物）料不足或低于安全库存量时，则由生管部按物料需求向采购提出要求申请采购。5.4.3组织批量生产时，若工艺文件不足，应由研发中心指派工艺技术科人员制定、分发如材料列表BOM作业指导书、技术参数等资料。5.5合约/订单变更的审查：5.5.1由于本公司原因引起的不能满足合约/订单要求的异常情况，由营销部与顾客协商解决，以取得一致意见和处理方法。5.5.2客户订单变更时，涉及到型号、规格、技术资料时，则由营销部提出设计/工程变更申请单转生管部办理并按设计与工程变更控制程序执行。5.5.3若客户的交期、交付方式（如数量、运输方式、包装规格或方法）变更时，则由营销部填写设计/工程变更申请单知会生管部。5.5.4客户订单变更时，若涉及到产品成本，由营销部填写设计/工程变更申请单知会生管部。5.5.5客户订单正式变更时，营销部应确保变更项目或内容正确的传达或通知至组织内的相关职能部门实施(含相关文件及资料更改)。5.5.6若变更资料涉及到的产品信息、目录、产品广告内容、产品规格(含电脑、硬/软盘资料)应给评审确认，以确保不详、误用或不当使用。5.6客户订单交期的控制：l5.6.1客户交期、数量，营销部必须每口查询出货情况，以跟催生管准时交货，如有延迟应尽速召开会议，制定出解决对策并反应给客户。同时登录产品主机厂库存量推移表进行管控。5.6.2订单交期、数量及交货实际情况，必须登录于月供货达成统计表以进行管制。5.6.3客户交期达成率统计则由营销部按包装与出货控制程序执行。5. 7产品的发货流程控制：1. 7.1产品备货后，由营销部填写产品出货单，交财务审单，生管部确认。5. 7.2财务审单生管部确认后，由仓库按包装与出货控制程序执行。5.8产品的售后服务：5.8.1产品发出后由营销部实时跟踪货物去向，直至客户收到货物，结果记载于月供货达成统计表,每年度要对交货情况进行汇总分析并填写年供货达成统计分析表。5.8.2根据与客户核对后的每月结算清单让财务核对开票并通知客户销清货款,并记录于每月的应收账款明细表。5. 9订单(含销售出库单)记录与保存：5. 9.1营销部应保留与客户协商的所有文件资料，如订单、合约、出仓单、订单合同评审记录等。6. 9.2相关记录的保存方式与保存期限按品质记录控制程序执行。7. 9.3合约、订单及变更材料应保存至车种停产后加一个日历年。6.相关附件：6.1 顾客导向过程清单(附件一)6.2 顾客导向过程章鱼图(附件二)6.3 产品出货单(FM070100-06)6.4 小组可行性承诺表(FMo70200-08)6.5 订单合同评审记录表(FMO70100-01)6.6 新产品可行性评估表(FMO70200-01)6. 7成本分析表(FMo50500-01)6.8 月供货计划表(FM070100-02)6.9 设计/工程变更申请单(FMO70300-02)6.10设计/工程变更通知单(FMo70300-01)6.11新产品开发通知单(FM070100-03)6. 12新产品开发记录表(FMo70100-04)7. 13应收账款明细表(FMo70100-05)8. 14月供货达成统计表(FMO70100-07)9. 15年供货达成统计分析表(FMO70100-08)10. 15JTr客户交附标清单(FM070100-09)11. 16产品主机厂库量推移表(FMo701OOTo)7.参考文件：1.1 1新产品开发与试作控制程序(QP070200)1.2 设计与工程变更控制程序(QP070300)1.3 3品质记录管制程序(QP040700)1.4 性产计划与控制程序(QP071300)1.5 5采购与外包控制程序(QP070800)1.6 包装与出货控制程序(QP072200)1.7 过程控制程序(QP071400)1.8 过程检验程序(QP080200)1.9 仓储管理程序(QP072000)7. 10售后服务实施程序(QP072300)7. U客诉与退货处理程序(QP080800)12. 12客户满意度控制程序(QP081600)