文件管理制度（食品公司）.docx

文件管理制度第一章总则第一条为了减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据政府关于文书处理的有关规定，结合本公司的实际情况，特制订本制度。第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。第三条按照组织结构分工的原则，公司各类文件分别由总经理办公室和部门（以下简称两办）归口管理。第二章收文的管理第四条公文的签收1.凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由人力资源部收发专员登记签收。在签收和拆封时，收发员和机要专员均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。2.对政府机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口,应立即报告相关部门，并登记差错文件的文号。第五条公文的编号保管1.两办机要专员对政府部门来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的领导亲启文件，公司领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要专员进行登记编号保管，不得个人保存。第六条公文的阅批与分转1.凡正式文件均需分别由两办主管（或专员）根据文件内容和性质阅签后，由机要专员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。2.一般函、电、单据等，分别由两办机要专员直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。3.为加速文件运转，机要专员应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。第七条文件的传阅与催办1 .传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。2 .阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室,阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。“如有领导批示、拟办意见”两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。3 .阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确关系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。4 .文件阅完后，应送交两办机要专员，切忌横传。5 .两办机要专员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。第三章发文的管理第八条发文的规定1 .公司上报下发正式文件的权力分别集中总经办，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。2 .各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向总经办提出发文申请，并将文件底稿交总经办审核。同意发文。3 .对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由总经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。第九条发文的范围1.凡是以总经办、人力资源部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。4 .人力资源部下发文件主要用于：(1)公布公司规章制度；(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；(3)公布公司体制机构变动或干部任免事项；(4)公布公司性的重大生产、技术、经营管理、安全工作、生活福利等工作的决定；(5)发布有关奖惩决定和通报；(6)其他有关公司的重大事项。5 .在公司日常生产、技术、经营管理、安全工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理，经分管领导批准后，由主管书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。第四章发文程序与要求第十条发文程序规定1.公司各部门需要发文，应事先分别向上级提出申请；6 .上级同意发文时，主办部门应以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；7 .草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；8 .文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、复印份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；9 .两办应根据公司要求和上级领导有关指示及有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；10 .经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责）;11 对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誉写清楚；12 需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；13 文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送公司领导审定批准签发；14 .经领导批准签发后的文稿交两办机要专员统一编号打印；15 .文件打印清楚，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名，无误后在盖印分发。第五章文件的借阅和清退第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主管同意后方可借阅。第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。第十三条两办机要专员对承办的公文应抓紧催办，应定期进行收缴清理工作。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。第六章文件的立卷与归档第十五条文件的归档范围1 .凡下列文件统一分别由两办负责归档;上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；公司及部门发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；(4)参加政府部门召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报表言材料等；(5)政府机关领导来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本公司向上级进行汇报的提纲和材料；(6)反映本公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音、像摄制品；(7)公司日志和大事记；(8)公司向政府部门请示批复的文件及上报的有关材料。2 .公司及各部门日常工作中形成的活动资料，由各公司各部门负责立卷归档。第十六条立卷要求1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分别类地进行整理归档。3 .立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。4 .要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。第七章文件的销毁第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按公司有关规定，办理申请销毁手续。第十八条经审核同意销毁的文件，应分别由两办机要专员和主管部门按照公司指定地点监视销毁。