体系文件控制程序.docx
体系文件控制程序文件编号：1.目的为质量/环境管理体系文件编制、更改、审批、分发和作废处理提供指引,保证文件受控。2.范适用公司各部门对质量/环境管理体系文件的管理和控制。3.职责3.1相关部门/岗位职责部门/岗位工作内容频次/时间总经理审批质量/环境管理手册2个工作日管理者代表审核质量/环境管理手册、审批程序文件2个工作日品质管理部经理审核程序文件、审批作业指导文件和记录表格5个工作日部门负责人审核本部门职员提出的文件编制/更改申请负责保管本部门领用的体系文件2个工作日持续品质管理部审核非品质管理部人员审核的体系文件保管体系文件正本及培训检查监督各部门体系文件受控、执行情况2个工作日内及时各部门对本部门员工进行培训及文件控制、执行文件发放后7个工作日内培训3.2文件编制、更改、审核、审批权限文件类别编制权限更改权限审核权限审批权限质量/环境管理手册品质部经理部门主管以上人士管理者代表总经理程序文件具有相关技能人士公司任一职员品质部经理管理者代表作业指导文件具有相关技能人士公司任一职员品质部人员品质部经理记录表格具有相关技能人士公司任一职员品质部人员品质部经理注：1、审核、审批人不得与编制/更改人相同，但审核、审批人可为同一人；2、品质管理部经理编制或更改的程序文件、作业指导文件及表格，须由管理者代表审核和审批。4.方法和过程控制4.1重要说明为进一步明确体系文件的受控状态，受控章在文件左上角的为体系文件正本，受控章在文件右上角的为体系文件副本。本公司受控印章为红色印章，非受控印章为蓝色印章。4.2 体系文件的版本控制4.2.1 未经修改的文件版本号为“A/0”，修改一次版本号升为“A/1”，当版本号从“A/9”升级时，则升为“B/0”，依此类推。当对体系文件进行全面修改时，即使修改次数未达到9次，版本也要全面改版（如从AB、BC）04.2.2 文件页数超过1页以上,则文件修改时只更改修订页的版本号,如文件某一页的版本号升至“A/9”,则该页再次修改升级时，文件全部页的版本号升为“B/0”。4.2.3 若文件更改后增加或减少页数，则各页均按原最高版本号的页统一升级为相同的版本号。4.3 体系文件的编制、更改4.3.1 文件的编制和更改需按体系文件控制细则规定的格式和编号方法进行。4.3.2 动议编制/更改文件需填写文件编制/更改申请表，经部门负责人确认后，报品质管理部。也可通过网上文件修改信箱向品质管理部提出更改建议。集中编制/更改时可只填写一个编制/更改申请表，经管理者代表或品质管理部经理审批。4.3.3 体系文件通过审批后,最迟自文件标明的生效日期开始生效执行。4.3.4 文件修改时，有更改的文字内容须加下划线标明（质量记录表格可不加下划线）。4.4 体系文件的分发4.4.1 新编或更改的体系文件，由品质管理部加盖红色“受控文件”印章后，填写文件发放签收表，按体系文件分类（发放）表分发给相关部门（公司管理层及职能本部/经营本部办公的部门不发纸质文件，以网上文件的方式进行查阅，详细发放要求见体系文件分类（发放）表。零星编制或修改的记录表格可通过内部信息网和邮件系统发送到各部门，不须填写文件发放签收表，作废表格不须交回品质管理部）。4.4.2 各部门领回体系文件后须在七个工作日内完成更换并将旧文件加盖“作废章后送交品质管理部。品质管理部负责对各部门作废体系文件进行抽查。作废文件正本由品质管理部保存至少三年。4.4.3 新部门成立时，应及时到品质管理部申请领取体系文件。4.4.4 各部门因现场悬挂等原因需增加持有体系文件时,需填写文件发放签收表,经管理者代表或品质管理部经理批准后领取。4.5 体系文件的培训4.5.1 新编或更改的体系文件发放后，品质管理部须对各部门相关业务块主办以上人员进行培训（零星更改的表格除外）。4.5.2 新编或更改的体系文件执行前，各部门应将所有新增或更改的文件内容对相关岗位人员进行培训。4.5.3 新部门成立后，须对全体人员进行培训、考核。4.6 体系文件的作废处理4.6.1 作废文件均须加盖作废章。如发现文件名、编号均相同的文件,应以网上文件的版本为准。4.6.2 如文件不适用需取消，须填写文件编制/更改申请表，按原审批程序报批后报废。4.7 体系文件的查阅、借阅4.7.1 非本公司人员不得查阅、借阅体系文件。特殊情况需经管理者代表批准。4.7.2 查阅的体系文件不得带离办公区域。借阅须填写借阅登记表，经部门负责人或其授权人批准，并不得带离本部门管理服务区域。如有污损或遗失，须报部门负责人处理，并向品质管理部申请补发。4.7.3 隔夜借出须部门负责批准，外借时间最长不得超过3天。4.8 体系文件的保管和保密4.8.1 部门负责人负责保管体系文件，并对结果负责。4.8.2 任何人不得复印、泄露体系文件，不得擅自携带体系文件外出。5.相关文件XXX4.2.3-Z01-01体系文件控制细则6.记录表格XXX4.2.3-Z01-F1XXX4.2.3-Z01-F2XXX4.2.3-Z01-F3XXX4.2.3-Z01-F4文件编制/更改申请表文件发放签收表借阅登记表体系文件分类（发放）表
