文件控制管理程序PM.docx
XXXX汽车部件工业有限公司页次：1/6标题文件控制管理程序I版次IL5I编号QP/MF4011 .目的：本程序规定了与体系有关的文件、本公司或由客户提供的技术文件、资料、图纸或收集的相关产品标准及环境/健康安全的相关文件等的控制程序。2 .范围：本程序适用于公司所有文件的控制与管理。3 .定义：3.1 第一级文件：手册3.2 第二级文件：程序文件3.3 第三级文件：规范、规程、图纸等3.4 第四级文件：记录3.5 管理类文件：手册、程序文件及涉及人员管理之文件3.6 技术类文件：针对某一具体产品所涉及的技术图面、规范标准等3.7 外部文件3.7.1 本公司收集的与产品有关的标准、图纸等资料3.7.2 客户提供的标准、工程规范、图纸等资料3.7.3 体系要求及相关文件3.8 保密类文件4 .职责4.1 体系文件的编制，审核，批准见下表文件级层文件名称编制审核扑t准*手册品管部管理者代表执行副总二程序文件相关部门部门主管管理者代表三规范、规程相关部门部门主管管理者代表四表单相关部门部门主管部门主管4.2开发课负责371、372、373和技术文件管理4.3文件编号与文件的制订修改及废除由原制订部门主管负责。5 .工作程序5.1 第二、三级文件结构1 .目的2.范围3.定义4.职责5.工作程序6.附录5.2 文件页码格式：本页数/总页数5.3 各标题内的小标题顺序如下格式：11.11.1.11.1.1.1（最多六层）22.12.1.12.1.1.1（最多六层）XXXX汽车部件工业有限公司页次：2/6标题文件控制管理程序版次1.5编号QP/MF4015.4 文件编制、分发、回收5.4.1 文件编制、分发、回收由开发课统一管理，并编制“文件一览表”。属技术文件分发，按技术类文件管理规范执行；程序文件以局域网的形式发布并保留一份原文件，相关单位可在局域网内自行查阅。5.4.2 文件发行时，文件由开发课于文件每页上加盖蓝色受控章，收文单位在“文件分发/回收/签收记录表”上签收；若为更改、作废的文件，需收回旧版文件，并在“文件分发/回收/签收记录表”上作好记录，原稿旧版由开发课在每页正面加盖作废章继续保持至下一新版次文件的产生；其余回收的旧版文件由开发课在回收后15个工作日内完成销毁工作；属技术文件按技术类文件管理规范执行。程序文件由开发课统一在局域网上进行更改，并保证其局域网上的版次为最新版本。5.4.3 正式发行的文件，使用部门不得于文件上画线加记号或涂改其内容。.5.4.4 技术文件若需增发或因破损需调换时，应向开发课提出申请补发。5.4.5 技术文件由开发课负责管理，具体按技术类文件管理规范执行。5.4.6 外来文件具体按外来文件管理细则执行。5.4.7 环保、安全的相关文件需依5.4.2执行。5.5 文件作废/更改的提出551文件由相关部门按“文件制订/更改/作废申请单”提出，按4.1规定批准后由开发课按5.4.1执行。属技术文件由开发课按“文件制订/更改/作废申请单”提出，按4.1规定批准后由开发课按5.4.1执行。修订内容由管理部填入“文件更改履历表”。属技术文件按技术类文件管理规范执行。5.5.1 文件作废/更改仍需原权责人员审查、批准，当文件作废/更改不由原权责人员审查、批准时，应由相关部门提供背景资料。非预期使用的作废文件应进行特别管制，加盖“作废章”并记录。5.5.2 文件如有发现缺页、破损、字迹模糊不清，应向开发课提出申请补发。5.5.3 体系文件因公司组织结构、职能分配发生重大变化及环境、健康、安全因素、产品结构发生变化等原因，需重新换版（包括二、三级文件的增删与修改），由管理部统一办理“文件制订/更改/作废申请单”，经副总经理批准后实施。5.5.4 必须保存每项更改在生产中实施的日期的记录,实施必须包括对文件的更新。5.6 文件编码XXXX汽车部件工业有限公司页次：3/6标题文件控制管理程序版次IL5编号QPZMF4015.6.1 手册编码：M-XXXX年份号手册英文编号例如：QM-20032003年5.6.2 程序文件编码：OP/MFXXXII该要素第几个程序要素序号（允许以小数形式）I程序文件英文缩写例如：QP/MF401该要素第几个程序要素序号（允许以小数形式）TS16949程序文件HA/MFXXXI该要素第几个程序要素序号（允许以小数形式）程序文件英文缩写xxxx汽车部件工业有限公司标题文件控制管理程序版次1.5编号QP/MF401例如：5.6.3三级管考OWI：XA/MF4Ol该要:要素J素第几个程序字号（允许以小数形式）WOO/OHSAS18000程序文件L个文件（允许以小数形式）文件（规范）英文缩写时，以版本修订为记文件-5为、/TQm/二件（规范）编码：XXX该要素第,芟系Jr万注：环境/安全例如：QW:程序40(二级官埋,与质量体系程序同时出现H本要素第个-L要素序号（允许以小数形式）QW-TS16949XXXX汽车部件工业有限公司舜题文件控制管理程序版次IL5编号QPZMF401HAX-XXX该要素第几个文件要素序号（允许以小数形式）1三级管理文件（规范）英文缩写指导书编号及HA-ISO14000HOSAS180005.6.3.1部门内控管理方式如下：1流水号以001、002、以此类推表示部门代码5.6.4 四阶文件（规范）编码：QPXX-XXX流水号版本号四阶代码例如：QP02001流水号版本号5.6.5 技术文件编号具体按技术类文件管理规范执行。5.6.6 部门代码：总经理室：A管理部：B生产部：C生管部：D开发课：E品管部：FXXXX汽车部件工业有限公司页次：6/6标题文件控制管理程序版次L5编号QP/MF4015.7版本规定及文件有效期5.7.1 次修改管理文件版本从试用开始，每页允许修改五次，第六时整份文件应重新从20开始。5.7.2 技术文件版本具体按技术类文件管理规范执行。5.7.3 具有时效性的文件包括：企业标准、试验报告、图面、技术资料、技术规范。5.7.3.1 企业标准的有效期为三年。5.732 产品性能试验报告的有效期依据与客户的技术协议来决定。5.733 .3图面、技术资料、技术规范的有效期依据版本的更新来决定，即新版本一经发布，旧版本就立即失效。1.8 管理文件受控图章样件见附件1,技术文件受控图章使用按技术类文件管理规范执行。1.9 当顾客有特殊要求时，第二、第三级文件结构按顾客规定执行。1.10 通过管理评审，对文件的有效性定期进行监督、评审，如果顾客有要求时间,按照顾客要求的时间及时评审。1.11 文件若需借阅时，应填写“文件借阅记录表”向开发课提出申请，并按时还。5 12保密类文件控制管理5.1 ；保密类文件包括客户提供的图面、技术规范、技术协议、厂内重要的技术资料。5.2 .2保密类文件控制管理除需符合本程序之4、5以外，还需满足不外泄，如需借阅必须经过所属单位最高主管的同意。6 .附录6.1 相关文件6.1.1 技术类文件管理规范6.1.2 外来文件管理细则6.2 相关表单6.2.1 文件一览表6.2.2 文件发放/回收/签收记录表6.2.3 文件制订/更改/作废申请单6.2.4 文件复制申请单6.2.5 资料借阅记录表
