采购与供应商管理程序.docx

采购与供应商管理程序文件编号版序制订部门制订日期发布日期转版日期总经理核准管代审核负费人审核制订人发行部门：管理部发行时间：2022.5.5变更履历表文件编号:XX-XX-XX-XXPage:1文件名称:采购与供应商管理程序提出部门提出人变更版序变更页次变更内容修订日期1、目的对供应商和采购过程进行控制，确保采购的产品符合规定要求。2、适用范围本程序适用于对供应商的选择、评价和监控（以下简称供应商评定）以及生产材料、外协，、模具、设备等的采购控制（包括外包过程）。3、职责购销课：购销课协同品保课负责供应商的选择和认可管理及供货业绩评价，负责本公司所有生产用物料等的采购及协调同供应商之间的联系、实施跟踪。负责统计各供应商物料的交付能力。品保课：负责供应商的质量保证能力评审及采购物料的质量检验和供货质量能力情况的统计。技术课：负责提供采购所需的图纸、物料技术规范等相关技术文件。（副）总经理：负责相关文件的审批。4、术语和定义生产物料：指直接形成产品的物料，如：原材料钢管、铁管、铜管、合成金属粉末、电镀溶液等。常备物料：除生产主物料、生产辅助物料、设备及备件外的，各部门生产中可能用到的物料易耗品，如包装材料、油等。5、关联文件纠正和预防措施控制程序顾客投诉处理程序6、控制程序6.1 采购流程图（见附件一）6.2 采购申请：6.2.1 采购申请主要涉及到的有材料、油类、刀具、治具、消耗品及事务用品等。6.2.1.1 材料请购：由生管员依据客户订单、库存状况及采购周期表填写月材料申请书交本课课长确认后再交至购销课，采购员根据库存和生管员的申请书做下个月的月材料预算申请表给总经理批示。购销课填写购买定单并交总经理核准后下单给供应商。固定批量生产的材料追加依照以上执行。新样品开发需找新材料时，由总经理通知购销课采购员找材料，购销课找到材料后填写购买定单并给总经理批示，样品材料的追加也依此执行。621.2油类、消耗品、测量仪器、治具、刀具及事务用品等的采购：由申请部门每月月中前做好下一月消耗品预算给仓库确认库存，然后由申请人交到购销课，购销课根据各部门的预算总结下月预算数量和金额汇报给总经理，购销课根据总经理批准好的预算表编制购买订单，同时尽可能做到零库存购买，在保证生产的正常运作的情况下尽量降低公司成本积压。若未做到预算的使用部门要填写预算外消耗品申请书交仓库确认库存后交至购销课，购销课确认单价和购买的必要性后交总经理审批，总经理核准后购销课下单购买。6.2.2 请购稽核要点:为防范请购的弊端发生，进而导正申购的确实性及合理性。6.2.2.1 自主稽核:申购部门最高主管对申报数量确实进行审核，杜绝不必要的浪费。6.22.2若有不实申请或违反规定发生时，应依内部工作规则论处该案申请者，以示惩戒。6.3 供应商的选择：6.3.1 购销课应在合格供应商名录中选择供应商,如需采购的产品没有合格的供应商,则由技术、品保和购销课依本程序第6.4项供应商管理对供应商进行选择、评估和考核等作业。6.3.2 如需采购的产品中有被顾客批准和/或指定的供应商，则采购员在采购产品时，必须从顾客批准和/或指定的供应商名单上采购有关材料/产品（即：购销课长应将顾客批准和/或指定的原材料供应商名单统一登记、汇总），如采购员要从其他供应商处采购产品时，必须将此供应商提供给顾客批准，并经顾客批准被列入顾客批准和/或指定的供应商名单上后，采购员方可从该供应商处采购有关产品。如顾客有新批准的供应商名单或顾客对原批准的供应商名单有修订和更改时，购销课必须及时对此顾客批准的供应商名单进行更新。6.3.3 如被采购的产品因相关因素而有变动时，购销课应按本程序规定寻找两家（含）以上供应商进行询价、议价、比价和报价作业，并根据被采购的产品和公司所需采购产品的实际生产情况及其产品质量成本、交付符合/满足公司采购产品的质量要求。6.4 供应商的管理：6.4.1 新供应商的寻找：新产品研制阶段，若选择新的供应商，则由购销课提出至技术课、品保课和总经理，经总经理批准后根据顾客要求、公司产品特性及生产能力所需的采购产品，寻找有能力承制本公司最终产品所需的各种原材料、辅助材料、外购件及外协件、机器设备等，包括服务采购，如：委外加工等供应商，并将调查和收集到的供应商资料进行整理，同时确定对供应商进行评估和考核的时间、H期。642供应商的评估和考核1.1 .2.1根据预选供应商名单，由购销课负责组织技术课、品保课、制造课、ISo管理室（视需要）人员组成考核组到预选供应商处进行供应商的评估和考核，并将评估和考核的结果记录于V供应商评估表中。6.422 考核组根据满足合同要求（包括质量体系和特定的质量保证要求）和V供应商评鉴表中的项目及内容对供应商提供的相关资料和样品（视需要）以及供应商的生产现场（视需要）和生产能力等进行评估和考核。6.423 供应商的相关资料评估和样品评估以符合本公司所需的原材料、辅助材料、零组件（外购外协）、半成品、加工品的相关质量要求和技术要求为合格，供应商的生产现场和生产能力评估以总分60分以上（含）为合格。6.424 供应商应具有对提交给公司采购产品IOO%的按时交付的能力，并提供相关资料，以满足本公司的要求。6.425 供应商核准：6.4,3.1购销课将供应商评估和考核的结果及资料进行整理后呈报总经理核准。经总经理批准后的供应商被列为合格供应商，由购销课将其登录于V合格供应商名录,并将其资料整理、建档，同时将合格供应商名录报品保课。6.4.32如供应商符合或具备以下条件，无需再对其进行其它评估和考核，此资料经总经理特准后，可将其列为合格供应商，并由购销课将其登录在合格供应商名录,但仍需对其建立相关资料，同时需在备注栏中注明为“特准”。顾客批准和/或指定的供应商；卖方独占市场；无法及时找到合格的供应商时；己获得ISo9001和/或QS-9000和/或ISO/TS16949证书的供应商。6.4.3.3 如公司采用顾客选定的供应商不能免除公司确保供应商提交给公司采购产品和服务质量的责任,公司仍需对顾客指定的供应商所提供的采购产品和服务进行检验和验证。6.4.3.4 经核准后被列为不合格的供应商，由购销课重新寻找新的供应商。6435询价、议价和比价：购销课根据合格供应商名录与相应的供应商进行联络，并要求其提供公司产品所需要的材料、零件等资料的报价清单，购销课应至少联系同一种材料、零件两家以上之供应商，对其进行询价、议价和比价，同时将与供应商达成的材料、零件之采购金额记录于V材料采购价格确认表,并将资料存档，以便日后采购时作为依据。6.4.4供应商供货产品质量监控：1.1 .4.1依公司对采购产品之质量要求，采购员应对供应商所提供的采购产品之质量按V原材料检查表进行统计，并将统计的结果和状况记录于V不合格品率统计图表中。64.4.2对来料检验不合格，由品保课按纠正和预防措施控制程序填写V供应商来料异常联络书交采购员通知供应商要求其整改，国内供方要求必须在五个工作日之内回复，国外及港台地区供方要求在10个工作日之内回复，如超过未回将在供方服务项评分上扣分。严重者取消采购意向。由品保QE工程师对其执行的纠正与预防措施作效果确认。6.443 供应商提供的产品如因其质量问题对顾客所造成的干扰和影响，包括售后市场的退货，则由品保课和相关部门按顾客抱怨处理程序之规定进行处理。6.444 如因供应商提供的产品质量等有关的特殊状况而影响顾客的产品使用状况，则公司通过项目组将其通知顾客，并按顾客的处理方式进行处理。645供应商定期评估、考核：6.4.5.1 月度考核采购员每月用V月份超额附加运费记录统计供应商的超额运费，并每月底用供应商业绩统计表对供应商的交期、质量、超额运费进行统计供应商的业绩。月度考核业绩将作为半年度考核的评审输入项之一。6.4.5.2 半年度考核购销课每半年一次对公司内所有合格供应商提供的采购产品的质量、价格、交期、配合度和/或服务进行考核，并将考核的结果记于V供应商考核表中，考核的记录经总经理审核后存档。1）购销课、品保课、生管课、技术课负责供应商产品质量、价格、交期、配合度和/或服务的考核，考核方法如下：A）质量（30分）：质量得分=（1-退货批数/交货总批数）x30分B）价格（20分）：根据同类物料在市场上的最高价、最低价、平均价、自行估价及比价制定标准。C）交期（30分）：交期得分=（I-迟交批数/应交付总批数）x30分1）配合度（20分）：配合度得分二（IOO分一总扣分数）×20%配合度依供应商是否配合公司紧急生产时之协助事项进行考核。扣分标准依供应商的协调性是否良好进行。当每次协调行为无法进行时，则扣10分，依此类推。2）供应商考核等级划分：a.A级供应商：考核成绩85分以上（含）；b.B级供应商：考核成绩75分（含）一85分（不含）之间；c.C级供应商：考核成绩60-75分（不含）。6.4.5.3 考核处置1）如考核的总得分为60分以上（含）的供应商，由购销课仍将其列入合格供应商名单中，并继续与之进行采购往来。2）若考核总得分为60分以下（不含）的供应商，由品保课通知供应商，要求供应商针对不合格的事项提出纠正与预防措施，并限期改善。3）购销课负责针对第一次考核不合格的供应商进行限期整改后的第二次考核，并将考核的结果记录于V供应商考核表中，第二次考核合格的供应商由购销课将其仍列入合格供应商名录中，并继续与之进行采购往来：如第二次考核仍不合格，则由购销课将其第一、二次考核的结果呈报公司领导核准后取消其合格供应商的资格，公司不与之进行采购往来。4）凡为公司首次提供新产品或零件（以前未曾供过的）的供应商，此供应商开发部门均需通知品保课，技术课，制造课进行评审。曾被取消资格的供应商应在三个月整改期后进入公司预选供应商范围。64.54对公司所采购产品之质量和/或服务基本上无直接影响的供应商（例如：提供五金、劳保文具用品、机器设备零组件等），根据公司实际生产情况，可免于对其进行调查和评估及考核，并不将其列入“合格供应商名录”中。646供应商质量管理体系的开发:供应商质量管理体系开发的先后顺序由品保课根据供应商提供产品或服务的重要程度（主要针对原材料、外购/外协件）和公司对IS09001：2008质量管理体系要求的需要而决定。6.4.6.1 确定供应商质量管理体系开发来源：1）对于A级供应商，由品保课以IS09001：2008质量管理体系要求作为基本要求来进行开发。2）对己通过和/或获得IS09001：2008质量管理体系证书的供应商，公司除了要求其提供相关资料和相关证书以外，还将对其最终以符合ISO/TS16949质量管理体系标准为目标进行供应商质量管理体系的开发。6.4.6.2 供应商质量管理体系的开发申请:对有符合6.4.7的供应商由购销课将其统一记录于V供应商质量管理体系开发一览表中，并会同技术课、品保课、ISc）室共同开发。6.4.6.3 购销课将制定好的供应商质量管理体系开发一览表交给总经理核准。6.4.6.4 体系开发实施和执行:品保课负责落实和追踪供应商质量管理体系开发进度，供应商质量管理体系开发完毕后，由购销课负责记录在供应商质量管理体系开发览表并收集相关资料呈报公司领导。6.4.6.5 结果验证和确认:对已开发成功的供应商（即：已通过和/或获得ISO9001：2000质量管理体系证书）或未经公司开发辅导成功的但已通过和/或获得IS09001：2000质量管理体系证书之供应商，可行时由品保课组织相关部门人员组成审核小组经公司领导批准后，每年一次按IS09001最新版本的要求或由公司根据供应商的实际生产状况所准备的质量管理体系审核查检表中之内容对供应商进行质量管理体系评定；对评定为不符合的要求供应商提出纠正与预防措施，并在供应商限期改善后的适当时间对供应商的纠正与预防措施进行效果验证。6.4.6.6 公司对派往前去供应商进行质量管理体系审核的审核员资格要求必须具备体系审核管理程序中的规定。6.4.6.7 经两次开发如仍无法配合公司质量管理体系开发计划的供应商，由购销课收集相关资料呈报公司领导，要求取消该供应商资格，经批准后，由购销课通知供应商已被取消质量管理体系开发资格，并由购销课另外寻找合适的供应商重新进行供应商质量管理体系开发。6.468除非顾客指定其他方式，公司对供应商ISO9001：2008质量管理体系的认可必须经国家和政府承认和认可的第三方认证机构来执行IS09001：2008质量管理体系认证。6.5 采购实施：6.5.1 采购员收到经总经理核准后的购买订单,以传真（FAX）等方式传至供应商。采购文件可包括采购产品的相关资料：a、采购产品的名称、规格/型号、数量、交付时间/日期、交付方式（包括运输方式）、单价、金额、等级、类别、向公司提供采购产品的供应商名称或其他准确标识方法；b、采购产品的规范、图样/图面、样品、过程要求、检验规程/检验标准、检验方法及其他有关技术资料/要求；6.5.2 采购产品的质量要求应在V购买订单上说明，如所采购的产品质量无法描述清楚时，则需求部门或品保课应附上相关的采购产品的质量标准/要求。65.3v购买订单传至供方后需与供应商进行充分的沟通,并得到供方的确认签章回传执行完毕后必须存档。6.6 采购追踪：6.6.1 依顾客对产品交付的需求状况和公司生产的安排，采购员应随时对所采购的产品进行供应商交付时间的进度追踪，对供应商逾期未按时交付的采购产品，由采购员列出产品未交明细以传真方式通知供应商，要求其尽快交货.662对于一般采购的产品采购员至少应于供应商按期交货前一天内与供应商联络并确认其是否能如期交货。若因供方各种因素不能如期交货的状况,应及时反馈生产并与之相协调调整生产计划,同时与供方及时沟通,确认最快交期。6.7 产品检验：6.7.1 供应商提供的采购产品进厂后，仓管员填写V受取票,由品保课对供应商产品进货的质量进行检验,仓库人员对采购产品进行数量点收、入库等工作.备注:对于原材料的变更（如供方材料变更,变更供方,材质变更）等由品保课进行尺寸检查,仓管人员点数后放入”待确认区”,由仓库员工通知技术进行试做确认材料品质,原则上技术须在接通知的第二个工作日进行试做出结果,不得拖延.6.7.2 若检验不合格的产品,品保课填写V原材料检查表及供应商来料不良联络表反馈供方,由购销课根据实际不良及生产状况若有特采需求的,则填写特采申请单依检验与监查管理程序相关规定执行.6.7.3 检验不合格需退货的产品将拒收，由采购员直接退回供方,并要求供方及时补回.造成损失的由公司与供方明确责任方对损失负责.6.6资料归档：与购买管理有关的相关质量记录之保存/归档，由购销课、品保课依文件与记录管理程序进行作业7、相关记录V 原材料检查表V 受取票特采申请单购买订单供应商质量管理体系开发一览表V 不合格品率统计图表合格供应商名录V 供应商评估表V 供应商评鉴表V 顾客批准和/或指定的供应商名单月材料预算申请表消耗品预算V 预算外消耗品申请书月份超额附加运费记录供应商业绩统计表