科研档案管理办法.docx

科研档案管理办法第一条为加强我校科研档案管理工作，确保科研档案的齐全、完整、准确、系统，更好地为学校科研、教学等工作服务，根据中华人民共和国档案法科学技术研究档案管理暂行规定，结合我校科研档案工作的实际情况，制定本办法。第二条科研档案是指在教育科学研究工作过程中形成的，具有保存价值的，各种形式与载体的历史记录。第三条科研档案工作是教育科研管理的重要组成部分，科研档案的积累、整理、归档是教职员工的职责。学校管理部门和有关人员应认真执行国家档案“同步管理”规定，把科研项目文件材料管理纳入项目管理工作程序，列入有关部门及人员的职责范围。在下达项目计划或签订项目合同、协议时，应同时明确项目文件材料的收集、整理和归档要求；在检查科研项目进度时，应同时检查项目科研文件材料的收集、整理情况；在进行项目鉴定（验收）时，应先期或同步检查、项目文件材料的整理与归档情况。第四条科研档案实行集中统一管理，应归档的科研文件材料，须由文件材料的产生、业务处室或项目（课题）组，指定专人负责科研文件材料的收集整理，并经项目（课题）负责人审查，按归档要求，完成档案归档手续后，可办理结题手续。任何部门或个人不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。第五条齐全、完整、准确、系统的科研档案是进行项目鉴定（验收）的必备条件。相关处室严格把好项目的鉴定（验收）关，逐步建立重点科研项目档案专项验收制度，凡科研档案检查、验收不合格的项目，不得进行或通过项目的鉴定（验收）。第六条科研档案的整理应符合国家档案工作的相关标准和要求。归档文件材料应编制案卷目录和文件目录，开展科研档案编研工作，以满足学校和社会对科研档案的利用需求。第七条科研档案应真实、全面、系统地反映学校科研工作的过程与结果。具体应归档文件材料的内容详见科研档案归档范围与保管期限表（附件）。第八条凡学校与外单位协作的科研项目的归档可按科学技术档案工作条例第二十二条规定或协议条款立卷归档。如确系涉及协作单位或该单位科技人员的合法权益，应在协议书或委托书中明确科研文件材料的归属。以外单位为主的项目，只保存我校所承担部分的科研档案。第九条专利科技文件材料是科研档案的归档范围。属职务发明的专利，归档按如下要求办理：专利申请受理书、专利证书的原件以及专利请求书、权利要求书、说明书摘要、附图、说明书及向国家专利局提交的全套技术文件材料。第十条科研档案的归档要求：（一）科研项目应在项目完成后两个月内向档案室归档。（二）归档文件材料必须是原件，应字迹工整、数据准确、图样清晰，签字盖章、日期等标识完整齐备；（三）归档文件材料的书写和装订材料应符合耐久性要求；（四）科研记录应使用A4纸，注意左边留有3厘米的装订距离，制作的表格选用A3或A4纸（五）归档的原始记录应注明日期和责任人。归档的照片、声像、实物等材料，应有时间、事件、主要人物等相应的文字说明。（六）归档的文件材料应进行数字化处理，以满足档案信息化管理需要。（七）归档的电子文件材料，应符合电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）的要求。第十一条学校应根据工作需要，配备档案专柜及相应的设施设备，做好防火、防盗、防潮、防污染、防虫害等工作，确保科研档案的安全。第十二条学校对在科研档案的收集、整理、归档及利用等工作中，做出显著成绩的个人，应给予表彰与奖励。第十三条凡违反本规定造成科研档案丢失、损坏的，按照有关法规进行处理。