大宗食品采购管理制度.docx

大宗食品采购管理制度一、制度的目的本制度的目的是为了规范公司大宗食品采购的管理程序，确保符合公司财务预算以及公司采购政策，并通过供应商的选择和供应商的管理，提升公司整体采购效率和采购成本控制能力。二、适用范围本制度适用于公司所有大宗食品采购。三、流程流程1、采购需求的产生采购需求的产生一般由运营部门提出。当运营部门需要采购大宗食品时，应及时向采购部门提出采购申请。2、编写采购计划采购部门结合公司采购政策和财务预算，编制采购计划。采购计划应包括以下要素：(1)大宗食品品种、数量、质量要求等信息；(2)采购时间、地点及交货时间；(3)采购预算；(4)其他要求。采购部门应当在采购计划编制的过程中，与运营部门进行充分的协商和沟通，使采购计划更符合运营部门的实际需求。3、供应商筛选采购部门应先参考公司的采购政策，挑选执行力强、信誉良好、价格合理的大宗食品供应商。如果采购额度较大，采购部门还可以通过公开招标的方式招标采购。供应商筛选的主要内容包括(1)供应商能力评估采购部门应该通过供应商的资质、生产能力、生产环境等方面进行考察。此项考察要求采购部门进行现场考察，以求得真实可靠的资料。(2)供应商信誉评估采购部门应该根据供应商的历史记录、客户反馈等信息综合评估供应商的信誉。此项评估可通过网络、现场考察等方式获得。4、执行采购经过筛选后，采购部门应向选定的供应商发送采购订单，并明确货品品种、数量、价格、交货时间及付款方式等细节。采购部门还需要及时关注供应商的生产进度和最终交货情况。5、验收采购当大宗食品到达公司仓库时，采购部门应当安排验收工作。验收人员应当随机抽取货物进行外观、包装和数量的检查。如发现质量问题应及时与供应商协商解决6、验收付款验收合格后，采购部门应当按照合同约定的支付方式及时付款。如果发现货物质量有问题，则应当与供应商协商解决。应当严格按照财务部门要求处理货款，确保款项的及时支付和正确性。四、制度的应用1、制度的宣传公司应当通过会议、宣传册等方式将本制度的内容告知所有部门,并确保所有员工正确理解并遵守本制度。2、制度的执行公司应当严格按照本制度的流程执行采购工作。对于采购过程中发现的问题，应当及时及时处理，及时汇报，以保证采购工作的顺利进行。3、制度的监督公司应当组织内部审计以及外部第三方审计，监督公司采购工作的执行情况。采购部门应当按照公司采购政策和财务预算要求，管理好公司采购资金，并确保资金的使用符合合同约定。五、附则1、如本制度与公司其他制度相冲突，以本制度为准。2、本制度的修改、解释由公司总经理办公会决定。