医院基建办公室文件管理制度.docx
医院基建办公室文件管理制度一、总则本管理规定用于管理过程中涉及的所有文件，包括内部文件和外来文件，由档案管理人员对文件进行质量控制以确保各类文件的适宜、有效和易于识别。二、文件的分类与编码文件的分类主要分为管理性文件、技术性文件、事务性文件、其他资料文件，为便于文件的识别、管理、查询，所有文件均需按既定的编码规则进行编码。三、文书格式各类文书格式按照通行规范要求执行。四、文件管理的要求1 .科室档案管理人员按照文件设计与编码规则，保证所有文件按统一格式制定。2 .初稿确定先由部门负责人审签保证文件的完整性、逻辑性、清晰程度，通过审核的文件，如有必要报分管院领导审批签字生效。文件一经签发，即具有效力。3 .由专人负责相关文件的抄送及发放，确保文件发放到位，并建立发放记录，注明受控状态。4 .文件归档与保存完整，纸质及电子版文件均需留存，以便年底统一装订。5 .由施工单位提交的文件如工程联系单等均需按照文件编码规则执行，否则退回修正后方可再次提交。6 .文件修订的申请、编写、审核、批准和发放程序与该文件的原编写、审核、批准和发放程序一致，修订文件批准后，旧版本即行废止。7 .经批准作废的文件，通知相关单位，收回作废文件。五、文件分类编码规则为便于各类文件的识别、管理和查询，所有文件均需编码，编码规则和要求如下：（一）编码规则文件编码由医院简称-文件编写部门或牵头部门简称-文件一级分类编码-文件二级分类编码（-文件三级分类编码）-流水号-年号或版本号组成。“-”为半角短横线。流水号由三位数字组成，从OOl开始编写；版本号由两位数字组成，从01开好编写；年号需写全，如2020。纪要、通知等没有延续性的文件一般使用年号，规章制度、质量手册等有延续性的文件一般使用版本号。文件三级分类编码根据实际需要情况使用，编码由文件编写部门自定义，用大写英文字母。（二）医院简称和处、科、室简称1.XX省妇幼保健院为JSFYo2 .各处、科、室简称同OA中代码，均用大写字母，如基建办为JJBo（三）文件分类编码1.一级分类与编码管理性文件为GL,技术性文件为JS,事务性文件为SW,资料类文件为ZLo3 .二级分类与编码制度ZD,规定为GD,办法为BF,决定为JD,通知为TZ,请示为QS,报告为BG,记录为JL,预案为YA,流程（规范、规程）为LC,纪要为JY,规则为GZ,接待计划为JDJH等。4 .三级分类与编码（1）纪要类院长书记联席会为LXH,院早会为YZH,行政例会为XZLH,院长办公会为YZBGH,项目例会（项目名称简写字母）。（2）其他5 .工程专业性文件编码（1）工程联系单建设单位发文：C,0.11一年份后两位数+月份（两位数,不足前置补0）+流水号（三位数，不足前置补0）。监理单位发文：。0.12一年份后两位数+月份（两位数，不足前置补0）+流水号（三位数，不足前置补0）。施工单位发文：C.0.13一年份后两位数十月份（两位数，不足前置补0）十流水号（三位数，不足前置补0）。其中，A.O.10监理通知单分质量控制类（A.0.101）,造价控制类（A.0.102）,进度控制类（A.0.103）,安全文明类（A.0.104）,工程变更类（A.O.105）,其他类（A.0.106）。（2）合同JSFY-JJB-JS-HT-项目楼号/项目名称-此项目分类流水号（分楼编号，三位数，不足前置补0）-年份。（3）签证单/报价单/核价单/技术核定单申请单位名称（单位字母缩拼，字母大写）-QZ/BJ/HJ/JSHD-该项目流水号（三位数，不足前置补0）。（4）工程申请表JSFY-JJB-JS-GCSQ-流水号（三位数，不足前置补0）-年份。（四）事例例1基建制定的文件管理制度，第一版。Jsfy-Jjb-GL-ZD-OOI-OI例22020年科室例会纪要，第5期。JSFY-JJB-SW-JY-005-2020例3工程联系单（基建办2020.2.20流水号为823的发文）。C.0.11-2002823工程联系单（施工单位2019.12.20流水号为55发文）。C.0.13-1912055监理通知单（监理单位2020.L16流水号为66的发文，安全文明类）。A.0.104-2001066例4合同（2号楼改造项目分类下合计的第12份合同，于2020年签订）。JSFY-JJB-JS-HT-2tt-012-2020例5签证单/报价单/核价单。（1）某室内装饰单位报送2号楼改造项目的第二份签证单（如有2个项目，分项目进行编号，严禁混用，在表单的项目名称里一栏中写清楚是哪个项目）。HLMD-QZ-002（2）某机电安装单位报送2号楼改造项目的第三份技术核定单。NTSJ-JSHD-003例6工程申请表（流水号为第202份的工程申请表，于2020年申请）。JSFY-JJB-JS-GCSQ-202-2020（五）编码位置文件编码放置于文件标题右下方，前面标注“文件编码：”字样，与标题之间不空行；文件编码与版心右侧之间不空格（事例见本制度）。
