公司印章管理办法（范本3个）.docx

股份有限公司企业制度公司印章管理办法本办法版本编号：HR-XZ-003本办法首次发布日期:本办法历次修改记录:审批人:起草人：行政人事部公司印章管理办法一、目的为加强公司印章管理，规范公司印章的刻制、发放、保管、使用，以及停用和作废，特制定本制度。二、适用对象本办法适用于*股份有限公司全体员工。三、基本内容3.1 公司印章的定义本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需以公司或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。3.2 公司印章的种类3.2.1公司公章公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。3.2.2公司业务专用章代表和行使某项专业内容和权力的印章，包括人事章、合同专用章、财务专用章等。3.2.3法人章刻有公司董事长名字具有法人效应的法人专用章。3.2.4总经理章刻有公司总经理名字的印章。3.2.5其它专用章因工作需要代表公司对外行使某项专业权力的圆形印章。增刻此类印章的申请必须在申请时列明印章使用管理规定并报公司领导批准。3.2.6戳记带有标识性的印章，常加盖在显要位置上，起提示作用。如“急”、“秘密”、“绝密”等字样。3.3 公司印章的申请与刻制、废止3.3.1申请申请公司印章应书面形式向行政部提交“刻制印章申请表”（附件一）。申请表必须由部门主管签字认可并经公司总经理批准。3.3.2刻制公司印章的刻制行政部统一负责，刻制标准应符合国家相关规定。3.3.3散失、损毁、被盗公司印章在受到散失、损毁、被盗的情况时，各管理者应迅速向行政部递交说明原因的报告书，报告书须经部门领导和公司主管领导的确认，并报公司总经理。行政部根据情况依本制度办理改制。3.3.4废止由于机构变更或其他原因废止的印章，由使用部门及时将印章交行政部处理。除特别需要，由行政部将废止印章保存三年，然后在征得原使用者的意见后再行处理。3.4 .新制印章的登记印鉴档案申请刻制好的印章应在行政部进行登记。办公室应将每个印章登入“印章登记卡”（附件二）内，建立公司印鉴档案，并将此档案永久保存。3.5.管理3.5.1 公司印章由专人归口管理。其主要职责包括：根据公司需要，确定公司印章的种类、范围、数量；管理公司印鉴档案；管理公司公章、负责公司公章用印。3.5.2公司有关职能部门对所分工管理的印章负管理的责任，承担用印的后果。法人章主要用于公司法人代表授权证书；人事劳动合同；招标书和投标书，对外财务业务。公司公章、总经理章由专人负责管理，按公司管理制度规定使用。公司合同专用章和驻外单位合同专用章由指定专人负责管理，按公司管理制度规定使用。财务专用章和公司法人代表章由公司财务部负责管理，按公司管理制度规定使用。驻外单位公章由驻外单位负责人保管，驻外单位公章的使用范围为:除经济合同外的一般事务性用章。在使用范围内由驻外单位负责人负责审核签字批准。3.5.3各类印鉴章应分处，专人保管。财务专用章、法人代表私章应放入不同的保险柜内保管，平时不用时应收入保险柜内，做到“人走章收”。3.5.4保管人不得擅自将自己保管的印鉴章交于他人使用，也不得私自接受他人保管使用的印章。3.5.5公司公章用印应严格执行用印审批手续，填写“用印审批表（附件三）”,经公司总经理签字后方可用印。用印申请单位对所选印种负责，印章专管人员有权对用印申请单位所选印种提出质询。公司公章的保管人施印时必须认真核对“用印审批表”上的内容是否一致，严格把关。3.5.6“公司公章用印审批表”（附表三）必须由用印申请单位经办人依照所附填表说明，认真、清楚、详细的填写。3.5.7公司业务合同的用印，不允许使用公司公章，须由相关职能部门按规定程序使用合同专用章。3.5.8公司印章设专人保管，原则上印章的保管人也是印章的管理人和使用人。印章管理人应坚持原则，工作细致，作风正派，严格执行印章管理制度，不得超越授权范围使用印章，不得用掌管印章的权力为自己谋私利；对不合手续或不合法的用印，以及不正当的用印有权拒绝。公司印章的使用必须登记记录。办公室主任对公司各部的用章有监督权，应定期对印章管理使用情况进行监督、检查。3.5.9公司印章的使用限在公司办公室内，不能将印章携带出办公室以外使用，如遇特殊情况，需提供书面的报告并请示公司总经理同意后才能带出，要做到专人携带保管，携带人应对印章的安全负责。3.5.10公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，必须经公司总经理书面批准，保管专人做特别登记、追踪管理。持空白介绍信外出工作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。3.6 使用范围行政部在印章发放时，应书面确认该印章的使用范围，建立公司分类印章使用范围表。3.7 责任3.7.1严禁未经批准私自刻制公章，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责任。3.7.2违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。3.7.3因保管人保管不慎，印鉴章毁损，由保管人负责重刻印鉴章的所有费用。3.7.4业务经办部门负责人对使用印鉴章的合理合法性负首要审批责任,保管人负连带审批责任。3.7.5对于使用人违反公司印章管理规定和（或）超越授权使用范围使用印鉴章，公司除根据由此造成的经济损失大小追究使用人经济乃至刑事责任外,业务经办部门负责人、保管人承担连带经济责任。附件一：刻制印章申请表日期部门经办人申请印章种类名称材质形式年月日申请理由:使用范围:管理人:部门领导：公司分管领导：总经理：年月日年月年月0B备注：公司印章管理制度1 .总则1.1 目的为加强公司印章管理，规范公司印章的刻制、发放、保管、使用，以及停用和作废，特制定木制度。1.2 公司印章的定义本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需以公司或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。2 .公司印章的种类2.1 公司公章公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。公司公章名称为“安徽玉友纺织品有限公司”.2.2 法人章刻有公司董事长名字具有法人效应的法人专用章。2.3 总经理章刻有公司总经理名字的印章。2.4 财务章刻有公司专用的公司用章2.8 其它专用章因工作需要代表公司对外行使某项专业权力的圆形印章，包括法律办公室章、基建办公室章、培训中心章、工程部章、标准化专用章。增刻此类印章的申请必须在申请时列明印章使用管理规定并报公司主管领导批准。3 .公司印章的申请与刻制、废止3.1 申请必要的业务用章：支出合同、销售合同、财务、人事用章可以书面形式向总裁办行政部提交“刻制印章申请表”。（附件二）申请表必须由部门领导与主管三层领导确认并经公司总经理批准。其他印章申请应严格控制。3.2 刻制公司印章的刻制由办公室统一负责。刻制标准应符合国家相关规定。3.3 散失、损毁、被盗公司印章在受到散失、损毁、被盗的情况时，各管理者应迅速向办公室说明原因的报告书,报告书须经部门领导和总经理确认。办公室根据情况依本制度办理改制。3.4 废止由于机构变更或其他原因废止的印章，由使用部门及时将印章交办公室处理。除特别需要，由办公室将废止印章保存三年，然后在征得原使用者的意见后再行处理。4 .新制印章的登记印鉴档案申请刻制好的印章应在行政部进行登记。行政部应将每个印章登入“印章登记卡”（附件三）内，建立公司印鉴档案，并将此档案永久保存。5 .管理5.1 公司印章由公司办公室统一管理。其主要职责包括：根据公司需要，确定公司印章的种类、范围、数量；组织印章的刻制、发放、停用和收回、销毁；管理公司印鉴档案；管理公司公章、负责公司公章用印；制定公司印章管理的规章制度和监督、检查印章管理制度的执行情况。5.2 公司有关职能单位对所分工管理的法人章、公司钢印、公司业务专用章负管理的责任，承担用印的后果。法人章主要用于公司法人代表授权证书；人事劳动合同；招标书和投标书。法人章的用印由办公室负责管理，用印时经总经理批准后须与公司公章同时使用。财务专用章（含公司财务专用章、公司工会委员会财务专用章、公司物业部财务专用章、公司食堂财务专用章和法人章各一枚），由财务中心综合部按公司财务管理制度规定使用。合同专用章由公司办公室保管使用，合同专用章的管理由以上各部门按照公司合同管理规定执行。5.3 各事业部章，即各事业部的圆形印章，由各事业部领导指派专人负责管理。5.4 总裁办、中心、各事业部办公室及其所属各部负责本单位方形印章的管理。原则上本款所列印章只能对内使用，不具备对外效力。5.5 其它专用章的管理由有关部门按申请时批准的使用管理规定及在公司印鉴档案中登记的使用范围（参见附件一）执行并负直接责任。5.6 公司公章用印应严格执行用印审批和登记手续，填写“用印审批单（附件四）二用印申请单位应根据用印的性质、重要性以及用印后果由相应领导审批。涉及国际业务、一定数量货币支付，以及对公司的名誉和经济利益产生影响的用印必须由公司主管领导审批，特殊情况可由总裁办、中心主任一级领导审批，凡部门级领导签字的必须有上级领导的授权书，否则行政部有权拒绝用印，产生的后果由用印申请单位自负；一般性用印可由部门领导审批；常规大批量用印（如人事部门的劳动合同用印）可视情况由用印申请单位经办人直接填写“公司公章用印登记表”即可用印。用印申请单位对所选印种负责，行政部有权对用印申请单位所选印种提出质询。公司公章的保管人施印时必须认真核对“用印审批单”与“公司公章用印登记表”上的内容是否一致，严格把关。5.7 “公司公章用印登记表”（附表四）必须由用印申请单位经办人依照所附填表说明，认真、清楚、详细的填写。5.8 公司业务合同的用印，不允许使用公司公章，须由相关职能部门按规定程序使用合同专用章。5.9 需要使用公司公章的专业性较强的业务方面的用印，须由相关部门协同行政部进行管理。5.10 公司印章设专人保管，原则上印章的保管人也是印章的管理人和使用人。印章管理人应坚持原则，工作细致，作风正派，严格执行印章管理制度，不得用掌管印章的权力为自己谋私利；对不合手续或不合法的用印，以及不正当的用印有权拒绝。公司印章的使用必须登记记录。行政部部长对公司各部的用章有监督权，应定期对印章管理使用情况进行监督、检查。5.11 公司印章的使用限在公司办公室内，不能将印章携带出办公室以外使用。5.12 公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，必须经公司主管领导书面批准，行政部做特别登记、追踪管理。持空白介绍信外出工作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。6 .使用范围总裁办行政部在印章发放时，应书面确认该印章的使用范围，建立公司分类印章使用范围表（格式附后，见附件六）。7 .罚则7.1 严禁未经批准私自刻制公章，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责任。7.2 违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。8 .本制度自发布之日起施行，由公司办公室解释并修改,经总经理批准后执行.9 .附件9.1 其它专用章的使用范围表9.2 刻制印章申请表9.3 印章登记卡9.4 用印审批单9.5 公司公章用印登记表9.6 印章使用范围表附件一：其它专用章的使用范围表专用章名称使用范围法律办公室章用于对证券公司开具职工提取保证金介绍信基建办公室早用于加盖整改通知单、开工令、施工现场签证单等文件标准化专用用于加盖向信息产业部申报标准项目、与各标准化组织联系函、与技术监督局联络回函等文件培训中心章用于加盖新员工培训合格证工程部章用于以其部门名义向第二/三营销事业部办事处发放工程质量巡检通知、工程分包招标工作通知以及部分验收报告等附件二:刻制印章申请表Il期门经办人申请印章种类名称材质形式年月B申请理由：使用范围：管理权限：管理人：部门领导：年月日总裁办、中心一级领导：年月日公司主管领导：年月日备注：附件三:印章登记卡登记日期年月日登记号码名称印模管理人责任人种类形状用途制成日期：年月日印章材质制印人废止日期：年月日废止理由：备注：附件四:用印审批单部n申请人份数内容部门领导年月0总裁办、中心一级领导年月日主管领导年月B备注附件五:公司公章用印登记表号期I请人立口门内容数确认领导审批领导g办人签名a注写必须认真、清楚、详细；3、本表“内容，栏的填写须依申请用印材料内容明细填写，不能笼统归纳。附件六：印章使用范围表种类名称形状材质印章内容管理负责人办理责任人4注注：本表计划在行政部完成“印章登记卡”及印章档案后，将现于公司内部使用的各种印章汇总制表，使各种印章的使用及管理人清楚列明，便于查询。公司印章管理制度一、总则公司印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性,有效地维护公司利益,杜绝违法违规行为的发生，特制定本。二、公司印章的刻制（一）公司印章的刻制均须报公司总裁/董事长审批。（二）法人个人名章、行政章、财务章、合同章，由行政管理中心开具公司介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行，并经北京市公安局备案。（三）公司各部门的专用章（人事章、生产章等），由各部门根据工作需要自行决定其形体、规格。（四）未经公司董事长、总裁批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章。三、公司印章的启用（一）新印章要做好戳记，并统一在行政管理中心留样保存，以便备查。（二）新印章启用前应由行政管理中心下发启用通知，并注明启用日期、发放单位和使用范围。四、公司印章的使用范围公司的印章主要包括公司行政章、专项业务章（合同章、财务章、人事章、生产章）、董事长（法人）专用个人名章。公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。（一）公司行政章的使用范围主要为：1、公司对外签发的文件。2、公司与相关单位联合签发的文件。3、由公司出具的证明及有关材料。4、公司对外提供的财务报告。5、公司章程、协议。6、员工调动。7、员工的任免聘用。8、协议（合同）资金担保承诺书。（二）公司合同专用章的使用范围主要为：1、对外投资、合资、合作协议。2、各类经济合同等。（三）公司董事长（法人）个人名章，主要用于需加盖私章的合同、财务及报表、人事任免等各类文件。（四）财务专用章，主要用于货币结算等相关业务。（五）公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。五、公司印章的管理职责（一）公司董事长、总裁负责行政章的使用审批工作。（二）行政管理中心总监负责授权范围内的印章使用审批工作。（三）各部门负责人负责各职能部门专用章的审批工作。（四）印章管理员1、负责印章的保管。2、负责设立印章使用登记台帐。3、负责印章使用的审核工作。4、负责制定所保管印章的使用程序。六、公司印章的管理、使用及保管（一）印章的管理1、公司行政章、合同专用章由行政管理中心专人负责管理。2、专项业务章（财务章、人事章等）由各中心指定专人负责管理。3、法人个人名章，由公司指定财务管理中心专人负责管理。4、各部门须将印章管理员名单报行政管理中心备案。5、印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写印章移交登记表。6、为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。（二）印章的使用1、印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序，按照印章的使用范围,经审批后方可用章。2、印章的使用由各管理员设立使用登记台帐，严格审批和登记制度。3、公司法人个人名章或部门总监私章由法人或总监本人签字或被授权人签字后方可使用。4、财务专用章、支票专用章、法人个人名章由财务部门按岗位职责权限使用。5、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写携带印章外出申请表后，由分管领导及总裁/董事长签批后方可带出，印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。6、以公司名义签定的合同、协议、订购单等，由专业人员审核，公司分管领导批准后方可盖章。（对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。）7、私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由行政管理中心严格审批，符合要求后办理并执行登记制度。8、任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。9、对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经行政管理中心总监审批后，方可盖章。（三）印章的保管1、印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。2、印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。3、印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。4、非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。5、印章应及时维护、确保其清晰、端正。6、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向行政管理中心总监报告，并备案，配合查处。七、公司印章的停用（一）有下列情况，印章须停用：1、公司名称变动。2、印章使用损坏。3、印章遗失或被窃，声明作废。（二）印章停用时须经总经理批准，及时将停用印章送行政管理中心封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。