公司档案管理制度（参考）.docx

档案管理制度为了建立健全公司的档案管理工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用公司档案，结合本公司实际情况，特制定本办法。一、公司的档案范围1 .公司法人档案。包括营业执照、商标；公司章程、域名、股东会、董事会决策材料，及公司大事记、向政府报告、批复等材料。2 .公司行政管理档案。包括各会议文件、工作计划、规划和工作总结；规章制度、人事任免、奖励和处分等材料。3 .公司经营管理档案。各种合同及协议书；销售流程，产品质量标准、用户档案、市场信息等。包括与客户的往来函件、商务报告、贸易单据等。4 .公司生产技术管理档案。安全生产、各类事故调查处理措施材料、技术操作规程、环保、三废治理、技术研究等材料。5 .产品档案。产品工艺图、生产工艺操作规程、产品指标、产品介绍等材料。6 .科学技术研究档案。专题科研项目攻关、实验事故调查材料、新工艺、新设备、新材料研制、技术更新材料等。7 .基建档案。厂区地形图、红线图、房产证，厂房土建施工图、竣工图、厂区水、电、汽、冷、地下管道工艺图等。8 .设备、仪器仪表档案。公司专用设备施工图、竣工图、通用设备说明书材料及仪器仪表等材料。9 .公司会计档案。包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。10 .公司人事档案。履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；学历和评聘专业技术职务材料；政治历史情况的审查材料；参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；奖励、处分材料；录用、工资、待遇等材料。11 .公司声像档案。包括照片、录音、录像、光盘档案等。12 .公司党群工作档案。内部刊物、宣传材料等。二、公司档案管理体制1 .公司档案管理机构：人事部统一管理公司各类档案（会计档案除外）。2 .公司指定专人分管公司档案工作，保管人必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。3 .档案归档完整性和档案借阅归还及时性列入公司考核制度。三、立卷归档制度1.档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的文件材料，经过整理，立卷，定期向档案室移交集中保存。2 .归档范围：凡是本公司具有考查利用价值的文件材料，以及公司的档案管理范围进行归档。3 .归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：3. 1.按年形成的文件，第二年上半年归档。4. 2.凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。5. 3.凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。6. 4.工程项目，科研课题，鉴定，竣工验收后，三个月内归档。4.归档要求4. 1.材料完整齐全。4. 2.系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。4. 3.立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。4. 4.在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。7. 5.由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续，双方在移交清册签字。5.部门归档要求5. 1.编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。5. 2.文件按时间顺序排列，最近的在最上面。8. 3.定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。9. 记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用A4纸。四、档案管理工作1.档案的管理：区分全宗，正确立档单位；以档案分类大纲对档案进行分类组卷，装订并编制案卷目录、顺序号及正确题写案卷名称。10. 案保管：公司设立专用档案库保存档案。11. 案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限。12. 案统计：依据国家统计和有关法律法规，做好公司档窠统计工作。包括库藏统计、清查统计、鉴定统计、移交统计、借阅统计、利用效果统计等。13. 案的销毁编制销毁清册；办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。五、档案保密工作严格遵守保密工作条例，档案管理人员和借阅人员均不得泄密，对密级高的档案，要经主管领导批准后方可查（借）阅。六、档案利用工作1 .凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档窠密级，经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。2 .档案利用方式有：提供档案原件；提供档案复印件；提供文献索引资料。3 .档案管理部门要主动向部门员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。4 .借阅档案不得擅自转借，不得折叠、剪贴或抽页、拆封档案，严禁在档案上勾画、涂抹、添加文字等。5 .凡要摘抄复制时，必须说明理由，经档案管理人员同意后方可进行。6 .档案室要注意收集利用实例，做好档案利用效果登记。七、档案表单附则