心理咨询室档案管理制度.docx

心理咨询室档案管理制度心理咨询室档案管理制度第一章总则为规范心理咨询室档案管理工作，确保档案安全、完整、准确，做到保密可靠、易于查找和使用，制定本制度。第二章档案的建立、保管、查阅和使用2.1档案的建立(1)按照中华人民共和国档案法和有关规定，本室对接受心理咨询的学生进行档案建立，建立单位为每位学生一个档案；同时对于心理咨询师的工作记录及其他相关资料也建立档案；(2)建立档案时，需要搜集学生的个人信息(包括姓名、性别、出生日期、籍贯、身份证号等)、心理咨询记录、心理测试报告、心理咨询师工作记录、心理咨询师评估和差错纠正记录等资料，确保档案内容全面、准确、有序;（3）对于心理咨询师的档案，需要搜集个人基本信息（包括姓名、性别、年龄、学历、工作经历等）、在岗培训记录、心理咨询服务记录、心理咨询服务评估记录、个人收入报告等资料，确保档案内容全面、准确、有序。2.2档案的保管（1）心理咨询室必须对咨询档案进行安全保管，实行信息化管理，确保数据内容安全、备份完备、磁介质储存安全可靠；（2）建立档案室，配备专人管理，每天对档案室的安全情况进行检查并做好日常的卫生与维护工作；（3）对于纸质档案，在电脑数据备份后置于档案室内，那些涉及到学生隐私、依法规定的公司机密信息的档案尤其需要妥善保存；（4）日常工作中应注意保管好咨询档案，严禁将档案借出、移交或复制，对于丢失、损毁的档案推动责任人承担赔偿；（5）定期检查档案室内的卫生、环境及设备设施，发现问题及时处理。2.3档案的查阅和使用（1）对于心理咨询师，可以通过权限管理系统进行档案查阅及修改;（2）要求所有工作人员必须遵守保密义务，保证档案的机密性和完整性，并且在档案中标注查阅者的姓名及查阅时间，确保档案使用的可追溯性；（3）对于档案的自主查询，学生必须在预约后在咨询室内完成查询,查阅资料不得外传，若有特殊原因需要复制，必须征得本室相关人员认可。第三章档案的归档和销毁3. 1档案的归档（1）出具证明的档案归档：学生已出具的心理咨询证明存档；（2）按照建立档案时收录的资料与证据进行档案整理挑选和归档，对于既有纸质资料又有电子资料的档案应当同时进行分类管理、挑选和归档;(3)对于归档的档案，应标注归档时间及归档人员姓名，放置在指定位置。3.2档案的销毁(1)按照档案保管期限整理清理档案，按规定时间销毁；(2)对于已经符合销毁条件的档案，应有常务人员对其进行归档，由负责人员进行审核，杜绝错误销毁出现；(3)销毁后应有销毁记录，记录销毁人及销毁方式。第四章安全保密4. 1安全管理(1)心理咨询室应建立健全保密制度，专人管理，工作人员应受到保密教育及监督；(2)严格限制人员范围，禁止向外放露收集到的任何心理测试报告等档案内容;(3)磁盘等电子设备必须进行加密处理，未经授权的任何人不得传送或擅自复制；(4)对于心理咨询师与学生之间的交流、会谈等及时清理打印出的纸质资料，删除软件过程中不得泄露机密信息。4.2保密管理(1)保密管理内部要实现权限管理，对于需要有不同权限的人员进行权限划分，系统记录所属权限及访问时间；(2)对于指定的保密数据，应当明确个人责任，实行审批制度，并开展保密知识培训；(3)对于机密性高、安全保障需要段的数据，必须对外部人员(如外来咨询师等)保密数据展开教育培训，客观保证咨询机构内部信息安全性。第五章处罚条款对于违反本规定的行为，违规人员依据相关规定进行处罚或纪律处分,且因此产生的一切后果由违规人员自行承担。第六章其他条款6. 1本制度由心理咨询室制定并实施。6.2 本制度的修改及解释权归心理咨询室所有。6.3 本制度自公布之日起施行。如有调整，应当在调整后5个工作日内重新公布实施。