抽奖活动管理制度.docx

抽奖活动管理制度抽奖活动管理制度文件编号：QB/Z-SC07-2010生效日期：2010.7.1受控编号：ZD-QB/Z-SC07-2010密级：秘密版次：VerLo修改状态：总页数13正文10附录0编制：贾志宇批准：龚庆黎吉林省中东集团有限公司福万家超市分公司（内部资料,注意保密）文件修改操纵修改记录编号修改状态修改页码及条款修改人审核人批准人修改日期1 .目的2 .适用范围3 .术语或者缩略语4 .职责5 .制度主体5.1 抽奖活动奖项管理5.1.1 奖项设置原则5.1.2 奖级设置原则5.1.3 奖品选择原则5.2 集中抽奖活动管理5.2.1 集中抽奖目的及效果5.2.2 集中抽奖的适用性5.2.3 集中抽奖的时间5.2.4 集中抽奖的地点5.2.5 集中抽奖的宣传5.2.6 集中抽奖的抽奖券管理5.2.7 集中抽奖现场管理5.3 即时抽奖活动管理5.3.1 即时抽奖目的及效果5.3.2 即时抽奖的适用性5.3.3 即时抽奖的时间5.3.4 即时抽奖的地点5.3.5 即时抽奖的宣传5.3.6 即时抽奖刮刮卡管理5.3.7 即时抽奖电子拍奖管理6 .监督与检查7 .罚则8 .附则1 .目的为了进一步规范吉林省中东福万家超市有限公司促销活动中的抽奖环节，加强管理与过程操纵，保证促销活动的有效执行，实现促销活动中抽奖的规范化运作，特制定本制度。2 .适用范围本制度适用于吉林省中东福万家超市有限公司促销活动中涉及到有关抽奖环节。公司内部员工不同意参加抽奖活动。3 .术语或者缩略语3.1 抽奖券：抽奖券，亦称奖券、刮奖券，是商家促销时免费赠送给消费者的一种卡片。卡片的材质通常为纸质，卡片上有标明奖项的文字数码或者图形。抽奖券的形式通常分为即开型与定期开奖型两种（即即时抽奖与集中抽奖），定期开奖型通常为数码型，还有的分类方法分抽奖券为集卡型、集字型与积分型等形式。3.2 集中抽奖：即使用顾客投入写有个人信息的抽奖券的形式，择日统一抽取，统一呈现中奖情况。3.3 即时抽奖：即为使用电脑拍奖、顾客抽取刮刮卡、转盘等形式，即时呈现中奖情况。4 .职责4.1 市场部经理：4.1.1 根据促销计划，制定相应抽奖活动内容；4.1.2 负责促销活动前期准备工作，保证抽奖活动有效开展；4.1.3 组织、实施、监控、保障公司促销活动抽奖过程，活动管理操纵办法及制度；4.1.4 统计抽奖活动数据，进行活动分析与效果评估，并报送经营管理部备案。5 .制度主体5.1 抽奖活动奖项管理5.1.1 奖项设置原则（1）关于整体投放的奖品数量要把握适度原则，根据活动的规模与时.机，预估参与人数,以保证中奖数量不可能过少，又不至于公司过度投入；（2）头等奖设置需具有一定分量，以大额或者稀有奖品为主，以保证活动噱头与震撼性;（3）对末等奖要把握对消费者普惠的原则，金额小、基数大，以保证消费者参与积极性;（4）要根据竞争对手同期活动力度与当时的市场环境，酌情考虑奖项设置。5.1.2 奖级设置原则（1）奖级层次根据活动规模而定，原则上活动规模大小与奖级多少成正比关系；（2）关于单纯以抽奖、刮奖为主体的活动，奖级层次设置需要多一些，给消费者奖品多样的感受；（3）关于已有主体活动、抽奖刮奖作为辅助活动，那么奖级层次的设置简单、少一点即可；（4）此外，要根据竞争对手同期活动力度与当时的市场环境，酌情考虑奖级层次的设置。5.1.3 奖品选择原则（1）所选奖品迎合季节、节日特点、商场特点、商品特点，满足消费者时下需求；（2）所选奖品形象好；做奖品堆头摆放效果好；（3）所选奖品符合活动目标消费群体偏好；（4）所选奖品不易破旧；不易对消费者造成人身伤害；（5）所选奖品耐用性长久，给中奖消费者带来长期心里感受，增强对企业好感；（6）所选奖品未必一定为实物，亦可为旅游、服务、代金券（卡）等增值项目；（7）尽量不违反工商局有关奖品方面的规定（如有违反，应提早做好相应工商局备案等工作）；（8）选择代金券作为促销奖品应注意有关使用条件（详见代金券管理制度）；（9）假如所选奖品为房产、汽车等超出5000元的大型奖品，需在有关宣传中注明赠送为使用权；（10）所有奖品兑换时均不得变为现金；（Il）采购价在300元以上的奖品需中奖顾客缴纳个人所得税20%；（12）集中抽奖奖品选用可为大型、不易随即携带走奖品，奖品在摆放上要有良好的视觉效果与气势；（13）即时抽奖奖品适宜投放小型奖品、低值奖品，奖品便携性较强，即得即走；由于即时抽奖会有持续客流，因此单价尽量不高，不必办理个人所得税程序。5.2 集中抽奖活动管理5.2.1 集中抽奖目的及效果（1）为形成某一日的浩大声势与围观人流而使用此种形式；（2）适宜投放大型奖品，从而形成震撼性；（3）借助集中的抽奖活动可作为新闻点进行宣传；（4）便于将目标消费者集中，在抽奖过程中进行企业、促销信息的宣传，信息到达率高;（5）能够表达活动的公正性，提升企业信誉度、美誉度；（6）不必安排过多的工作人员，仅在抽奖当日安排一些人员即可，可大量节约人力。5.2.2 集中抽奖的适用性（1）适宜在大型活动中推出集中抽奖，彰显企业实力与气势；（2）适宜在与竞争对手促销形成差异时推出集中抽奖。5.2.3 集中抽奖的时间（1）原则上集中抽奖日选择在促销活动周期中的最后一天；（2）假如活动周期较长，或者为提升效果，亦可在整个促销周期中安排几次集中抽奖。5.2.4 集中抽奖的地点（1）原则上抽奖地点尽量选择在卖场所属区域或者周边临近区域；（2）抽奖地点尽量选择在开阔、宣传效果好的区域；（3）抽奖地点应该便于疏散、少有安全隐患。5.2.5 集中抽奖的宣传（1）关于抽奖活动需要通过报纸、电视、店内海报、店内广播等媒介传播渠道进行宣传推广，提高信息到达率；（2）在媒体宣传中要明确告知活动参与办法及时间、地点等要紧信息；（3）整个活动过程中，特别在抽奖后期要进行软文炒作及跟进，扩大活动影响力。5.2.6 集中抽奖的抽奖券管理（1）抽奖券的印制市场部经理确定抽奖券主副券样式、数量及防伪标识或者措施后自行联系制作（需集团采购部采购员审核价格）或者委托集团采购部采购员联系制作，抽奖券需进行编码，且每批抽奖券编码连续不间断（编码号段不得泄露）。抽奖券的印制数量需根据促销活动方案、销售数据记录等进行计算。市场部经理至少应在活动前3天将活动所需抽奖券印制完毕,以备财务部验收入库。活动期如发现数量不足，提早三天通知市场部经理加印（加印抽奖券需重新确定编码，不得与前期重复，且保证形式与材质与上一批次相同）。（2）抽奖券的验收及保管抽奖券制作完毕后，在保证其样式、编码无误后运营管理部经理、市场部经理共同指定专人对抽奖券进行验收，确认无误后抽奖券交财务部经理指定专人保管。填写抽奖券入库登记表进行建账保管，入库登记表中需包含：抽奖券数量、入库日期及验收人签字等内容；活动专用章与空白抽奖券应实行分开管理；活动2日前财务部出纳加盖活动专用章，盖章后的抽奖券由财务部出纳保管,视抽奖券使用状况随时组织加盖。（3）抽奖券领取每日活动前，前台部经理按活动方案填写抽奖券领用审批单，到财务部出纳处领取抽奖券，在抽奖券发放明细表签字确认，发放过程中抽奖券的管理由前台部经理全权负责。（空白抽奖券、活动专用章、活动发放人员不能为同一人。）前台部经理将抽奖券交给各发放点的发放人时，双方填写抽奖券交接单，确认数量。（4）抽奖券的发放与使用前台部经理按活动要求监督执行人员发放抽奖券，抽奖券发放后，在销售小票后盖促销活动专用章明示；发放人员按照抽奖条件核实销售小票金额，计算抽奖券发放张数后登记顾客抽奖券发放登记表，按有关内容填写齐全，涉及消费者签字位置务必由消费者亲自签名确认后在销售小票加盖己抽奖、已发放专用章，涉及小票票号需进行全面登记。顾客登记表务必逐行填写不得空行。每页填写完毕后需立即汇总，并签署发放人及活动执行人姓名。（5）抽奖券的对帐每日活动结束后，前台部经理需先与发放人进行对帐，再与财务部出纳进行对帐，帐目核对无误后返回财务部出纳处。填写抽奖券回收明细表进行回收登记;待活动全部结束后，运营管理部经理、财务管理部经理、前台部经理三方对帐，如出现差异立即查找责任人；假如活动期工作量较大，无法形成每日对结余抽奖券进行核对，财务部经理应设计有关管理制度，以确保抽奖券在发放中不可能出现有意多发现象。（6）抽奖券的销毁活动结束后，财务部经理将空白抽奖券、中奖抽奖券、未中奖奖券分别进行储存,其中中奖抽奖券财务存档。抽奖券的销毁应由财务部、运营管理部、集团审计部在活动结束30日内共同销毁，销毁时需填写销毁明细表签字确认。527集中抽奖现场管理（1）抽奖券发放投放管理活动现场奖券发放过程中工作人员检查顾客购物小票、可参加抽奖的有效金额（赠券、积分返利等不应参加活动）、发放抽奖券号段、张数、发放人姓名进行登记（电脑登记或者手工表格登记）f根据登记数量发放抽奖券并在抽奖券副券上加盖发放人印章（抽奖券发放人员需准备名章）一工作人员帮助顾客填写有效购物总额一顾客自行填写抽奖券项目（姓名、身份证号）一工作人员检查顾客填写完整的抽奖券（为防止做弊，工作人员检查奖券是否是本单位发放号段）一工作人员将抽奖券副券当顾客面投入抽奖箱内（投奖箱需采取专人进行看护管理，防止伪造乱投）。一工作人员每晚统计发放号段进行记录（在统计抽奖券发放数量时需预估后几日活动的数量,如有不足,需提早三天与市场部联系,以保证抽奖券的发放）一次日交接给发券人员。（2）抽奖箱封箱及保管每日活动结束后,前台部经理与奖券发放人核对账目无误后对抽奖箱进行封箱,统一将抽奖箱送至运营管理部进行保管,第二天活动开始时,送至活动现场的抽奖箱。在运送到活动现场前需储存完好，待奖箱运到活动现场后，前台部经理方可与奖券发放人一起进行开箱,准备顾客抽奖券的投放。（3）集中抽奖日现场布置抽奖开奖现场尽量使用透明奖箱，以示公正性；抽奖现场搭建活动舞台及背板，背板中表达活动主题及形式；抽奖现场安排工作人员、防损员，并在活动现场安置警戒线；为避免纠纷，抽奖规则需在现场有明示告知；活动开场前提早进行音乐暖场，并对此次抽奖形式进行宣传；可视活动规模在抽奖开始前在现场安排演出，聚拢人气。（4）集中抽奖日抽奖操作按规定时间准时结束奖券投放，并封箱将奖箱运至抽奖现场；奖券抽取尽量不安排工作人员、主持人抽取，随机选择现场顾客上台进行抽奖（为表现公正性亦可再随机选择几名顾客上台作为监督人）；抽券顾客抽奖时不得面视奖箱，并需挽袖、示意手中无物；主持人根据顾客抽取奖券，现场公布（中奖奖券券面号及姓名），主持人可外聘或者由本公司员工担当；中奖后工作人员需及时将中奖名单（包含姓名、券面号）登记在邻近的明示牌上，方便顾客找寻；如要求中奖顾客务必在现场，若不在，中奖机会留给下一位顾客，直到中出为止；（如只做现场告知，抽奖当日结束后可另行制作中奖登记牌，张贴在卖场内；亦可通过报纸媒体、公司网站等形式对外宣传告知。指定时间、地点及领取条件）原则上如顾客同时中多个奖项，可限定只取一个最高奖；如顾客在同一奖项中获多个,可限定仅给予1个奖品（根据具体情况调整）。（5）集中抽奖奖品领取中奖顾客须持与购物总额一致的信誉卡、有效证件及抽奖券正券领取奖品；现场工作人员核实中奖顾客正副券、姓名、身份证号码是否一致；副券是否有加盖印章、是否为发放号段、核实正副券是否一致，购物金额是否一致一核实中奖顾客信誉卡是否有效一交纳奖品个人所得税（财务部）一收回奖券正券（将正副券摆放在一起）一登记中奖顾客有关信息一顾客签字确认一在顾客信誉卡上加盖中奖章（奖品名称、数量、金额）一发放奖品（大体积奖品发放模型或者象征物）同时加盖奖品已领章。中奖顾客退货时,须将奖品或者奖品等值现金一并返还商场。注：集中抽奖顾客兑奖形式，即：在现场有效、不在现场亦无效。在现场有效形式的优点能够大大提升现场顾客的到达率，客流效果较好；不足之处是容易造成顾客埋怨。5.3 即时抽奖活动管理5.3.1 即时抽奖目的及效果（1）为形成活动现场持续中奖的良好氛围；（2）为带动商场内客流，形成可观的客流效果，聚拢人气；（3）为消费者提供即买即开奖的便利，不必再次折返卖场；（4）满足消费者试手气的心里，顾客参与性强，趣味十足；（5）对奖项投放数量能做到可控，根据活动期间的销售情况适度调整投放，不易造成资源过度投入；（6）由于顾客无法对实际中奖数量进行验证，因此可在宣传中夸大奖项数量，造就宣传噱头。5.3.2 即时抽奖的适用性（1）适用于促销周期较长的活动；（2）适用于中小型促销活动。5.3.3 即时抽奖的时间（1）原则上抽奖时间为整个促销周期中的每一天的营业时间内；（2）亦可为整个促销周期中的某几天，中间有间隔。5.3.4 即时抽奖的地点（1）地点尽量安排在卖场内部、易于寻找；（2）地点选择尽量开阔，利于客流疏导；（3）地点尽量选择在入口及主通道能看到的地方，提升氛围，刺激消费。5.3.5 即时抽奖的宣传（1）关于抽奖活动需要通过报纸、电视、店内海报、店内广播等媒介传播渠道进行宣传推广，提高信息到达率；（2）在媒体宣传中要明确告知活动参与办法及时间、地点等要紧信息。5.3.6 即时抽奖刮刮卡管理（1）刮刮卡的印制市场部经理确定刮刮卡样式、中奖标识及非中奖标识后自行联系制作（需采购部采购员审核价格）或者委托采购部采购员联系制作；刮刮卡的印制数量需根据促销活动方案、销售数据记录等进行计算。市场部经理至少应在活动前3天将活动所需刮刮卡印制完毕,以备财务部验收入库。如卖场内同时进行两种以上刮卡活动（奖项及参与条件不一致），则在刮刮卡设计上要有明显区别。（2）刮刮卡的验收及保管刮刮卡制作完毕后，在保证其样式、中奖标识无误且涂层方便易刮的条件下，策划推广部、财务管理部、运营管理部指定专人对刮刮卡进行验收。验收后刮刮卡将实行分类储存：中奖标识的刮刮卡在财务经理的监督下交由会计、出纳共同保管（视同现金进行管理），交接人、接交人、监督人填写中奖标识刮刮卡确认单，确认单中需包含：中奖标识卡的奖项类别、数量、交接时间等内容，双方签字对数量进行确认；非中奖标识的刮刮卡由财务部经理指定专人进行保管，保管人应建立刮奖活动对账表对刮刮卡进行管理。（3）刮刮卡的投放日活动前，前台部经理按照活动需求填写日刮刮卡投放明细表，投放明细表中需包含各奖项投放数量、投放人员等，经市场部经理、财务经理确认后，前台部经理按投放明细登记账簿；与运营管理部经理共同将中奖标识刮刮卡投入非中奖标识刮刮卡，并保证其分布均匀，由促销活动执行人员领出；动过程中进行二次补卡、补奖时，对刮刮卡的配奖仍然遵循投奖的操作原则；于活动中产生的废卡（比如：刮花无法鉴别、奖卡误认为普卡作废等现象）应及时交予财务部出纳。（4）刮刮卡的使用与回收市场部经理在刮刮卡发放的各个环节应制定相应流程及防伪措施以避免出现在刮奖环节中出现作弊行为；运营管理部经理监督消费者抽取刮刮卡，并为消费者刮卡，以防止个别消费者作弊，并在消费小票后盖章明示有无中奖及中奖级别。关于中奖顾客，领奖时登记中奖信息；奖品发放人员发放奖品时需将有中奖标识的刮刮卡收回，填写刮刮卡及奖品发放明细表，发放明细表中需包含：发放奖品名称、发放奖品数量、回收卡类别、回收数量、顾客签名等内容。（5）刮刮卡的对帐每日活动结束后，前台部经理与奖品发放人员核对发放奖品数量、剩余奖品数量与回收中奖标识刮刮卡数量确认无误后，将登记表、回收刮刮卡与剩余未刮刮刮卡（运营管理部与奖品发放人员共同封箱后）移交财务部出纳代为保管，财务部经理与非中奖标识保管人根据奖品发放情况确定次日投奖数量。活动全部结束后，将所有剩余刮刮卡全部刮开，核对奖项数量。（6）刮卡现场管理发奖处、刮奖处不宜间隔过远。刮卡券尽量由工作人员刮卡，或者在工作人员监督下由顾客刮开，防止顾客手中替换奖卡。废卡要进行统一管理，不得随意丢弃，防止被利用造假；为预防纠纷，对刮奖规则需在现场有明确的明示与告知。（7）刮刮卡的销毁活动结束后，运营管理部核对发出刮刮卡与回收刮刮卡数量，数量不一致时，需查明原因，给公司带来缺失时，追究有关责任人责任，回收刮刮卡在活动结束15日后方可销毁。由财务人员、促销品保管人及市场部、审计部共同销毁，销毁时需填写销毁明细表签字确认。5.3.7 即时抽奖电子拍奖管理（1）电子拍奖的使用中东福万家在拍奖的各个环节应制定相应流程及防伪措施以避免出现在拍奖环节中出现作弊行为；中奖数量需根据促销活动方案、销售数据记录等进行计算。网络部门至少应在活动前3天将活动所需程序设定完毕。活动进行中如需增加或者减少中奖几率，需经总经理批准方可进行中将数量调整；通过电脑设定程序，由电脑计算出拍奖次数，工作人员录入金额（包含信誉卡号），电脑自动形成拍奖次数，超过次数自动无法拍击。（2）电子拍奖现场管理运营管理部经理监督消费者拍奖，并在消费小票后盖促销活动专用章明示有无中奖及中奖级别。关于中奖顾客，领奖时登记中奖信息；奖品发放人员发放奖品时需填写奖品发放明细表，发放明细表中需包含：发放奖品名称、发放奖品数量、拍奖次数、顾客签名等内容。（3）电子拍奖的对帐每日活动结束后，前台部经理与奖品发放人员进行对帐，核对电脑记录的实际中奖数量、顾客领取奖品数量、发放奖品数量、剩余奖品数量，待活动全部结束后，运营管理部、财务部活动负责人三方对帐，如出现差异立即查找责任人。6 .监督与检查运营管理部对抽奖情况进行不定期检查，对抽奖工作不善部门或者个人按照制度罚则予以处罚；7 .罚则7.1 前台部经理与活动执行人员在促销活动执行过程中出现工作失误，给公司带来缺失的，除赔偿公司缺失外视情节给予300-1000元/次罚款；7.2 前台部经理与促销活动执行人员在促销活动执行过程中利用职务之便营私舞弊者，除赔偿公司缺失并予以开除外，情节恶劣的移交司法机关；7.3 重大促销活动在媒体未公布前，将有关抽奖活动内容对外泄密者，将对有关责任人进行处罚。8 .附则8.1 本制度由中东福万家市场部负责解释。8.2 本制度自2010年7月1日起实施