高校基建工程档案管理办法[全].docx

高校基建工程档案管理办法北京交通大学基本建设项目档案管理办法（2019年修订）第一章总则第一条为了提高我校基本建设项目档案的质量和管理水平，充分发挥档案在基本建谢口管理工作中的作用，依据国家、教育部有关规定和北京交通大学档案管理办法，特制定本办法。第二条学校基本建设项目档案（以下简称基建档案）是指在基本建设项目从提出、论证、决策、报批、规划、设计、施工、竣工到运行维修的全过程中形成的，具有保存价值、参考价值和凭证作用的文字、图纸、图表、声像、电子文档等形式与载体的文件材料。第三条基建档案是学校基本建设项目的真实记录和历史凭证，是扩建、改建、使用、维修、抗震加固等工作的重要依据，是学校档案的重要组成部分。基建档案必须实行集中统一管理。第四条基建档案的形成、积累和归档是基本建设项目管理工作的重要环节，应作为参与基本建设项目全过程管理人员的职责内容。基建档案管理的参与人员应及时做好有关资料的收集整理工作，确保与项目进程同步，保证基建档案的完整性、准确性和系统性。第二章归档范围和内容第五条基建档案的归档资料主要包括基建项目全过程中各参与方形成的批准文件、可行性研究报告、报批和规划批复文件、勘探文件、设计文件、跟踪审计文件、工程管理文件、各类招投标文件、监理文件、施工文件、竣工文件等。第六条基建管理部门管理过程中形成的归档资料主要包括：（一）立项批复及相关文件：1 ,校内立项申请及各种论证会议研究纪要；2 .项目建议书（立项请示）及批准文件；3 .建设项目可行性研究报告及批准文件；4 .环境影响评价（环境预测）等调查论证报告及批准文件；5 其他各项批准文件；6 .校园总体规划、设计总平面图；水、电、气管道分布图、网络基础设施分布图；7 .设计基础材料，包括设计任务书、计划任务书、工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、重要土岩样说明；地形、地貌控制点建筑物、构筑物和重要设备及安装的测量定位、观测记录；水文、气象、地震等其他设计基础材料及野外作业数据，水务、气象、节能、规划选址等其它设计基础材料；8征用土地批准文件，房屋征收、补偿协议书，租赁文件，环保、消防、卫生等资料，水、电、气、暖供应协议书；9 .初步设计文件及审批文件；10 .施工图设计文件及审批文件；11 .设计变更文件及批准文件；12 .设计中重大技术问题来往文件、会议纪要；13 .上级有关指示。（二）资格预审及招标文件（含工程量清单、控制价或标底）、评标报告及其过程资料。（三）资审及投标文件。（四）中标通知书及合同，包括招标代理合同、勘察及设计合同、监理合同、施工总承包合同、建设单位的专业发包合同、材料设备采购合同以及相关过程资料。（五）工程变更联系单和签证资料。（六）建设单位办理的前期手续资料，包括项目规划条件、用地规划许可证、人防审查意见、消防审查意见、园林审查意见、防雷审查意见、项目钉桩放线成果、专项咨询意见、各种规费缴纳底单、建设工程规划许可证、施工许可证、质量监督注册、施工图审查意见书及合格书。（七）建设单位专业工程发包、材料设备采购等资格预审及招标文件、评标报告及其过程资料、资审及投标文件。（八）建设单位认质、认价纪要及过程资料。（九）开、竣工报告及竣工验收证书，包括施工总承包单位及分包单位、勘察单位、设计单位、监理单位的总结报告，建设单位竣工验收报告、质量监督单位验收证明等。（十）人防专项验收合格书、消防专项验收合格书、电梯及空调等设备专项验收书、节能专项验收合格书、网络基础设施专项验收合格书、实体检测合格书、室内环境检测合格书、环境评价验收合格书、规划验收合格书、防雷检测合格书、沉降观测报告等；相关验收资料、整改意见、专项检测报告；竣工图；工程备案资料。（十一）工程审计资料及审计报告。（十二）学校往来文件。包括学校关于项目建设有关文件、宣传报道材料、安全工作文件、领导讲话、会议纪要、大事记等。第七条监理单位在项目实施过程中形成的归档资料主要包括：（一）营业执照、监理单位资质（复印件）及监理工程师名单。（二）监理规划、监理月报。（三）工地例会会议记录。（四）监理来往文件、会议记录、纪要等。（五）工程质量控制文件，含质量控制措施、规定及往来文件；材料试验、检测资料等。（六）质量评估报告。（七）主持基础、主体、装饰、初步验收过程资料及验收报告（含纸质、图片、电子材料）。（八）其他工程实施过程中形成的一系列文件资料。第八条施工单位在项目实施过程中形成的归档资料主要包括：（一）营业执照、单位资质（复印件），参与施工管理人员名单及特殊岗位上岗证书。（二）材料、设备进场使用报验手续，材料、设备检验检测报告。（三）分部、分项工程验收记录及隐蔽工程验收记录等质量控制资料。（四）总进度计划表、月进度计划表。（五）安全和功能检测资料。（六）质量控制文件、质量验收记录。（七）竣工报告。包括工程竣工申请报告、竣工整改意见、四方验收单等。（八）质量评审资料、质量监督部门关于工程质量鉴定书、质量监督部门对工程质量的检查材料、工程质量评分表等。（九）全部竣工图纸。（十）工程获奖材料、城市档案馆竣工材料移交合格书。（十一）室外附属工程的相关质保材料及竣工验收、竣工图、结算等材料。第三章归档要求及程序第九条基建档案的归档资料应确保覆盖基本建设项目的全过程、全参与方，确保图物相符、数据可靠、手续完备。第十条基建档案归档资料的集中收集整理主要分为四个节点：项目启动至取得施工许可证;项目开工至竣工验收合格;工程量核实、结算、审计工作完成"呆修期。归档资料的移交、接收应做好清点、签字等书面交接手续，并做好档案目录清单。第十一条归档资料提交前，各参建单位应认真检查文件材料的编号是否统一，与所反应的对象是否一致，能否揭示其性质与特征；提交的文件材料要求字迹工整、图像清晰，签字完备。第十二条竣工图编制要符合规范，归档要求主要包括：（一）竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，能全面、准确反映竣工的全部施工实际造型和特征，原则上应包含项目总平面图和综合管线竣工图。（二）施工图没有变动的，由施工单位在施工图上加盖竣工图章并完备签字作为竣工图。设计变更及洽商变化较大的、不宜在原施工图上直接修改和补充的，应另绘修改图，加盖竣工图章。（三）竣工图应由施工单位逐张加盖竣工图章。竣工图章中的内容要填写齐全、清楚，不得代签。（四）竣工图按地基与基础、主体结构、建筑装饰装修、建筑屋面、建筑给排水及采暖、建筑电气、智能建筑、通风与空调、电梯专业分别组卷。（五）竣工图的电子文件要同时归档。第十三条归档资料原则上应是原件，没有原件的需加盖公章并注明原件存放单位或地点。如果报告、请示后无批复，经办人应注明办理情况，以备日后考查。第十四条基本建设项目的项目负责人或甲方代表为基建档案归档的主要责任人，应根据归档范围要求，及时收集和整理归档资料，系统组卷，编写归档情况说明，待项目验收通过后，按归档要求向档案馆移交，并办理好移交手续。第四章归档组卷方法第十五条基建档案应系统组卷，卷内文件排列顺序：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、网络图、更改图、其他）。第十六条基建档案材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，不装订。第十七条卷内文件材料，无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线T则的下角。在每件文件材料的右上方加盖有单位名称，档号、件号的戳记章，并逐一填写。第十八条归档应填写卷内目录、备考表，注明保管期限。应草拟案卷封面各栏目，经档案部门审查后填写案卷封面。应填写归档说明，交基建与规划处分管副处长审查后，放至卷内目录后。第五章基建档案的管理和利用第十九条基建档案由学校档案馆统一管理,分类编号、编目、排架、保管维护。第二十条基建档案保管期限分为永久、长期、短期，由基建管理部门确定。第二十一条基建与规划处和档案馆应定期对基建档案进行检查、鉴定，以重新确定档案的保管期限、调整密级以及销毁等事项。第二十二条基本建设项目在后期使用中发生改建、扩建、维修、抗震加固等变更情况时，经基建与规划处同意，工程实施单位应在实施后及时将变更资料归入原项目基建档案中。第二十三条基建档案主要供本校利用，如外单位需查阅，须经档案馆和分管基建的负责人批准。第二十四条档案馆应建立多种检索工具和参考资料，编制并公布基建档案目录，积极开发基建档案信息资料，为基建工作服务，为保护我校产权和处理基建工作中的各种权益问题提供凭证。第二十五条基建档案只有一套的，一般不借出。如确需借出，必须严格登记手续，并按规定时间归还。造成基建档案丢失的，将由当事人承担该卷档案材料重新制作的全部费用。第六章附则第二十六条本办法由基建与规划处负责解释。第二十七条本办法自学校印发之日起施行。原学校关于印发北京交通大学档案管理办法的通知（校发200937号）中附件4北京交通大学基建档案管理实施细则同时废止。厦门大学基建处建设项目工程档案管理办法（试行）第一章总则第一条为了加强和规范建设项目工程档案管理，提高工程档案的利用率，更好地为教学、科研和基建管理工作服务。根据中华人民共和国档案法，国家档案局、国家计委联合颁布的基本建设项目档案资料管理暂行规定，国家教委发布的普通高等学校档案管理办法等法律、法规、规章，结合厦门市城建档案管理的有关规定和基建处工作实际，制定本办法。第二条基建工程档案是重要的工程技术资料，是工程项目建设情况的历史凭证，是工程项目建成投入使用后，管理、维修、改建、扩建的依据。第三条移交厦门市城建档案馆、学校档案馆和物业管理部门的工程档案根据厦门市城建档案馆、学校档案馆和物业管理部门的要求进行整理并办理移交手续，基建处内部的工程档案管理适用本办法。第二章管理体制第四条基建工程档案工作接受厦门市城建档案馆和学校档案馆的业务指导，实行统一领导、两级管理、部门立卷的管理体制，由工程档案资料管理员专门负责管理工程档案资料。第五条基建工程档案工作是基建管理工作的重要组成部分，纳入基建管理工作计划和工作业绩考核内容。基建处指定1名副处长分管档案工作，协调各职能科室（综合计划科、施工管理科、造价组）负责人按本办法的规定和分工做好所在科室归档材料的收集、整理等有关工作。综合计划科设专人作为工程档案资料管理员。第六条工程档案资料管理员的职责是：（一）贯彻执行国家档案法规和学校档案工作管理办法，努力学习档案工作专业知识，忠于职守，认真做好工程档案管理工作。（二）严格按本办法规定，认真落实工程档案的收集、整理、立卷、保管、利用等方面的工作。（三）负责或协助有关单位向城建档案馆、学校档案馆移交工程档案资料，并做好基建处档案资料的归档工作。（四）负责基建处档案和工程资料的保管、安全、保密和提供利用。（五）定期检查档案装具及案卷的保管情况邛方止虫蛀、鼠咬和霉变情况发生，发现问题及时整改。（六）参加与档案管理相关的各种检查、评匕货口业务培训工作。第七条工程档案管理按项目分阶段进行，各项目工程应在竣工验收之日起3个月内向厦门市城建档案馆、学校档案馆和物业管理部门移交档案资料，同时应做好基建处的工程档案资料归档工作，归档之前由各职能科室负责收集、管理,归档后由工程档案资料管理员负责整理、管理。第三章档案分类及内容第八条根据基建处的科室设置和工作安排，将基建工程档案分为基建手续、招标管理、合同管理、竣工资料、竣工图纸、结算资料、图纸电子文件等七部分。基建手续是指从基建项目提出到竣工财务结算并作固定资产移交过程中需要向教育主管部门、地方政府相关职能部门办理的各种手续。具体包含的材料详见附件一厦门大学基本建设项目工程档案资料汇总（基建手续篇）。招标管理的档案资料包含从招标项目提出到招标结束发放中标通知书过程中根据学校招标、采购管理规定形成的各种批文、文件等资料。招标项目包含咨询服务、勘察设计、工程监理、工程施工、设备及材料采购等。各招标项目的档案资料内容详见附件二厦门大学基本建设项目工程档案资料汇总（招标管理篇）。合同管理的档案包含从基建项目提出到竣工财务结算并作固定资产移交过程中形成的合同、协议、补充协议等资料。各合同的档案资料必须包含合同或协议审批文件、合同或协议、审计结果等。竣工资料是指项目下各合同用于结算的相关材料，具体包含开工报告、竣工验收报告、设计变更、图纸会审纪要、材料设备签认单、现场签证单、工程联系单、工程洽商单和其他按规定需要归档的其他资料。竣工图纸是工程竣工后项目实际施工情况的真实反映,包含建筑、结构、电气、给排水、暖通、消防、人防等各专业图纸，设计变更部分必须在竣工图上以工程绘图和文字说明的形式标注，附设计变更、工程联系单的编号。结算资料是指除竣工资料、竣工图纸以外的其他用于结算的资料。图纸电子文件是指项目设计的CAD电子版设计文件,包含总图、建筑、结构、给排水、电气、暖通等专业的设计文件。第四章档案收集和移交第九条工程档案的收集是工程档案管理工作的基础，必须按本办法第八条规定的分类办法及要求的内容进行认真收集。第十条工程档案的收集是基建处各职能科室和全体干部职工共同的责任，必须提高档案意识，认识到工程档案的重要性，齐心协力把归档材料收集齐全。第十一条基建手续档案资料的收集由综合计划科负责手续办理的有关人员负责。分管处领导、综合计划科负责人进行检查、落实。第十二条招标管理档案资料的收集由综合计划科负责招标的有关人员负责。分管处领导、综合计划科负责人进行检查、落实。第十三条合同管理档案资料的收集由综合计划科负责合同管理的有关人员负责。分管处领导、综合计划科负责人进行检查、落实。第十四条竣工资料档案的收集由施工管理科项目管理组负责，分管处领导、施工管理科负责人进行检查、落实。第十五条竣工图纸的收集由施工管理科项目管理组负责，分管处领导、施工管理科负责人进行检查、落实。第十六条结算资料的收集由造价组负责，分管处领导、造价组负责人进行检查、落实。第十七条图纸电子文件的收集由综合计划科负责设计管理的有关人员负责。分管处领导、综合计划科负责人进行检查、落实。第十八条负责各类档案资料收集管理的有关人员、科室应按本办法第七条规定的时间主动向工程档案资料管理员移交相关档案资料，同时工程档案资料管理员也必须及时了解工程项目进展情况，督促有关人员或科室及时移交归档材料。工程档案资料管理员应根据本办法对移交的档案资料进行认真检查验收，对不符合要求的要提出明确的整改意见，问题突出的应及时向综合计划科负责人、分管副处长报告,及时协调解决。第十九条工程档案资料管理员在接收归档材料时，必须认真办理移交手续。第五章整理与立卷第二十条工程档案的整理是工程档案管理的研究性工作，必须严格按本办法及附件的规定，认真筛选，注意保持工程项目建设的自然规律和完整性，保持材料之间的有机联系，保持材料的系统性和不同特点。第二十一条工程档案资料的整理分为初步整理和归档整理，初步整理由分类档案收集人负责，即基建手续资料按附件一进行整理，招标管理资料分招标项目按附件二进行整理，合同管理资料按附件三进行整理,竣工资料和竣工图按厦门市城建档案馆、学校档案馆的有关规定进行整理，结算资料由造价组根据项目情况进行整理。归档整理由工程档案资料管理员负责对各收集人提交的资料进行系统性、完整性整理。第二十二条档案材料经过归档整理后应进行立卷，立卷资料分为基建手续篇、招标管理篇、合同管理篇、竣工资料篇、竣工图纸、结算资料、图纸电子文件等七部分，并进行装订或使用专用的装具装好，注明工程项目名称，存放在专用的柜子里，建立归档材料检索，取放方便。第六章保管与利用第二十三条工程档案的保管以防潮、防蛀、延长使用寿命和便于利用为原则，应满足以下保管条件：（一）配置专用的档案室和符合档案保管要求的装具；（二）配置除湿、防虫、消防、防盗设备；（三）所需经费列入事业开支，统一管理。第二十四条工程档案的管理要规范化，用计算机管理档案信息，建立卡片检索和计算机检索两种检索工具，保全档案信息，提高工作效率。第二十五条保管工程档案的目的是为了利用，在遵守工程档案利用规定的前提下，应提倡和鼓励利用。第二十六条基建处内工作人员查阅或复印工程档案，须经综合计划科批准，认真办理查阅登记手续后，在工程档案室内进行，查阅人必须遵守保密制度，不翻阅与所查内容无关的案卷，严禁涂改、毁损、抽拆和改变档案内容。第二十七条校内或校外单位、个人查阅或复印工程档案，应持有单位介绍信、本人工作证或身份证并经处分管副处长批准，按第二十五条规定办理。第二十八条工程档案的原件一般不外借，确因工作需要借出的，要写出书面借条，经过处分管副处长批准后方可借出。借出时间一般不超过3天，确需延长的，须按上述程序办理续借手续，续借时间最长不超过15天。第二十九条工程档案管理员要坚持每月清理档案借阅情况，到期未还的，及时催还；问题突出的，及时报告分管副处长，协调解决。第七章罚则与附则第三十条发生下列情况之一者，依据中华人民共和国档案法的处罚条款给予处罚：（一）不按时移交归档材料；（二）不按时归还从工程档案室借出的案卷或归档材料；（三）损坏、涂改案卷或归档材料；（四）丢失案卷或归档材料。第三十一条本办法和附件一、附件二、附件三配套使用。第三十二条本办法由基建处负责解释，自公布之日起执行。基建处二O一一年十一月二日上海交通大学基建处建设工程项目施工图纸管理办法沪交基管201415号为搞好闵行校区工程建设,加强工程项目施工图纸管理,特制订本办法。第一条新建项目图纸管理单体工程建设管理共需21套图纸，其中4套加盖审图红章的图纸，13套日常运转施工图，4套工程竣工后由施工单位做竣工图；施工图完成后交基建档案室分发、存档。图纸分配如下：设计单位：1套红章图；施工单位：4套施工图+1套红章图；监理单位：1套施工图+1套红章图；工程管理科：1套施工图；计划投资科：1套施工图+1套（跟踪审计）+1套（投资监理）；基建档案室：1套施工图+1套红章图；使用单位：1套施工图；招投标办：1套施工图。第二条修缮项目图纸管理1.需审图修缮项目图纸管理方法参照新建项目图纸管理。2、无需审图修缮项目图纸管理专项修缮工程建设管理共需16套图纸，12套施工图日常使用，另外3套为竣工图，工程竣工后交由基建档案室归档；施工图完成后交基建档案室分发、存档。图纸分配如下：施工单位：4套施工图；监理单位：1套施工图；工程管理科：1套施工图；计划投资科：1套施工图+1套（跟踪审计）+1套（投资监理）；总师室：1套施工图；基建档案室：1套竣工图；使用单位：1套施工图；招投标办：1套施工图。施工过程中设计变更图纸分配按修缮项目图纸管理。第三条几点说明：1、工程前期报批手续等需加晒图纸，由工程管理科项目工程师申请，报基建档案室批准备案。2、施工单位、监理单位所需图纸必须由工程管理科统一领取发放。3、四套竣工图在工程项目基本完工后，由工程管理科与基建档案室沟通认同后才能晒图制作。上海交通大学基建处2014年10月基建档案资料管理办法第一条为加强对档案的管理和收集整理工作，有效地保护和利用档案,结合本校特点，特制定本办法。第二条归档资料的内容(一)前期文件1.动拆迁文件。2、立项依据性文件。3、项目建议书（含报请审批的报告与文本）、附件及批复。4、可行性研究报告（含报请审批的报告与文本）、附件、环境影响评估报告及批复。5、设计任务书及批复。6、建设用地规划许可证及核准的地形图。7、建设工程规划许可证及核准的建设工程位置地形图及总平面图。8、规划、环保、卫生、消防、人防、交警、绿化等审批文件。9、工程水文、地质勘探报告。10、方案设计及投资估算。IL初步设计及工程概算。12、施工图设计及工程预算。13、工程结构，设计计算书及说明书。（二）综合性文件1.施工招标、投标文件。2、施工合同。3、施工预算。4、施工组织设计。5、开、竣工报告。6、工程质量事故报告及处理记录。（三）施工过程文件1.分部、分项工程验收。2、隐藏工程验收记录。3、分部分项工程质量评定表。4、建筑材料质量证明单，试验报告。（四）监理文件1.监理合同及招投标文件。2、各施工阶段的质量评估报告。3、单位工程质量评估报告。（五）竣工验收文件1.建设工程竣工验收备案表。2、监理单位工程质量评估报告。3、施工勘探，设计单位验收报告。第三条资料的收集与整理（一）新建项目由工程项目负责人负责收集与整理,工程竣工后二个月内将资料移送档案馆。（二）大修项目的资料由工程科落实到项目负责人,工程竣工后一个月内，资料整理后送资料员移送校档案馆。第四条对损毁，丢失档案资料的要追案当事人的责任，根据情节批评教育重者给予行政处分。成都大学基本建设档案管理细则第一章总则第一条为了加强学校基本建设档案的收集、整理、归档工作，保证学校基建档案的完整、准确、系统、规范，结合本校实际情况，制定本细则。第二条本细则所述基建档案,是指基建处作为建设单位应收集、整理、归档的资料，基建档案按项目管理归档，包括：（1）前期报建资料；（2）工程招投标文件及相关资料；（3）工程合同、补充协议；（4）开工、竣工资料；（5）设备、材料供货合同和相关资料；（6）设计变更、技术核定及签证资料；（7）工程概算、预算、结算、财务决算审计资料；（8）各类会议纪要；（9）有价值的照片、图表等资料；（10）监理文件；（11）施工文件；（12）竣工图；（13）其它与工程相关的资料。第三条基建处工程建设科应将工程文件的形砌口积累纳入工程建设管理的各个环节和相关责任人的职责范围，科长、项目负责人为资料管理的第一负责人。第二章工作规则第四条基建处工程建设科各项目组应随工程进度同步收集、整理工程资料并按规定移交，移交的资料原则上应为工程原件。第五条基建档案应完整、准确、系统。对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等的，应按有关规定予以处罚。第六条归档文件应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。工程资料在相关移交过程中应办理相互签收手续，保证资料安全。第七条工程资料存档原则上必须是正本、原件（盖鲜章）；如果原件另有它用，则在复印件上应注明原件存档处。工程档案一般不少于四套,一套由建设单位保管；一套（原件）移交学校档案馆；一套（原件）移交当地城建档案馆；一套由施工单位留存。移交清单一式两份，填写案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间。移交双方签字盖章，各持一份存查。第八条按建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，即可分前期报批手续完成，项目竣工验收，项目结算、决算完成等三个阶段和时期分别完成。第九条基建档案的保管期限分永久、长期（30年）两种。第十条对基建档案资料信息的开发利用由基建处分管处领导负责组织和审查，重要、珍贵的档案一般不提供原件，如有特殊需要,需经分管处领导审批同意。第三章职责划分第十一条基建处计划预算科负责前期报批资料的收集、整理，并在项目前期报批手续整体审批完成后，移交基建处综合科档案管理人员（归档资料目录见附件）。第十二条基建处计划预算科负责基建投资计划、项目投资估算、施工预算、结算、决算、各类工程合同等资料的收集、整理工作，并移交基建处综合科档案管理人员（归档资料目录见附件）。第十三条基建处工程建设科负责工程施工过程资料的收集、整理工作，并移交基建处综合科档案管理人员。（归档资料目录见附件）第十四条基建处综合科档案管理员负责规范基建档案材料的形成、积累、保管和整理立卷、归档，并及时移交学校档案馆。第四章附则第十五条未尽事宜，按照建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-20011城市建设档案著录规范XGB/T50323-2001）、高等学校档案工作规范中学校基本建设类档案工作规范执行。第十六条本细则由基建处负责解释、修订和监督执行。第十七条本细则自2014年7月1日起执行。附件：基建处档案材料归档范围及保管期限注：L与以上各项内容对应的电子档案材料一并同步归档。2,涉及密级的档案请作注明，绝密档案须密封盖骑缝章交档案馆。3 .录音、录像须录制成DVD光盘。4 .照片须附有时间、地点、人物、内容概要等说明。基建工程竣工档案收集、归档程序表工作要求步骤责工作内容任岗位或部111 工程 施文件 工 的收 单集、整位理 项 目组将属于归档范围内的、 在工程建设过程中形 成的文件整理立卷。并 按要求做好分类、编档 号、组卷、排列、编目 等。工程文件按建设程序 划分为：（1）工程准备阶段文 件；（2）监理文件；（3）施工文件；（4）竣工图；（1）将与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体文件，均应收集齐全，整理立卷。立卷应遵循工程文件形成的自然规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。（2）立卷文件不得重份，不同载体的文件应分别组卷；（3）确认所有立卷文件均为原件。（4）确认所有竣工图纸均加盖竣工图章（5）竣工验收文件;（6）声像档案。2工程施经过分类整理立卷后（1）归档文件必须完整、准确、文件工的归档文件，按规定移系统，能够反映工程建设活动的的归单交档案管理机构。全过程；档位（2）根据建设程序和工程特点，项归档可分阶段进行，也可在单体目或分部工程通过竣工验收后进组行。3工程施在组织工程竣工验收在进行工程档案预验收时，应重档案工前，提请城建档案管理点验收以下内容：的验单机构对工程档案进行（1）工程档案是否齐全、系统、收位预验收。在取得城建档完整；综案管理机构出具的认（2）工程档案的内容真实、准合可文件后，方可组织工确地反映工程建设活动和工程计程竣工验收。实际情况；划（3）工程档案已整理立卷，立科卷符合规范要求；（4）竣工图绘制方法、图式及规格符合专业技术要求，图面整洁并盖有竣工章；（5）文件的形成、来源符合实际，需要单位和个人答章的文件，其签章手续完备；（6）文件材质、幅面、书写、绘图等符合要求。4工程施工程竣工验收后3个月向城建档案馆移交工程档案时，档案工内，向城建档案馆移交应办理移交手续，填写移交目移交单一套符合规定的工程录，双方签字，盖章后交接。位档案。综合计划科复旦大学基建处建设工程档案资料管理规定第一章总则第一条为了加强和规范建设工程档案管理，提高建设工程项目管理水平，根据中华人民共和国档案法，国家档案局、国家计委联合颁布的基本建设项目档案资料管理暂行规定、建设工程质量管理条例等法律、法规、规章，结合城市建设档案管理规定、复旦大学基本建设项目管理办法等，特制定本规定。第二条建设工程档案资料是按照工程建设程序形成的反映项目建设的真实记录。建立完整、准确、系统的档案资料是实现建设工程质量、进度、投资和安全目标的重要保证，规范档案资料的管理是做好工程竣工验收和运营维护管理的基本要求。第三条本规定所指的建设工程是指基建处负责的新建、改建、扩建和修缮的工程项目。第二章工程资料的归档内容第四条新建、改扩建项目一、前期文件（一）综合性文件1、重要会议记录、纪要、考察、调查报告，专家建议文件2、有关请示、批复、批准等文件3、有关合同、协议等文件4、动拆迁文件（二）立项依据性文件1.项目建议书（含报请审批的报告与文本）、附件及批复2、可行性研究报告（含报请审批的报告与文本）、附件、环境影响评估报告及批复3、设计任务书及批复4、建设用地选址意见书及批复5、国家土地使用证及地形图6、建设用地规划许可证及核准的地形图7、建设工程规划许可证及核准的建设工程位置地形图及总平面图8、环保、卫生、消防(审图证)、人防、交警、绿化等审核文件二、设计技术文件1、勘察、设计合同及招标、投标文件2、工程水文、地质勘探报告及地质图3、方案设计及工程估算4、初步设计及工程概算5、施工图设计及工程预算6、工程结构设计计算书及说明书三、施工技术文件(一)综合文件1、施工合同及招标、投标文件2、施工预算3、施工组织设计等质量计划文件4、开、竣工报告5、工程质量事故报告及处理记录6、重大工程事故责任人登记文件（二）测量类文件及沉降观察1、施工定位测量2、工程沉降，位移观测记录3、工程测量成果资料（边界、标高、测设、导线、水准点等）（三）桩基类文件1.桩施工记录2、桩标高的偏差和位移实测记录3、桩加固处理记录4、桩检测报告5、维护结构及设计说明6、其他地基、基础处理记录7、桩基竣工报告（四）质评类文件1、单位工程外观、实测、内业资料综合评分表2、分项、分部工程质量验收证明书(桩基、基础、主体)3、电梯分部工程质量验收证明书4、烟(风)道，垃圾道检查记录表5、地基验槽记录6、隐蔽工程验收记录7、单位工程感观质量评定表(五)施工材料质量保证文件1、原材料汇总及质量证明单、试验报告(1)水泥、砂、石、钢筋、焊条(2)防水、防腐、隔热保温材料2、施工试验汇总表及试验报告(1)砂浆级配通知单，试块抗压试验(2)混凝土级配通知单(或出厂通知单)及抗渗、抗压试验(3)钢筋焊接试验(4)砂垫层环刀测定(5)防水工程试水试验(6)回填土密实度测定3、预制构件明细表及合格证、试验报告(1)钢筋混凝土构件、钢构件(2)钢门窗、木制门窗(六)设计变更的依据性文件1.设计变更的依据性文件汇总表2、设计变更通知书3、业务联系单4、技术核定单5、工程师指令6、工程会议纪要(七)、监理文件1.监理合同及招标、投标文件2、各施工阶段的质量评估报告3、工程质量评估报告四、竣工验收文件（一）工程竣工验收备案文件1.建设工程竣工验收备案表2、建设工程竣工验收报告3、勘察单位工程质量检查报告（合格证明书）4、设计单位工程质量检查报告（合格证明书）5、施工单位工程质量竣工报告（合格证明书）6、监理单位工程质量评估报告（合格证明书）7、上海市建设工程档案审核意见书及汇总8、上海市建设工程竣工验收备案质量终身责任人登记文件（二）工程决算及审价报告（三）上海市建设项目（工程）档案验收合格证（四）上海市建设工程竣工规划验收合格证明（含竣工规划验收测量成果）（五）上海市房地产权证（含房屋土地测绘技术报告书）（六）其他专业竣工验收鉴定证书（包括消防、环保、卫生防疫、环卫、电梯、劳动保护等专业）（七）其他项目竣工验收文件（八）现场声像资料1.工程现场原地物、地貌和建成后建筑物的照片、录像2、重大工程建设全过程的照片和录像五、竣工图1.总平面布置图2、建筑、结构竣工图3、大型设备基础竣工图4、电力、照明、给水、排水、煤气、通讯、暖通、监控、电梯等专业竣工5、建设用地范围内地下综合管网图（含管线接口位置）六、上各条未列出的其他档案资料，如工程承包、材料设备采购补充协议等。第六条修缮项目一、合同价款在20万元以下的项目修缮申请报告（非计划项目）、立项报告（10万元以上非计划项目）、设计合同（若有）、监理合同（若有）、施工合同、预（决）算书、竣工图（若有）、审计报告及其它相关资料。二合同价款在20万元以上（含20万元）的项目修缮申请报告（非计划项目）、立项报告（非计划项目）、设计合同（若有）、监理合同（若有）、招标文件、投标文件（正本）、评标记录、施工合同、预（决）算书、竣工图（若有）、审计报告及其它相关资料。三、向政府部门报建的项目学校立项批文、资金证明、设计合同、监理合同、施工许可证、工程竣工验收备案文件、工程洽商资料、监理文件、施工技术资料、招标文件、投标文件（正本）、评标记录、施工合同、预（决）算书、竣工图、审计报告及其它相关资料。第三章工程资料的收集与保管第七条建设管理部和技术与前期管理部主要负责建设工程资料收集和过程管理。综合办主要负责建设工程资料的汇总和归档。第八条第二章第四条前期文件、设计技术文件所涵盖的工程资料及施工技术文件内的施工合同及补充协议、招标、投标文件、施工预算由负责该项工作的人员收集，并在项目实施过程中及时将资料（原件）送综合办存档。第九条第二章第四条施工技术文件、竣工验收文件与竣工图所涵盖的工程资料由该工程项目的负责人收集，并在项目实施过程中保管资料原件。第十条修缮工程资料归档时间：（一）合同价款在20万元以下的项目：一般要求项目管理人员在项目审计完成后自行整理，于次年元月上旬完成整理工作，连同移交目录一起向资料管理人员移交归档，并做移交登记。未审计完毕的资料暂不移交。（二）合同价款在20万元以上（含20万元）的项目：应在每个项目完成后，工程决算送审前，由项目管理人员连同移交目录一起向档案管理人员移交归档，并做移交登记。未办理档案移交的项目工程决算不予送审。待项目审计完成后，审计报告也应及时归档并做移交登记。(三)向政府部门报建的项目：应在每个项目完成后,工程决算送审前，由项目管理人员连同移交目录一起向资料管理人员移交归档，并做移交登记。未办理档案移交的项目工程决算不予送审。待项目审计完成并向政府部门备案后，审计报告连同工程竣工验收备案文件也应及时归档并做移交登记。第十一条资料管理人员应按照文件形成的先后顺序或项目完成的情况及时收集、分类整理、编目造册，便于查阅和归档。第四章工程资料的查阅与留存第十二条因工作需要查阅已归档的工程资料，应前往校档案馆依照有关规定查阅。第十三条因工作需要查阅处内自存的工程资料，应向保管人员办理借阅手续，用完后及时归还。第十四条因工作需要留存档案资料，应事先向保管人员说明情况并办理登记手续。第五章城市建设档案的编制验收与报送第十五条在工程竣工验收阶段，应按照上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定编制并报送城市建设档案。第十六条城市建设档案编制报送工作由综合管理办负责。各建设管理部有关人员应按照编制与报送要求分类整理所需工程资料，及时移交给综合管理办，协助办理档案