音像档案管理办法.docx

音像档案管理办法（第一版）第一条为加强公司音像档案管理工作，更好地保护和利用音像档案，为公司各方面服务，制定本办法。第二条音像档案是指公司各部门在行使职能及在工程建设、生产经营、科学研究、后勤服务或从事社会活动中形成的具有保存价值，并经过整理归档的照片（包括正片和底片）、录音带、录像带、新闻影视片、数字音像等材料。它是企业进行工作检查、经验总结、历史研究的重要依据。第三条音像档案是公司档案的一个重要组成部分，各部门必须按照要求收集齐全，及时整理，交由办公室档案管理处集中归档，统一管理，任何部门和个人不得据为己有。第四条音像档案管理工作的主要任务是对公司各部门形成的具有保存价值的音像材料进行收集、整理、保管、统计和提供利用。第五条办公室档案管理处负责对公司各部门音像档案收集整理、移交归档工作进行监督、检查、指导和考核。第六条音像档案的收集范围：（一）党和国家领导人及上级党、政机关主要领导人来公司视察工作，或从事其他重大活动形成的音像材料。（二）公司及各部门领导在重大活动中形成的音像材料。（三）公司及各部门召开的重要会议及重大活动形成的音像材料。（四）反映公司及各部门主要职能活动和重要工作成果的音像材料。（五）公司及各部门的工程建设、技术改造、技术引进等项目现场拍摄的照片和其他音像材料。（六）设备安装、调试、运行以及大中修过程中拍摄的照片和其他音像材料。（七）重大人身、设备等事故现场拍摄的照片和其他音像材料。（八）公司生产的名、优产品照片及在科研、展览活动中形成的有价值的照片。（九）公司荣获的奖品、奖状、荣誉证书照片和底片。（十）劳动模范等先进人物在重大活动中形成的音像材料。（十一）公司领导或代表团出国考察、友好交流等外事活动中形成的音像材料。（十二）公司领导接待国内外宾客来公司参观访问等活动形成的音像材料。（十三）公司及各部门在同国内外企业、商社进行商务谈判，以及联营、兼并等签字仪式等活动形成的音像材料。（十四）国内外著名专家、学者、代表团体、知名人士来公司讲学或从事重要活动形成的音像材料。（十五）著名艺术家、文艺团体、知名人士来公司演出形成的音像材料。（十六）通过各种媒体开展宣传报道工作形成的具有保存价值的音像材料。（十七）反映公司厂容厂貌、文教卫生、生活后勤及体育活动等方面形成的音像材料。第七条音像档案的整理编号与组卷（一）音像档案的整理要以保持有机联系，有利于保管和便于利用为原则，对照片、底片、录音带、录像带、数字音像等分别按主题内容类别、保管期限及密级进行整理编号。（二）音像档案与相应资料要分别整理、编号。（三）照片（底片）以自然张为单位编号说明，一组（若干张）联系密切的照片应加总说明。照片的说明在照片左侧或右侧书写。（四）照片的分类应在全宗内按年代、问题进行分类，分类应保持前后一致。（五）照片组成的案卷，其标题、名称应概括卷内全部照片的基本主题。卷内目录的填写应以照片的自然张或总说明包括的若干张为单元进行填写。（六）录音、录像档案要求有外盒套，外盒套的封面标明盒内目录内容、背面标明档案号。（七）档案号规范准确、清晰，不出现重号、漏号及空号现象。（八）说明的格式要正确，概括的内容要齐全，能准确的解释音像档案的主题。（九）备考表填写本卷情况说明和立卷人、检查人、立卷时间等。备考表应放在案卷的最后一页。（十）编制适用的专题目录及检索工具。第八条音像档案的归档时间及要求（一）归档时间定为音像材料形成后的第二年向办公室档案管理处移交归档；重要音像资料在活动结束后一周内完成移交归档。（二）归档的音像材料必须清晰、完整，质量完好。（三）具有保存价值的音像材料，由归档部门负责对音像材料进行整理，划分保管期限及确定密级，并编写文字说明。其说明内容包括：照片号、底片号、时间、地点、人物、背景、参见号、摄录单位和摄录人。（四）各部门向办公室档案管理处移交音像档案时，需填写档案移交清单一式两份。交接双方验收盖章签字后，各存一份备查。第九条音像档案的保管要求（一）设立专用库房、专用装具，要具有防火、防盗、防光、防尘、防潮、防虫、防污染等措施。（二）音像档案的保管按类别、不同载体、不同装具分别排列保管。（三）接收音像材料时要进行视听检查，防止受污染和受损的音像材料入库。（四）对受污损的照片、底片入库前要进行必要的技术处理，接触底片时应戴洁净的手套，避免汗渍污染。（五）音像档案应按类别、编号顺序竖放在防磁专用柜内。（六）对已入库的音像档案要加强检查，录音录像带每年要倒带一次，如发现磁带有磁粉脱落、变形等现象要及时进行技术处理；照片发霉、变黄要采取补救措施。第十条音像档案未经档案部门领导批准，任何人不得私自抽出、清洗、消磁。第十一条按期对音像档案进行鉴定。对超保管期限要销毁的音像档案，档案部门要登记造册，经公司档案鉴定小组同意、报公司主管领导批准后方可销毁。第十二条建立音像档案统计台账，做好音像档案接收、移交、库存数量、提供利用和利用效果的统计。第十三条公司内部机构撤销、调整、合并时，音像档案移交工作应以公司有关机构撤销、调整、合并的文件中明确的时间划分责任。第十四条借阅音像档案应严格执行公司档案借阅制度。原版音像档案一般不外借，特殊情况必须外借时，需经公司主管领导审批。第十五条对重要、珍贵的音像档案进行备份，复制副本提供借阅。第十六条借用音像档案的单位用完后及时归还，不得转借给其他单位。借用单位在利用过程中如有损毁或违反法律规定的行为，按档案法有关条款追究其责任。第十七条本办法由办公室档案管理处负责解释。第十八条本办法自发布之日起施行。