药房医馆财务管理制度.docx

药房医馆财务管理制度为了加强公司下属药房、医馆的财务管理，落实管理人员的职责，达到公司财产管理的目的，让员工明确相应责任和对应权利，特制订本制度。第一章营业款管理制度一、门店的营业款是财务管理重要内容之一，包括医保款、POS机款、现金、微信支付宝共四部分。1、现金营业款(1)所有门店原则上当天营业款第二天15:00存入指定账号特殊情况提前告知财务部出纳；(2)存款由收银员负责，存款时由两名员工共同到银行，人员必须为公司正式办理入职的员工；(3)每月月初1号必须把上月剩余营业款全部存入指定账号，不得与本月营业款合并存入；(4)门店若不能按时将现金存入指定账户，需立即通知财务部出纳，说明原因；(5)存款回单要求保存完整每周店长会与销售日报表一同交至公司财务部；(6)现金收款金额要与收款系统中的金额一致，如少存或未存需在销售日报表备注栏里写明原因。2、医保营业款(1)医保刷卡时要准确无误，如遇断电、断网情况，需要待确认清楚款项是否划出后再做处理。特殊情况无法处理时与店长及信息部联系，店员不能私自做决定；(2)如遇当日无法解决的问题，记录好顾客的姓名及联系方式，尽快解决；(3)各门店每月1日应将医保结算单上传财务部出纳。3、POS机营业款在刷银行卡时，注意PoS机显款是否与所收款项金额一致，刷卡回执单一定要求顾客签字确认，每周店长将回执单交财务部出纳统一保管。4、微信、支付宝收款微信、支付宝收款扫码时要确认是否是本店的二维码，定期检查收款二维码是否是公司下发的二维码，确保不被其他人调换或更改，保证微信支付宝收款的安全性。二、营业长短款的处理1、营业短款有以下三种情况：(1)员工内购，当员工内购时需业务经理审批签字，内购的员工需要及时将款项存入公司；(2)免单以及打折单据，该类单据必须有总经理签字审批；(3)促销活动时间差产生的短款等其他同门店经营相关的临时性短款必须由运营主管审批。以上短款门店需按不同原因登记备查。2、营业长款(1)由于各种原因造成的销售款无法入系统，导致的营业长款，门店需按日期登记备案，营业款按日一并存入公司的指定账户。在销售日报表上标明原因，业务经理签字；(2)其他情况造成的营业长款需要先存入公司指定账户，待查明原因后做出相应处理。四、注意事项1、门店必须做好日清日结，不得两天款项合并清缴；2、门店店长要加强门店现金的管理，注意营业款的资金安全，以及收银台区域的安全；3、营业款现金除存款时，其余情况不得带离本店或私自带回家中，否则视为挪用公款；4、收顾客暂时未过票的现金不得个人保管，否则视为挪用公款处理；5、不允许使用营业款现金垫付任何费用，不得将营业款挪做他用，时时做到账款相符，特殊情况需财务经理审批；6、个人钱款一律不得与门店现金混放，一经发现视为营业款现金，做长款处理；7、现金营业款不得分上下午班各自管理，必须统一管理，交接班时上午班人员把现金营业款全额交接给下午班人员。8、门店收银区域保持整洁，收银票据、各种备查登记表账簿不得随意放置；做好收银的电脑设备的维护，定期清理灰尘确保设备可以正常使用。五、罚则1、发现营业款挪作他作，处以挪用金额1倍的罚款，并处相关责任人200元以上的罚款，店长连带责任处以100元罚款，情节严重者给予降级、降职、直至辞退；2、发现有医保卡刷卡套取现金的处以套现金额1倍的罚款，并处相关责任人200元以上的罚款，店长连带责任处以100元罚款，情节严重者给予降级、降职、直至辞退；3、发现有POS机刷银行卡套取现金的处以套现金额1倍的罚款,并处相关责任人200元以上的罚款，店长连带责任处以100元罚款,情节严重者给予降级、降职、直至辞退；4、微信支付号码错误造成损失的由当事人负责补齐本次付款金额；5、因工作疏忽不认真导致现金丢失、现金存错账户、存款金额错误、造成公司损失的由当事人承担全部责任。第二章门店检核制度1、 财务部每月应不定期对各门店营业款、备用金、库存商品进行检核，每次检核财务部至少两人参加，各门店需要积极配合。二、营业款的检核财务需要根据收款软件核对当日门店现金、POS机、微信支付宝、医保的收款额是否准确，确保每笔营业款均及时入账。营业款为公司所有不得挪作他用，发现各项营业款同收款软件里不一致时需要及时查明原因，按照公司相关规定处理。三、备用金的检核备用金为门店找零使用，专款专用不得挪作他用。财务人员需要核对备用金同营业款现金收款的总额是否一致。四、库存商品的检核1、财务人员根据商品的价值、销量及以往检核情况确定5-10个需要检核的品种，现场清点数量，实际库存需要同软件中的数量核对一致，不一致时查明原因。2、任何商品一旦产生销售应立即过票，一经发现未过票商品当场按最高零售价过票买单。3、任何商品为公司所有不得挪做他用，如有借用需总经理审批。一经发现私自借用公司商品需当场按最高零售价过票买单。4、药品为特殊商品一经售出原则上不能退货。如有特殊情况退货需有运营部经理审批，并在退货小票上注明退货顾客的姓名、联系电话、店长签字等信息，以备财务部核实真假5、当门店发生权限范围外的折扣商品，应填写手工折扣申请单并做好折扣原因、批准人、商品编码、折扣比例等详细信息，并有折扣受益人在收银小票上签字。手工折扣单必须有店长、运营经理、总经理签字。如发现记录信息不清楚折扣原因说不明白的当场最高零售价过票买单。第三章库存管理制度一、库存商品的出入库管理1、药品属于特殊商品，应确保药品的入库效期、生产日期，保证门店商品库存的满足率，监控门店效期、滞销、三个月不动销等商品。以此保障门店与公司库存的合理。加强近效期药品的管理，避免造成经济损失和杜绝将过期药品销售给门店。2、商品入库时验收人员需要核对药品的品名、生产企业、规格、批准文号、产品批号、生产日期、有效期等，并做好药品购入的验收记录。入库单一式三份仓库、财务、供应商各一份。3、商品根据门店的领料单进行出库，出库时重点核对药品效期,避免将近效期门店无法销售的产品发出，出库单一式三份仓库、财务、门店各一份。4、关于医馆购入的非药品的物料，在购入时应办理入库手续，需要用料的各诊室根据本周或本月用量填写领料单，由库管员进行出库。二、库存商品的盘点流程公司盘点类型分为定期全盘、每月抽盘和门店自盘。1、定期全盘(1)盘点周期：公司整体盘点每年至少6月底、12月底进行两次，遇特殊情况可增加整体盘点次数，具体时间公司提前三天告知各门店及仓库。(2)盘点前的准备工作：a单据整理：各门店仓库在接到盘点通知后应及时检测软件系统中所有单据是否已经审核处理完毕，整理未录入系统的单据及时处理，对暂时无法处理的单据整理出明细表，标明原因、处理完成时间，由总经理签字确认。-此项工作由各门店、仓库负责人负责，盘点前一天处理完毕；b盘点前商品准备：各门店、仓库必须对其负责的所有商品进行清查，并将所有商品放到相应货位上，确保商品放置地点的唯一性。由于中药饮片的特殊性不同厂家、不同批号相同的商品要集中摆放，以便更好的统计。-此项工作由各门店、仓库负责人负责，盘点前一天处理完毕；C盘点当日停止电脑销售，上传销售数据，由信息中心提取盘点表，经财务人员、业务中心确认后打印盘点表进行实地盘点。-此项工作由信息中心负责；d盘点参加人员：盘点需要全员参加，管理部门人员由业务部统一分配至各门店、诊所及仓库协助盘点，各门店、诊所盘点负责人为馆长，仓库为部门负责人。(3)实地盘点a所有管理人员配合各门店、诊所、仓库进行盘点，盘点后各门店将盘点数据录入电脑，对存在重大差异的项目进行重盘，结果需签字确认，最终结果必须盘点当天录入软件系统；b各门店当日在软件系统中生成报损报溢单，由各部门审核后打印交由总经理签字；C财务根据总经理签字后的单据进行财务处理。业务部根据盘点结果及公司相关规定编制盘点奖惩表由领导审批后交由人行部及财务部，人行部据此将奖惩计入本月工资，财务部监督执行。2、每月抽盘(1)盘点周期：每月20日至月底财务任意时间到店抽盘。(2)盘点范围：财务根据商品价值、流动量等相关数据抽查20个品种(包括成药、中药饮片等)，贵系产品需要每月全盘。(3)盘点的要求：抽盘时需要各门店、诊所人员进行配合，将抽盘的产品集中摆放，对未处理的票据进行说明。(4)盘点差异的处理：盘点差异率不超20%时对差异产品当场过票，盘点差异产品超过20%时，需要再抽查50个品种，抽查结果差异率超15%,需要对全店进行盘点。(5)差异率高于20%时查明原因，按照公司规定处理。3、门店自盘各门店馆长、诊所、仓库应该每月组织员工自盘，对实物同软件系统数据产生差异的，及时查明原因，及时进行处理。对实际盘亏的品种进行过票处理。尽量减少公司全盘时的差异。四、盘点确认后亏损报溢结果处理。1、西药盘溢金额不能抵盘亏金额，亏损按零售价过票。2、西药拆零的报溢金额只能抵相应商品拆零亏损金额。3、中药不同商品亏损报溢金额不能互抵，亏损按零售价八折过西O4、中药免赔率为百分5%。5、其他情况按照零售价赔偿。五、事项说明1、全盘、抽盘差异率=（盘亏品种数量+盘盈品种数量）/参盘品种数量2、免赔率=（盘亏品种零售单价*盘亏数量）/盘亏品种本期销售额第四章供应商结账管理制度一、同供应商对账是业务中心的责任，财务部负责对对账结果进行监督、复核，确认供应商应付款的具体金额并根据具体合同要求及时支付货款.二、对账期间为每月的21日至次月200,供货商每月20日以后入库的物料，将纳入下月对账期间.三、同供应商对账流程1、每月20日业务中心相关人员接收供应商发起的对账要求.2、每月20日至25日业务中心相关人员将供应商随货同行单与入库单进行核对，账目清晰后通知供应商开具发票。3、每月25日左右，根据同供应商核对清晰的账目与供应商开具的发票打印供应商结款单，并后附原始单据（原始单据包括供应商随货同行单，我公司的入库单供应商联及供应商开具的发票）。4、供应商结算单由财务进行复核签字后交由总经理批准，财务根据总经理批准后的供应商结算单和公司资金情况安排付款。四、注意事项1、库房开具的入库单共三联，第一联由仓库留存用于仓库入库商品的核对，第二联交由业务中心用于同供应商的对账，第三联交由财务用于对对账结果的复核。2、每月发票供应商应交由业务中心，由业务中心转交财务。3、财务在复核对账结果后须检查供应商随货同行单，我公司的入库单第二联、第三联及供应商开具的专用发票齐全后方可付款。