岗位职责及管理制度.docx

岗位职责及管理制度一、高层管理岗位职责(一)执行总裁执行总裁在企业里要紧全面负责本企业的生产经营及日常管理工作，组织、培养高效的管理与业务团队，实现企业经营管理目标与进展目标。其具体职责如图。职责I)协助董事长主持召开股东大会与董事会议，负责上述会议决议的贯彻落实I即有2协助董事长召集与主持企业管理会议，组织讨论与决定企业的进展规划、经营方针、'/年度计划与日常运营工作中的重大事项,职责3责审批投资、营销、生产、人力资源、财务等各项经营决策与费用预算方案、.职责4)期批阅企业的财务报表与其他重要报表，全盘监控企业的财务状况与管理状况',职责5)根据董事长授权，代表企业签署对外合同、协议与参加重要外事活动职责6埋企业重大突发事件，并及时向董事会汇报',HrI落7提名企业高层管理人员的聘用、决定高层管理人员的报酬、待遇与解聘事宜，并报'“贡7董事长批准与备案,(二)财务总监财务总监的要紧职责是按照企业财务战略要求,对企业的财务活动与会计活动进行管理与监督，为企业经营战略提供财务决策支持，实现财务管理目标。其具体职责如图。职责I）组织制定、调整企业年度总预算、季度预算与月度预算职贲2）组织建立并完善本企业的财务管理各项管理制度与财务核算体系职责3审核下级部门上报的月度预算,召集并主持企业月度预算分析与平衡会议网有）审核企业财务收支计划、成本费用计划、信贷计划、财务报告、会计决算报表、/会签涉及财务收支的重大业务计划、经济合同、经济协议等职责5）负责企业资金使用、调度、贷款担保、产权转让、资产重组等重大活动职责6）主持对投资项目与经营活动的风险评估、指导、跟踪与财务风险操纵职责7）协调企业同银行、工商、税务等政府部门的关系，保护本企业的经济利益职责8）完成总裁（或者总经理）交办的其他工作任务（三）行政总监行政总监的要紧职责是全面负责企业各项行政事务的处理，指导下属部门开展工作，为企业的良好运营提供服务支持与后勤保障。具体职责如图。职责1）参与制定企业年度总预算与季度预穿调整，汇总、审核下级部门上报的月度预算/并参加企业月度预算分析与平衡会议职责2）负责对各类行政管理制度的审核工作，并指导下属部门依照制度开展工作职责3）负责企业行政管理流程优化与人力资源规划工作职责4）负责企业行政方面的重要会议与重大活动的组织筹备职责5）负责安排企业后勤保障工作，并审批各项改善员工工作、生活条件的意见、建议职责6）负货组织编制企业行政性财产、物资采购计划及预算，严格操纵行政办公经费支出职责7）审核、审批企业办公用车、基础建设、固定资产购买等的申请职责8）掌握企业行政系统运作情况，适时向总裁（或者总经理）汇报职责9）完成总裁（或者总经理）交办的其他工作任务（四）人力资源总监人力资源总监的要紧职责是规划、指导企业人力资源管理与组织建设，保障企业人力资源供给，提高员工工作效率。其具体职责如图。职责1）根据本企业的进展目标，制定并实施人力资源战略规划职责2结合企业进展战略，推动与之相习惯的企业文化建设职责3）组织制定、审核企业各项人力资源管理制度，及时修订与完善职责4）'组织指导与监督卜.属开展各用人部门的人才招聘、员工培训1、绩效考核、薪酬福利'/等工作职责5）负责本企业高级管理人员的引进、培养与调配职责61,监督企业人才库建设及人才储备管理，保证企业所需各类人才的及时到位职责7）,及时向高层决策者提供有关人力资源战略、组织建设等方面的建议职责8）及时处理管理过程中的重大人力资源管理问题职责9）,完成总裁（或者总经理）交办的其他工作任务第二章总经理办公室规范化管理第一节总经理办公室岗位职责一、总经理助理岗位职责总经理助理的要紧使命是协助总经理制定、贯彻落实各项经营进展战略与计划，实现企业经营管理目标，其具体职责。职责1:协助总经理制定战略规划、年度经营计划及各阶段工作目标分解职责2:y协助起草企业各阶段工作总结与其他正式文件职责3:协助总经理对企业运作与各职能部门进行管理、协调内部各部门关系职责4:配合总经理处理外部公共关系（政府、重要客户等）职责5:参与组织公司重大活动职责6:协调业务部门间的日常工作关系与事务处理，召开业务沟通会议，跟踪公司经营目标达成情况，提供分析与改进意见职责7:,在公司经营计划、销售策略、资本运作等方面向总经理提供有关解决方案职贲8撰写与跟进落实公司经营办公会议、专题研讨会议等公司会议纪要职责9:）协助总经理进行公司企业文化、进展战略规划，配合开展企业文化工作职责10：完成总经理临时交办的其他任务二、行政秘书岗位职责总经理办公室行政秘书的要紧职责是根据公司各部门的需要，通过行政性支持工作，为公司员工做好行政服务，支持与保障公司战略与进展目标的实现，其具体职责如图。职贲1 ）协助总经理办公室主任做好总经理办公室各项工作的管理工作职责2 :，负责来电来文整理、分类、登记与按领导批示分送有关部门并加以催办职责3 :负责总经理办公室的各类文件、报告的收集、分类、打印、复印、装订、建挡职责4为总经理参加各类会议准备资料、会议报名、会议通知、会务联络、信息反馈等 少服务工作职责5 :协助熟悉市场，进行有关信息的搜集、翻译、反馈与处理职责6 ；完成领导临时交办的其他任务三、办事专员岗位职责总经理办公室办事专员的要紧职责是，在总经理办公室主任的领导下，负责日常办公事务的具体执行工作，包含办公用品、设备、档案的管理等工作，其具体职责如图。职责1协助总经理办公室主任做好有关管理制度的草拟工作职责2协助总经理办公室主任制订工作计划并贯彻执行职责3统计汇总总经理办公室办公用品与办公设备需求职责4负责办公用品、设备的领取、登记、发放H口右，根据领导安排，列席各类日常会议，起草会议文件，及时完成会议记录、纪要"八页5整理及下发等工作职责6对企业全体员工日常工作行为进行监督检查,保证日常办公管理规定的实施职责7完成领导临时交办的其他工作第二节总经理办公室管理制度一、公文管理制度公文管理制度第1章总则第1条为规范公司公文管理，提高办事效率，特制定本制度。第2条公司各部门公文收发有关事项均按本制度办理。第2章公文保密管理第3条公文保密等级分为绝密、机密、秘密三种，其他为通常文件。文件机密级数由发文部门负责人根据文件内容确定。第4条绝密文件打印用专用磁盘，只能打印一份，由起草人呈送有阅文资格的人员。第5条机密文件打印用专用磁盘，按批阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。第6条秘密文件由阅文人妥善保管。第3章公文收发管理第7条部门有关人员草拟公文应注意下列事项。（1）内容符合国家政策、法律、法令及地方性行政规章。（2）反映情况客观，实事求是。（3）文字准确、精炼，条理要清晰，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。（4）人、地、物名、引文及时间要具体、准确。第8条草拟的公文应经部门负责人审核后方可上报总经理办公室。第9条总经理办公室及时登记公文，并报公司有关领导审批后打印签发。第10条各级领导阅、批公文应认真认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。第11条各级领导对送来的公文要及时阅批，急件应当天给出批复，通常文件应于3天内给出批复。第12条公司所有发文的发文部门应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份送总经理办公室存档。有领导指示的，还应附批复件。第13条收文工作由总经理办公室统一负责。总经理办公室收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由总经理办公室收回归档。第14条所有公文发放，一定要有登记、签收手续。第15条公司发文，须由总经理办公室统一编号，具体如下所示。（1）以公司名义对外发文，一律XXX字（XX年）XX号。（2）公司监事会发文，用XX监字（XX年）XX号。（3）董事会发文，用XX董字（XX年）XX号。（4）其他管理部门的发文，用XXX字（XX年）XX号。第16条董事会或者有关经营管理部门在对外公布公文应按照下列方式办理。（1）董事会对外发文，须经经营办公会同意后，由总经理办公室向外公布。（2）公司有关经营管理部门需对外发文，应经经营办公会讨论通过后，方可由总经理办公室对外公布。有关公司重大经营决策的公文，需经董事会审批后方可办理发文。第17条红头文件只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件通常用公司信笺印发。第4章附则第18条本制度由总经理办公室编制，解释权归总经理办公室所有。第19条本制度自颁布之日起开始执行。二、印章管理制度印章管理制度第1章总则第1条目的。印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证与工具。为规范公司印章管理工作，保护公司的利益，特制定本制度。第2条适用范围。本制度适用于公司印章、公司法人代表与总经理的印章及部门印章的使用、管理等有关事宜。第3条有关部门管理责任。1 .公司总经理办公室负责公司印章统一管理，负责发放、回收印章，监督印章的保管与使用。2 .公司各类印章由各级与各岗位专人依职权领取、保管。第2章印章领取与保管第4条总经理办公室专人统一管理印章的使用等，按规定执行印章有关工作。第5条各部门印章由部门领导指派专人妥善保管，不得转借他人。第6条总经理办公室建立印章管理卡，登记专人领取、印章归还、作废等情况。印章管理卡种类细分名称印章内容管理责任人办理责任人备注公司印章名印公司名印公司全称总经理总经理办公室主任部门印章部门印部门印公司名部门名部门经理部门经理或者其受权人职务印章董事、经理公司名职务名职务本人职务本人或者其授权人部长印财务部经理印（银行专用）公司名职务名财务部经理财务部经理或者其授权人注：“备注”一栏中填写该印章的使用、更新、停用等有关记录。第7条将印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。第3章印章的使用与保护第8条公司各级人员需使用印章须按要求填写用印申请表，将其与所需印的文件一并逐级上报，报公司有关人员审核。第9条最终由具有印章使用决定权的人员批准后，经办人方可交印章保管人盖章。第10条印章保管人应对文件内容与用印申请表上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。第11条用印后该用印申请表作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理后交总经理办公室归档。第12条使用公司印章，一律填写签报。特殊情况下，难以备有审批意见与签字为根据，又务必用印的涉及重大事项的文件，应由经办人在印章使用登记表上登记时间、事由、审批人、经办人，以备监印人查核。第13条任何人不得私自动用公章，不得在空白的介绍信、信笺与白条上盖印，防止发生损害公司利益的行为。第14条公司总经理对公司所有印章的使用拥有绝对的决定权。第15条涉及法律等重要事项需使用印章的,须依有关规定报公司法律顾问审核签字。第16条财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章。第17条公司对外经济活动中，严禁使用下属各部门的印章，应统一使用公司的合同专用章。第18条印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写用印申请单，载明事项，经公司总经理批准后，由两人以上共同携带使用。第19条公司公章的使用决定权归公司总经理，其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权。第20条公司法人代表与总经理的印章，务必经其本人同意后方可使用。第4章印章的停用管理第21条遇有下列情况之一时，印章应停用。（1）部门变动或者部门名称改变。（2）主管部门通知改变印章图样。（3）印章损坏。（4）印章遗失或者被窃，要及时“作废”声明。第22条印章停用须填写印章停用申请表交总经理办公室登记，经总经理审批后公布正式的停用通知，经办人及时将停用印章送制发机关封存或者销毁。公司储存一份印章停用申请表，并在印章管理卡上进行登记。第5章用印要领第23条公司印章应盖在文件下面。盖印文件时，通常应盖骑缝印。第24条公司名称章通常盖于公司名称、部门名称的右侧，盖公司名称章除特殊规定外，一律用朱红印泥。第6章责任追究第25条印章保管人务必妥善保管印章，如有遗失，务必及时向总经理办公室报告。第26条公司任何人员务必严格依照本制度规定程序使用印章，未经本制度规定的程序，不得擅自使用。第27条违反本制度规定，给公司造成缺失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重缺失或者情节严重的，移送有关机关处理。第7章附则第28条本制度由公司总经理办公室负责编制，解释权归总经理办公室所有。第29条本制度自颁布之日起开始执行。第三章人力资源规范化管理一、人事主管岗位职责人事主管的要紧职责是协助部门经理编制招聘、培训、考核与薪酬福利等计划，组织实施有关的人力资源具体工作，保护并改善本企业的人力资源体系，其具体职责如图。职贲1认真贯彻国家有关方针、政策、与指示，根据企业实际情况与进展战略，参与 7制定企业人力资源规划与年度计划职贲2组织制定并完善各项人力资源管理制度，并监督执行职费3 '）主持人事工作例会，协调与解决人事工作中的问题职责4）组织开展人才招聘、绩效考核、薪酬福利、员工培训、员工关系管理等各项工作职责5 :卜协助制订人力资源需求计划与劳动定员定编方案，合理安排与调配余、缺人员， 做好员工录用、调动、晋级、辞退等工作事宜职责6 :，负责培训各项管理工作，审批培训计划，操纵培训费用的支出职责7 /:指导开展绩效考核工作，开展薪酬调查，组织制定科学的薪酬制度并监督执行职责8 :，指导、监督与考核人事下属人员的工作，培养下属人员职9；）完成上级领导临时交办的其他工作二、招聘专员岗位职责招聘专员的要紧职责是参与制定并执行各类员工的招聘政策与计划，分析招聘需求，建立并保护招聘渠道，负责安排面试及新员工入职、签订劳动合同等工作，保证企业各部门的用人需求。具体职责如图。职责1，协助人事主管制定并完善企业各类员工招聘制度与计划职责2定期或者不定期对公司人力资源状况进行调查分析，掌握内部人员供求情况，进职责3J）建立并拓展招聘渠道，保证招聘来源职责4,负责酒店招聘信息的草拟及公布职责5，初筛选应聘人员，做好招聘面试工作职责6»建立、完善、保护员工档案与人才数据库职责7,整理并不断完善各岗位的工作说明书职责8，完成上级领导交办的其他工作四、绩效专员岗位职责绩效专员要紧负责协助主管领导制定并完善企业绩效考核体系，协助各部门负责人实施下属人员绩效考核工作，整理分析绩效考核结果，为企业其它有关工作提供服务。具体职责如图。职责1)协助人事主管制定企业绩效管理制度与各项绩效考核计划职费2,建立企业员工绩效考核指标体系，并报主管领导与有关部门负责人审查职责31编制各类员工绩效考核表职责4'会同各部门负责人组织实施各类员工的绩效考核工作职责5/负责向各部门解释说明绩效考核制度、流程等有关内容职责6)跟踪绩效考核实施过程，及时对被考核员工进行考核指导与郝助职责71:受理员工考核申诉，并进行申诉调查，提出处理方案职责8；收集各类工作岗位绩效信息，为考核指标体系建设提供数据职责9；完成绩效考核评估报告、有关文件的草拟与印发工作职责io；建立并保管员工绩效考核档案，整理保护绩效考核文件与资料职责11)完成上级领导交办的其它工作第四章日常事务规范化管理第一节日常事务管理岗位职责一、行政主管岗位职责行政主管的要紧职责在综合管理部经理的领导下，负责行政资产、行政事务等工作的组织开展，为企业各项工作的正常运作提供有效支持与协调。其具体职责如图4-1所示。职责I:负责制定行政工作的管理规章制度、工作计划、预算方案，并报上级审核审批职责2:，办理与妥善管理企业各项证照、资质证件等，并配合有关部门的年检工作职责3:负责起草企业年度、季度、月度行政后勤、治安保卫等有关工作计划职责4:按照上级指示与企业规定，组织举办企业年会、员工活动、市场类活动及各类会,/议、娱乐等各项活动，对会议与活动举办过程提供支持/职责5:搜集、整理企业内部信息，及时组织编写企业大事记：根据上级对企业内刊的导'7向定位，统筹内刊的编辑与发行工作/职责6:负责企业办公设备与其他行政财产物资进行登记、造册、定期盘点等管理工作职贡7:组织来客接待、配合政府有关部门的检查工作与其他外联工作职责8:，对行政人员进行人才储备与培养、绩效考核审核等职责9）按时完成上级领导交办的其他工作图4-1行政主管岗位职责二、监察主管岗位职责监察主管的要紧职责是依照企业领导指示或者外部要求，监督企业各部门与有关人员遵守规章制度、规范纪律的情况，及时对工作过程中出现的违法违纪行为予以处理，确保各项规章制度的贯彻落实。其具体职责如图4-2所示。职责I:根据企业进展战略与管理体制，在综合管理部经理的领导卜制定监察工作年度,计划与目标、工作流程并组织实施，统筹安排企业的年度监察工作职责2:协助部门经理建立并完善企业的纪检、审计等监察管理制度、体系等职责3:负责监督、检查企业各部门及人员的行为规范及其遵守规章制度的情况，及时/填写监察记录职责41针对监察工作发现的问题向上级提出整改建议、协调其他部门落实或者直接组织/拟订有关制度予以规范职费5)协助外部有关单位或者根据授权对企业员工违反国家法律法规及严重违反政纪案件进行调查处理职责6参与对本企业重要经济合同或者某一时间之经营活动的合法性、合规性、有效性/进行专项审计或者监察工作职责7:>>协助有关部门对在监察工作中发现问题的部门与人员进行处理职贲8受理企业员工不服行政处分的申诉及法律、法规规定的由监察机关受理的申诉职责9:收集、保管监察工作的重要资料，做好文件的收发、登记与归档工作职责io:组织实施企业高层人员廉洁教育培训及廉洁自律承诺，与对企业全体员工进行廉/洁宣传教育的工作职责11:按时完成上级领导交办的其他工作图4-2监察主管岗位职责三、行政助理岗位职责行政助理协助上级领导完成企业行政事务性工作及综合管理部的日常事务工作，以保证日常办公行政事务顺利进行。其具体职责如图4-3所示。职责1:、协助上级领导起草与修订各项规章制度、计划规划等，进行日常行政工作的组织）与管理职责2）负责文件的编码、发放、更换、归档、回收、销毁、借阅职责3:负责上级领导有关的电话接听与记录工作、来访客人的接待工作与部门经理的日/程安排职责4:负责督办上级领导向有关人员交办的专项事务职责5:协助上级领导做好会议前准备与会后清理工作，负责会议记录、纪要的整理、/打印、存档等工作整理与下发会议纪要，对会议决议进行催办、落实职责6:负责本部门内办公环境、物资及物品的管理工作及办公用品的申领、发放工作职责7:'协助上级领导完成对本部门员工的考勤、绩效考核工作，对行政部工作人员的工',作给予业务指导职责8）按时完成上级领导交办的其他工作图4-3行政助理岗位职责四、行政专员岗位职责行政专员的要紧职责是在行政主管的领导下，计划安排日常行政办公事务并执行，保证行政工作的顺利实施与高效完成，为企业提供高效流畅的行政服务。具体职责如图4-4所示。职责1）负责企业内文件资料的拟、收、发、存，与文件的打印、复印与传真工作职责2:负责企业有关证照的保管与使用登记工作，并配合有关部门进行年检职责3:协助行政主管接待访客、配合政府有关部门进行检查与其他外联工作等职责4协助行政主管编辑与发行企业内刊，发挥舆论的导向性作用职责5:，本企业内部图书、报刊、资料的管理职责61,及时完成行政主管交办的其他工作图4-4行政专员岗位职费第二节日常事务管理制度一、文件管理制度文件管理制度第1章总则第1条目的。通过对公司内部文件操纵流程进行管理，使文件管理操纵工作更加系统、科学、规范、高效，以保证各部门及人员及时、正确地使用有效文件，提高工作效率。第2条适用范围。本制度中的“文件”包含公司日常运营过程中产生或者所需的文件资料、公司业务往来公文与公司对内公布的所有流程、制度、作业标准与规范、作业指导书等。根据公司各类文件的性质进行纵向层级划分，可分为下列五级文件。具体如下表所示。公司内部文件各层级内容范畴文件等级文件内容一级文件公司章程、基本法、质量手册等体系文件、公司营运资质证照等二级文件公司核心的业务流程与管理流程等三级文件公司日常工作流程与制度四级文件各部门、车间内部文件五级文件各类记录第3条管理职责划分。（1）各级主管副总要紧负责所辖职责范围内的文件进行审核、批准工作，其中，总经理（或者管理者代表）还承担着对公司各类体系文件进行定期评审的职责。（2）总经理办公室要紧负责公司一级文件的组织编制、审核，与二级文件的会审组织工作。（3）综合管理部负责本制度的编制、解释与修订工作，并由其行政专员负责公司营运、资质类文件资料的保管；其中，综合管理部下辖体系文件管理室，并由其文控员专职负责公司各类体系文件的统一编号、收发、存档、作废等管理事宜。（4）各职能部门负责对各归口职能与分管业务线的有关文件的编制与副本保管工作。第2章公司内部文件编码细则第4条公司内部文件的编码要紧由下列五个部分构成。（1）第一部分：公司代号，代码为XXX。（2）第二部分：层级分类代码，代码分别为1、2、3、4、5o（3）第三部分：大类代码，代码分别为综（综合管理类）、制（生产制造类）、市（市场营销类）、研（研发类）、其（其它类）等。（4）第四部分：小类分类代码，代码分别为目标（目标计划类）、人力（人力资源类）、办公（办公类）、总务（总务后勤类）、保卫（保卫类）、生产（生产类）、质管（质管类）、项管（项目管理类）、产研（产品研发类）、其（其它类）等。（5）第五部分：文件流水号，代码为OOl999。第5条公司内部各级文件编码示比如下（以综合管理部文件为例）。（1）一级文件：××Xl-OOlo（2）二级文件：XXX2一综一001。（3）三级文件：XXX3一综一行政一001。（4）四级文件：XXX4一综一行政一001。（5）五级文件：XXX5一综一行政一001001。第3章公司各级文件编制、审核、审批规定第6条公司一级文件，由公司总经理办公室组织有关人员进行编制。一级文件编制完成后，需经总经理办公室主任审核后，交由公司总经理审批。第7条公司二级文件，由各业务归口部门协同流程协同作业部门共同编写。二级文件编制完成后，由总经理办公室组织有关部门及人员进行会审。经会审后，二级文件需交总经理审批。第8条公司三级文件，若其覆盖范围超过2个（含2个）职能部门，其编制工作由各归口管理职能部门组织，并交主管副总审核后，交总经理审批。具体分工如下。（1）目标类、计划类三级文件由总经理办公室负责组织编制，交分管运营副总审核。（2）人事、行政、总务类三级文件由综合管理部负责组织编制，交分管行政副总审核。（3）财务类三级文件由财务部负责组织编制，交分管的财务副总审核。（4）生产制造类三级文件由生产部组织编制，交分管的生产副总（或者厂长）审核。（5）市场营销类三级文件由营销部及有关部门组织编制，交分管的营销副总审核。（6）供应类三级文件由采购部及有关部门组织编制，交分管的运营副总审核。第9条公司四、五级文件的编制、审核、审批规定如下表所示。公司四、五级文件的编制、审核、审批规定表文件类别覆盖范围编制主管部门审批人员部门发文分管业务线的专业性文件，如设备部的设备操作保养卡及各类机械图纸、技术部的工艺作业指导书、生产部的各工序生产作业指导书等归口职能部门分管各部门的主管副总部门、车间内部文件仅限于本部门、本车间，此类文件的内容应保证与公司各项流程与制度不相冲突各部门、各车间内安排部分管副总各类记录参与质量体系文件中的记录操纵程序第10条除部门、车间内部文件外，其它公司内部文件在内容审核后，务必交综合管理部或者体系文件管理室进行有关文档格式、文件内容重复性与冲突性的二次审核。二次审核合格后，各文件编制部门方可送交有关批准人批准。第4章文件发放管理规定第11条所有公司内部公布的文件均需由综合管理部制定分发号，加盖“受控”章才能发放。每份文件不一致的复印件务必注明不一致的分发号，以便追溯。第12条体系文件需由体系文件管理室文控员负责发放管理工作，其它内部文件的发放由综合管理部行政专员负责实施。第13条根据文件发放批量划分，文件发放要紧两种情况：大批发放与零星发放。（1）大批发放时，应建立公司内部文件配置、发放与回收登记表，并报各文件归口职能部门的分管副总审批。（2）零星发放时，应建立公司内部文件发放与回收登记表。第14条文件领用人应在公司内部文件配置、发放与回收登记表或者公司内部文件发放与回收登记表上签名后，方可领取注有分发号与“受控”状态标识的文件。第15条领用部门领到文件后，应及时建立收文登记表。第16条文件发放完毕后，综合管理部行政专员或者体系文件管理室文控员应及时对文件进行分类、归档储存，并更新公司内部文件清单。第5章公司内部文件使用与借阅规定第17条文件使用部门应及时向有关人员进行文件内容宣贯、培训，将文件放置在适当的位置（场所），确保有关人员能够及时、正确地使用文件。第18条当出现下列情况时，使用部门可填写文件领用、借阅申请表，申请更换或者增发。（I）文件破旧严重影响使用时。（2）根据使用需要须新增、改版时。（3）文件丢失需重新领用时。第19条文件领用、借阅申请表需经综合管理部审批后方可实施更换或者增发。更换或者重新领用时，使用原文件分发号；增发时，应按原分发号顺序新增一个分发号。第20条公司内部文件借阅规定如下。（1）当其他公司或者个人需借阅文件时，应填写文件领用、借阅申请表，经综合管理部或者体系文件管理室批准后，行政专员或者文控员方可办理借阅手续，并负责催讨。（2）借阅时最长时间不得超过半个月。（3）公司内部各部门、各车间需借阅文件时，应经综合管理部或者体系文件管理室审批与登记后，方可办理借阅手续。借阅时，行政专员或者文控员要负责明确借阅期限与催讨工作。第6章公司内部文件更换、回收、作废与评审规定第21条公司内部文件在使用时若遇到下列情形之一的，应进行修改。（1）公司现行文件与有关国际标准、国家标准、地方标准与法规及行业标准相冲突时。（2）文件内容与客户的需要相矛盾或者不能满足客户的要求时。（3）文件的内容不正确、不适合或者操作性不强时。（4）有更合适、更先进的或者更具可操作性的产品标准、操作方法、管理手段时。第22条文件修改程序规定如下。（1）公司一级文件修改或者其它各级文件大批修改时，公司应专门成立文件修改小组进行运作，修改完后的审核、批准、发放使用与旧文件回收均按本制度的有关条款执行。（2）文件需要更换时，由文件编制部门填写文件变更审批表并附具体修改内容，交文件原审核人审核、原批准人批准后方可进行文件更换。（3）文件更换由综合管理部行政专员或者文控员按文件变更审批表负责组织实施。更换可采取划（改）或者换页等方式，同时要做好修改状态标识的更换，在修改处加盖“更换”章，更换应覆盖该文件发放的所有场所。如采取换页的形式，应将原未更换的页面回收。第23条文件回收与作废规定如下。（1）当文件改版或者修改时，会产生大量的作废与失效文件。行政专员或者文控员应做好作废文件的回收、登记与标识区分工作。（2）作废文件应进行定期处理。行政专员或者文控员应填写作废文件审批表交部门主管批准后方可处理，将作废文件保留一份，并另加盖“作废存留”标识，归档储存一年备查，其他的进行销毁。第24条文件评审规定如下。（1）综合管理部经理应定期组织行政主管、行政专员等有关人员做好文件评审工作。（2）文件评审的时间可与体系文件的管理评审相结合，评审内容包含现有文件的充分性、适宜性与有效性，确定文件修改清单与文件新增清单，以持续改进文件的可操作性与科学性。第7章附则第25条本制度由综合管理部编制，解释权归综合管理部所有。第26条本制度经行政副总审核、总经理审批后，自公布之日起开始执行。二、档案管理制度档案管理制度第1章总则第1条目的。为了规范公司档案管理工作，做好文件资料的保管、借阅回收、销毁工作，发挥档案价值，防止公司信息泄露，特制定本制度。第2条档案管理体系（1）公司成立两级档案管理体系，综合管理部下属档案室为公司档案要紧责任单位，综合管理部的行政专员为兼职的公司档案管理人员；公司二级管理部门为本单位文档保管部门，均应指定专人兼职负责。（2）档案分类、目录、编号的原则由综合管理部统一制定。公司的档案库应与公司的其他资料库，如工程施工、设计资料库等分开管理。密级档案务必保证安全。文书结案后，原稿或者正本应归档，需经常性使用的，应留副本使用。第2章文件、档案整理第3条文件点收文件结案移送归档时，根据如下原则点收。（1）检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。（2）文件如通过抽查，应有管理部门主管的签认。（3）文件的处理手续务必完备，如有遗漏，应立即退回经办部门科室。（4）与本案无关的文件或者不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。（5）有价证券或者其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送综合管理部签收后，将文件归档处理。第4条文件整理点收文件后，应依下列方式整理。（1）中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或者外文文件则以左方装订为原则。（2）右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。（3）文件如有皱褶、破旧、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。第3章档窠分类第5条档案分类应根据内容、部门组织、业务项目等因素，按部门大类、小类三级分类。先以部门区分，然后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。第6条档案分类应力求切合有用。假如因案件较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或者“小类”二级。第7条同一“小类”（或者细类）的案件以装订于一个档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，并于小类（或者细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。第8条每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。第9条档号的表示方式如下：A1A2一一B1B2C1C2D1一一E1E2；其中，A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号,Dl为档案卷次，E1E2为档案目次。第4章档案名称及编号第10条档案名称。（1）档案各级分类应给予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，同时要有一定范畴，不能笼统模糊。（2）各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示：其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定。（3）档案分类各级名称经确定后，应编制档案分类编号表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。（4）档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或者业务增多时，随时增补之用。（5）档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号参照表，以免混淆。第11条档案编号。（1）新档案。应从档案分类编号表查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档案号。（2）档案如何归属前案，应查明前案的档案号并予以同号编列。（3）档案号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述多件事或者一案归入多类者，应先确定其要紧类别，再编列档案号。（4）档案号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档案号填写于案件首页的左上角：左方装订者则填写于右上角。第5章档案归档管理第12条归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于有关类别的档案夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。第13条档案夹的背脊应标明档案夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第14条文件储存期限，除政府有关法令或者本企业其他规章特定者外，依下表所列的规定办理。档案储存期限一览表类别永久储存类10年储存类5年储存类1年储存类内容1 .公司章程2 .股东名册3 .公司组织规程及规章制度、工作细则等4 .总经理、股东会记录5 .财务报表6 .政府机关核准的文件7 .不动产所有权及其他债权凭证1 .公司内部预、决算书类2 .会计凭证、账簿、报表3 .事业计划资料4 .其他规定需10年储存的文书1 .期满或者已解除的合同文书2 .正在执行当中的合同文书3 .其他规定需储存5年的文书结案后无需长期储存的文书8 .工程设计、施工、竣工资料9 .其他规定须永久储存的文书注：上述非永久储存的资料过期之后，必要时能够用光盘在录备查。第6章档案调阅管理第15条各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写档案调阅单，经其部门主管核准后向档案保管人员调阅。第16条调阅档案包含文件资料务必在档案调阅登记簿登记后方可借阅秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准方能借阅。第17条案卷不许借出只供在档案室查阅未归档的文件及资料可借出。第18条档案管理人员接到档案调阅单，经核查后，取出该项档案，并于档案调阅单上填注借出日期，然后将档案交与调卷人员。档案调阅单例按归还日期先后整理，以备催还。第19条调阅期限不得超