餐饮公司采购管理制度.docx

餐饮公司采购管理制度一、采购部经理，采购员职责(一)采购部经理职责：1、 对董事会负责，主持采购部全面管理工作，确保各项采购任务的完成。按计划完成酒家各类物资的采购任务，并在预算内尽量做到节省开支。2、 熟悉和掌握酒家所需用各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地，检查购进物资是否符合质量要求，对酒家的物资采购要求和质量负有重要的责任。3、 熟悉和掌握业务情况，对所管业务项目情况了如指掌，做到心中有数，指导下属开展业务工作，不断提高业务技能，确保物资供应正常。4、 参与大宗商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。5、 做好市场调查，发掘新货源，协助公司定价小组真实地审定各种物资的价格。6、 食品的采购，还应按总厨的意见保证质量和数量，贵价和新货品的采购，经总厨认可品质才可采购，不得超计划进货或购进伪劣货物。7、 教育采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法、讲信用、不索贿、不受贿，与供货单位保持良好的关系，在平等互利原则下开展业务活动。8、 抓好部属人员的思想教育、业务培训工作，开展经常性的文明礼貌教育和法制教育工作。（二）采购员的职责1、 各部门急用物资优先安排，与供货单位进行电话联系，或到市场办理业务。2、 到供货单位或市场了解和落实物资的规格、型号、数量、单价，避免错购。3、 认真核实各部门的购货计划，根据仓库的存货情况，定出实际购货计划，对定型、常用物资按库存规定及时办理，应防止物资积压，做好物资使用周期性计划。4、 严格遵守财务制度，购进一切货物应办理进仓手续，手续办妥后，立即到财务报帐，不得拖帐、挂帐。5、 与仓库联系，落实当天物资的实际到货品种、规格、数量，把好质量关，然后通知申购部门，催促领出。6、 外出联系业务，要详细写明去向。7、 到使用部门了解使用情况，征询各部门意见。8、 尽量做到单据（或发票）随货同行，交仓管员验收。9、 下班前，做好当天工作情况记录和明天工作计划。二、采购管理制度（一）采购计划的编制和审批1、 由各部门根据本部门各类物资使用的情况，编制出物资年度使用量、月度使用量计划，一式两份交仓管部根据各类库存情况，制定出实际采购量的年度计划和月度计划，年度计划于每年12月上旬报送财务部，月度计划于每上月23日前报送财务部进行审核汇总。2、 采购计划一般由总厨和总经理审批，酒类、鲍、燕、翅等贵价品须经董事会审批。3、 采购计划一式四份，一份存查、三份交财务部。（二）申购单提出程序和审批1、 申购单的提出程序申购单的提出，一般在采购计划的指导下，也包括一些零星食品、用品的采购。程序是：由各部门根据本部门各类物资使用情况，填写申购单，经所属使用部门主管同意。2、 申购单的审批属酒家经常性支出二万元以下的（如酒家的食品、用品成本物资购置等），属酒家非经常性支出壹仟元以下的（如非材料成本物资购置等），总经理签名可购买；超过经常性支出二万元或非经常性支出壹仟元，须经董事会同意方可购买；酒类、鲍、燕、翅等贵价货品须经董事会审批。（）物资采购1、 采购员根据核准的申购单，按照物品的名称、规格、型号、单位、数量适时进行采购，保证供应。2、 大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划，可向有磁工厂、公司、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、品种、规格和供货要求。3、 计划外和临时少量急需品也须经总经理批准后方可采购，保证需用。4、 厨房、酒吧用的食品、餐料、油味料、烟酒、饮品等，由厨房总厨、酒吧、香烟档负责人或营业部下单给采购部，采购部要按计划或申购单进行采购，保证供应。（四）物资验收入库1、 采购员采购的物资，无论是直拨还是入库的都必须经仓管员验收。2、 仓管员验收是根据订货样板、按质、按量、对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单。然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。（5） 报销及付款程序1、付款(1) 采购员采购物资付款，带齐发票、入库单、申购单，按公司资金审批程序，经确认批准后付款。(2) 供货单位货主收取货款，应按合同规定的时间、金额,按公司的审批程序办理结算付款。2、报销(1)采购业务发生五天内，采购员必须凭验收员签字的发票连同入库单、申购单，到财务部办理报销手续。月底前一天，应把所有报销单据交财务报帐。(2)采购员在农贸市场购买物品，无发票或收据，须有证明人的证明，及验收员的验收证明，经批准后方可报销。(六)定价程序1、 属于仓管部正常库存的货物采购，采购员须将三家以上报价,报公司定价小组审定，定价小组由总经理、副总经理、财务总监、总厨、采购经理组成。审定后，方可按定价采购。2、 鲜活类货物实行15天一期定价，贵价货品(如鲍、翅、燕等)实行15天一期定价，燃料、物料用品、粮油米面及期干制品、干货实行30天一期定价。定价表一式若干份，交由有关部门和人员作收货单价、报销单据、计算成本和核算价格之用。(7) 退、换货程序仓管部人员根据仓管部验收程序严格验收进仓物料，如发现规格、质量、数量等问题，应拒绝收货。1、 如需退换货的，由仓管人员填写商品到货验收报告，由该部主管签名同意后交采购部办理退货手续，鲜活类货物如发现问题，应尽量在当天内，提出办理退换手续，逾期由仓管部处理。2、 所有物料验收合格并办妥手续后，所发现质量、数量、规格等问题，一般由仓管部负责，由使用部门直接参与验收的，由使用部门负责。（八）新货物样品鉴定程序1、 行政总厨如需某种新的货物或原料，须书面写明品名及规格、质量要求，使用起止日期，交仓管部批转采购部。2、 采购部接到通知后，安排采购，须将该项货物或原料之样品，价格呈交行政总厨鉴定。3、 由行政总厨填写样品认可书以确定该项原料认可与否。4、 认可书确定后，由采购人员给予办理采购。