1-合同管理标准.docx

合同管理标准1范围本标准规定了集团公司合同管理的要求，包括分级管理、分类管理、授权管理、过程管理、监督检查等内容。本标准适用于集团公司集团公司和下属各单位合同管理工作。2规范性引用文件及术语和定义2.1 规范性引用文件下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。中华人民共和国合同法中国铁建股份有限公司法律事务管理办法（试行）（中国铁建法（2009）8号）2.2 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。2.2.1 合同指集团公司及下属单位与自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系而订立的合同、协议，包括合同书、具有法律约束力的其他各类法律文件（框架协议、备忘录、意向书、数据电文等）以及即时清结的口头协议。2.2.2合同违约事项指合同对方当事人不履行、怠于履行、不适当履行合同约定的义务，可能对集团公司及所属单位造成直接或间接经济、行政、资质、声誉等方面损失的事项。包括但不限于：工期延误、质量缺陷、损失赔偿、成本增加、安全危害、行政处罚、资质降级、声誉影响等。3职责3.1集团公司及各级单位合同管理机构包括合同综合管理部门、合同专项管理部门和合同参与管理部门。各分（子）公司应当明确合同综合管理部门、合同专项管理部门、合同参与管理部门：a）合同综合管理部门，牵头负责合同管理；b）合同专项管理部门是指各业务部门，依据其部门职责分类负责本部门业务合同以及所属单位业务条线合同的专项管理；C）合同参与管理部门包括业务关联部门、财务部门、审计部门、纪检部门等,依据其部门职责负责对合同的订立、履行、监督参与管理。3.2集团合同综合管理部门（法律合规部）职责3. 2.1组织合同专项管理部门设计、建立和完善合同管理体系，并组织实施和监督检查：a）建立逐级负责的合同管理工作体制；b）明确各级单位合同管理职责；c）明确各级单位合同综合管理部门、合同专项管理部门和合同参与管理部门之间的合同管理职责；d）组织合同专项管理部门指导、监督、检查合同专项管理部门及所属单位合同管理工作。4. 2.2组织合同专项管理部门设计、制订和规范合同管理流程：a）规范合同订立前准备阶段的评审、决策等；b）规范合同谈判工作；C）规范合同订立工作。3.2.3指导专项管理部门合同的准备、订立、履行、终止全过程，提供法律服务。3.2.4参与重大合同订立、履行。3.2.5参与合同评审，提出法律合规审核意见。3.2.6督促合同专项管理部门推行合同标准化管理，颁发、补充和完善合同示范文本。3.2.7建立和完善合同法律风险防范机制：a）制订合同法律风险管理工作指引。b）建立合同法律风险预警机制，进行法律风险评估分析、预警提示、防控建议。C）建立合同授权审批机制，负责授权委托书的法律合规审核。3.2.8组织合同专项管理部门建立健全合同监督检查机制：a）监督检查合同专项管理情况；b）监督检查合同履行情况。3.2.9完善合同纠纷处理机制：a）负责合同法律纠纷案件的处理；b）配合处理非诉纠纷；C）协调内部合同纠纷。3. 2.10协助相关部门预防和惩治单位或个人利用合同进行违法、违纪活动。3.3 集团合同专项管理部门职责3.4 .1制订合同专项管理实施细则并组织实施和监督。3.3.2负责办理本部门业务合同的尽职调查、可研分析、商务会谈、文本起草、报审报批、授权手续、用印签署等具体事务。3.3.3组织本部门业务合同招标、投标及签约活动。3.3.4负责本部门业务合同的初审，以及组织发起合同审核审批流程。3.3.5组织或监督实施本部门业务合同。3.3.6与合同综合管理部门和有关职能部门保持联系，及时反映合同履行动态,加强合同异常履行的监控。3.3.7负责本部门业务合同统计分析和登记保管，编制合同台账、报表、报告，并及时报送合同综合管理部门。3.3.8制订业务合同范本，经法律合规部门审核后实施应用。3.3.9负责所属单位业务条线合同专项管理的指导、监督、检查和考核，并将结果及时反馈相关业务主管部门。3.3.10参与合同管理信息化建设，提供、输入全面、详实的合同信息数据。3.3.11规范合同履行期间及终止后，合同文件的完整存档工作。督促所属单位建立合同台账。3.3,12负责合同纠纷的协商、处理，配合诉讼、仲裁案件处理和内部合同纠纷协调。3.3.13规范合同订立后的履行、付款、验收流程和工作要点。3.3.14规范合同订立后的变更、补充、终止流程和工作要点。3.3.15规范合同审计和后评价工作。1.3. 16建立合同统计、分析的台账管理机制。包括：a）设计、制作合同统计报表等格式化文本；b）定时收集各专项管理部门的合同统计报表；C）负责合同的基础统计、分析工作，报送公司领导以供决策；d）总结、推广合同管理经验。3. 3.17开展合同信息化建设，包括：a）合同评审与合同信息化管理系统相融合；b）实现专项合同的风险预警与风险控制；C）负责合同全面细致的统计、分析和查询工作；d）根据强有力的信息数据，全面深入分析合同订立、履行的具体情况，汇总分析宏观市场环境、企业经营管理情况，为公司战略规划、转型升级等提供决策支持，促进企业管理水平的整体提升。4. 3.18集团合同经办人是合同专项管理部门具体办理合同签订、履行、终止事务和手续的人员，主要职责包括：a）根据授权，依法进行合同的准备、订立、履行、终止等一系列或单项工作;b）提请合同的报审报批和用印；C）及时报告合同履行情况；d）协助法律合规部对经办合同纠纷的和解、调解、诉讼及仲裁活动；e）保管好合同准备、订立、履行和终止全过程的合同及有关文件资料，及时向档案管理人员交接存档。3.3.19明确专人负责本部门的合同专项管理，主要职责包括：a）负责配合部门领导在本部门贯彻执行合同管理制度，以及与合同有关的其他日常事务；b）统计、分析和报告合同专项管理情况，与合同综合管理部门对接；C）督促本部门业务合同的初审工作，负责发起和组织合同审核审批的具体事务工作；d）负责本部门业务合同文件、资料的归档保管工作；e）组织本部门业务合同示范文本的拟制；f）负责在合同管理信息系统中录入合同的准备、订立、履行及终止等基础信息。3.4 集团合同参与管理部门职责3. 4.1根据合同专项管理部门的统一安排，负责或参加合同项目论证、谈判。4. 4.2根据合同专项管理部门的要求，负责提出合同项目中相关专业的咨询意见，提供专业技术支持。5. 4.3根据合同专项管理部门的要求，参加对方当事人的资信调查或尽职调查。3.4.4负责对合同文本中涉及本部门业务职责范围内的相关内容进行审核会签。6. 4.5根据本部门职责参与对合同准备、订立、履行、终止全过程管理的监督、指导。7. 4.6负责对合同管理信息系统涉及本部门业务流程的操作、录入和维护管理。8. 4.7负责在合同的准备、订立、履行、终止及归档全过程管理中应由本部门负责或协作处理的其他工作。9. 4.8及时将发现的问题反馈至合同专项管理部门、合同综合管理部门。3.5 二级单位法务部职责3.5.1建立健全本单位合同管理机构，配备专职人员。3.5.2明确和落实合同综合管理部门、合同专项管理部门、合同参与管理部门合同管理工作职责。3.5.3在集团公司法律合规部的指导、监督下，开展合同综合管理工作。4合同管理目的与风险4.1 集团公司合同管理的目的是防控合同风险，维护集团公司合法权益。4.2 集团公司合同管理的原则包括：谁主张、谁签订、谁管理、谁负责原则。集团公司所属各单位及机关各业务部门在合同综合管理部门监督、指导、审核下，负责本单位、本部门发起合同的签订和管理，并对其下属单位的合同管理进行指导、监督和检查；纵向分级管理原则。集团公司合同按集团公司本级、二级单位及分支机构实行分级管理；授权管理原则。集团公司及所属单位、承办人员应当按照规定权限订立合同，不得未经授权、超出授权以及越级订立合同；一一全过程管理原则。集团公司合同管理流程分为合同的招标、评标、定标、评审、订立、履行、终止以及登记归档等，实行全过程管理；合同评审原则。合同订立前，应当对合同进行评审，评审包括商务审核、技术审核和法律合规审核；先签合同后履行原则。集团公司合同应当先签订、后履行，各单位应严格控制和避免在合同履行过程中甚至在合同履行完毕后补签合同。4.3 集团公司合同管理的关键绩效指标包括： 合同法律审核率； 是否建立合同履约台账； 是否建立违约事项登记表。4.4 集团公司合同管理需应对的主要风险包括：一一合同未经法律审核，出现漏洞或者重大法律风险导致经济损失。5合同管理内容5.1 合同分级管理5.1.1 集团公司合同管理集团公司在各级单位推动建立合同综合管理部门牵头管理、业务部门专项管理和相关部门参与管理的全面协调、条块结合、各司其责、动态跟踪的合同管理体系，规范各级单位合同管理工作，加强监督检查，促进企业依法经营、依法决策、合规管理。5. 1.2二级单位合同管理5.1. 2.1集团公司各二级单位应当贯彻落实集团公司合同管理体系建设要求，积极完善本单位范围内合同管理体制机制，根据集团公司合同管理制度研究制订本单位合同管理制度并组织实施，指导、监督和检查所属项目经理部或其它分支机构的合同管理工作。5.1.2.2二级单位在订立合同时，应按照承包合同评审管理标准和分供合同管理标准规定的程序进行审核、审批；在订立BT、BOT,超高层等重大合同时，承揽单位应当在组织合同评审的同时，附送集团公司法律合规部出具的法律意见书，没有附送法律意见书或法律意见书审批程序不齐全的，集团公司法律合规部不予受理。5.1.2.3二级单位应根据集团公司合同管理制度制定本单位合同管理细则，并按其规定履行合同管理职责。二级单位应当定期向集团公司报告本单位合同管理情况，并接受集团公司监督检查。5.1.2.4二级单位拟以集团公司名义开展海外、投融资、兼并重组、房地产开发等重大项目时,在按照相关规定须向中国铁建报批前,应当组织二级单位本级、集团公司评审，并由集团公司法律合规部出具法律意见书后，报送集团公司领导审批决策。没有附送法律意见书或法律意见书审批程序不齐全的，集团公司法律合规部不予受理。5.1.2.5二级单位应当向集团公司报告合同管理情况，并接受集团公司监督、检查、审计、考核和评价。5.1.3三级单位合同管理5.1.3.1三级单位包括：施工类二级单位所属项目经理部、房地产公司独资或合资设立的项目公司、非施工类二级单位设立的其它分支机构。三级单位应当贯彻执行集团公司、二级单位合同管理体系建设要求，根据自身实际情况，对上级合同管理制度进行细化和补充，形成本单位合同管理制度并组织实施。5.1.3.2三级单位应当定期向二级单位报告合同管理情况，并接受上级单位监督检查。5.1.3.3各级分（子）公司应当严格控制其项目经理部以自身名义对外订立合同。项目经理部必须经集团公司专项审批同意后，方可以自己名义对外订立合同。5.1.3.4集团直管项目（如有）对外订立的合同，由直管项目负责组织合同管理各项流程。5.1.3.5集团直管项目经集团公司同意以自己名义订立重大合同，以及以集团公司名义订立合同时，直管项目应当负责组织合同审核审批流程。5. 1.3.6集团直管项目合同审批流程除减少二级单位审批外，其他流程应与普通项目一致。5.2 合同分类管理5.2.1 集团各业务部门依据本部门职责分别负责本部门承办合同的专项管理。5.2.2 集团业务部门签订但委托二级单位负责执行的合同，由受托单位在集团公司本级业务部门的指导监督下负责具体管理。5.2.3 2.3各二级单位应当结合自身具体情况，确定本单位各类合同的专项管理部门。5.3 合同授权管理5.3.1 各级单位需要以上级单位名义对外订立合同的，必须经上级单位明确授权后进行，被授权单位未经授权单位同意不得转授权。5.3.2对外订立合同，除法定代表人和符合集团公司规章制度规定的人员外，签约人应履行内部授权手续，取得授权委托书，方具备订立合同资格。5.3.3不得授权合同专项管理部门以部门或其他内设机构名义对外订立合同。5.3.4不得授权合同经办人员以个人名义对外签署须由单位承担权利、义务的合同，在特殊情况下经集团公司主管领导书面明确同意的除外。5.3.5被授权单位、人员应当按照授权委托管理标准的规定办理对外订立合同的授权手续，并将授权委托书报送集团公司法律合规部审核。5.4合同管理流程5.4.1合同准备5.4.1.1各级单位合同专项管理部门应当在部门职责范围和权限内根据计划、预算或呈批件订立合同。5.4.1.2对拟订立的承包合同、分供合同，各级单位合同专项管理部门应当合理选择合同相对人，并认真调查其主体资格、资质、资信情况及履约能力等，必要时可组织进行尽职调查，具体详见客户开发与维护管理标准物资设备供应商管理标准等。5.4.1.3选择集团公司“选择合作方风险警示名录”、“劳务分包名册”和“专业分包名册”的当事人作为合同相对人的，要区别对待，审慎开展合作，对属于禁止合作对象的相对人，应当遵守中国铁建、集团公司规定。5.4.1.4需求单位合同专项管理部门负责按照评审部门意见与合同相对人就合同的商务、技术条件与要求进行沟通、谈判直至达成一致，并负责向相对人提出全面、明确、具体的合同商务、技术条件与要求，以及回应相对人提出的合同商务、技术条件与要求，争取对集团公司有利的合同条款。5.4.1.5考察、谈判、招投标等合同前期事宜，按集团公司有关规定执行，且不少于两人共同经办。5.4.1.6对BT、BOT,超高层等重大合同，需求单位合同专项管理部门可组织成立由商务、技术、法律等人员参加的工作小组，负责尽职调查、合同谈判等前期事宜。集团公司、二级单位内部规章制度规定审计部门、纪检部门应当参与的,由审计部门、纪检部门参加合同工作小组。5.4.1.7境内重大合同尽职调查范围一般包括相对人的主体资格、组织文件、经营业绩、财务状况，土地、房屋、知识产权等资产权属情况，重要交易合同和诉讼、担保等或有事项，环境保护、税务、劳动关系状况等，并核实相对人提供资料的真实性、准确性。境外项目尽职调查，按集团公司有关规定执行。5.4.1.8重大合同谈判前，需求单位合同专项管理部门组织商务、技术、法律等人员参加的工作小组拟定谈判方案，制定谈判策略，确定全面、明确、具体的合同商务、技术条件与要求，并组织谈判实施。5.4.1.9对于内容比较简单的一般合同，合同专项管理部门可以不组织成立工作小组进行尽职调查和商务谈判，在合理资信调查基础上，直接进入合同订立评审阶段。5.4.1.10合同谈判中，需求单位合同专项管理部门应当做好谈判记录，重大合同谈判应当形成各方有权人员签字或盖章的谈判备忘录、会议纪要。5.4.1.11合同谈判涉及集团公司专有技术、商业秘密以及其他按规定应保密的事项的，需求单位合同专项管理部门在谈判前应当要求相对人与我方订立保密协议。合同未能订立的，应当要求相对人返还我方相关涉密资料。需求单位相关人员在合同谈判过程中知悉相对人的专有技术和其他商业秘密时，做好保密工作，避免侵权。5.4.1.12合同各方在合同准备过程中互致的信件、传真、电传、电子数据交换和电子邮件等资料，是确认各方权利义务的重要凭证，各单位合同专项管理部门经办人应负责收集、整理、保管和保密。5.4.2合同文本5.4.2.1集团公司对外合同一律采用书面形式。5.4.2.2订立合同时，需求单位合同专项管理部门一般按下列顺序选择使用合同文本：a）依据法律法规、招标文件的规定要求必须使用的合同文本；b）上级和本级单位颁布或已审核的合同示范文本；c）国家有关部门、行业协会制定的示范性合同文本；d）双方共同拟订的文本；e）合同相对人提供的合同文本。不论采用哪种文本，均应争取对集团公司有利的合同条款。5.4.2.3合同文本要做到标的明确，内容依法合规且可行，主要条款完备，权利义务明确，责任分明，文字表达准确。5.4.2.4合同文本一般应当包括：a）合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、账号，法定代表人（负责人）姓名、职务，代理人姓名、职务、联系方式等；b）签约目的和依据；C）标的，对标的的描述要明确、具体，反映其本质特征；d）数量和质量，包括计量单位、质量标准和检测验收方式等。质量和标准要明确、具体，如附有图纸、样品、技术资料等应注明；e）价款或酬金，包括付款条件、支付方式和付款期限；f）履行的地点、期限和方式；g）权利义务条款；h）争议解决方式，尽量选择对我方有利的管辖法院（仲裁机构）和适用法律,分供合同争议解决方式必须为“向北京市石景山区人民法院提起诉讼”。承包合同争议解决方式应力争“向北京市石景山区人民法院提起诉讼”或“向北京仲裁委员会申请仲裁”；i）违约责任，对于违约责任的约定要合法、合理、有利，具有可执行性；j）变更或解除的条件；k）根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人认为必须明确的条款，如保密条款等；D合同文本份数、存放地点；m）生效的时间和条件；n）签约的地点、日期；。）附件名称。5.4.2.5集团公司及各单位合同综合管理部门负责或组织合同专项管理部门编制、发布和推广使用各类合同示范文本，建立和维护示范文本信息库，供所属单位使用。各单位合同专项管理部门及所属单位根据合同订立、履行中遇到的问题,应当及时对示范文本提出修改意见或建议。5.4.2.6合同文本应当统一编号，实行一份合同一个编号，不得重号、漏号。采用合同相对人提供的合同文本时，即使已有对方编号的，仍需按我方规则对我方持有的合同文本进行编号。5.4.3合同评审5.4.3.1订立合同前，需求单位合同专项管理部门应当作为送审部门发起组织会签或会议等合同评审形式，履行合同商务、技术和法律合规审核手续。5.4.3.2集团公司或二级单位规章制度规定审计部门、纪检部门应当参与审核、监督的合同，由审计部门、纪检部门参加会签审核。5.4.3.3合同订立采用招标投标方式的，应在决定参与投标或组织招标前，对招标投标文件进行审核。中标后签约前，还应当对合同文本进行审核。5.4.3.4对重大合同，需求单位合同专项管理部门可发起组织专题会议进行合同评审。5.4.3.5对外发出、签订任何与重大合同有关的文件前，也应当履行评审程序。5.4.3.6集团公司本级重大合同根据其性质、种类、关联程度等确定合同评审部门，一般包括业务关联部门、市场营销部、造价部、法律合规部。其中，法律合规部是合同必审部门。5.4.3.7集团公司本级一般合同评审，必须送法律合规部审核。不涉及其他部门重要管理职责的，可不用向该部门送审。5.4.3.8集团公司本级合同送审时，在法律合规部之前的部门可以并行送审，不分先后顺序，但法律合规部必须是最后审核部门。5.4.3.9重大合同采取会议评审的，应当附会议纪要。5.4.3.10集团公司本级合同专项管理部门应连同合同草案、订立依据、相对人资信材料、相关合同准备资料以及送审意见，送会签审核部门审核。5.4.3.11集团公司本级审核部门根据职责分工审查相关条款，分别负责商务、技术和法律合规审核。5.4.3.12集团公司本级合同评审中，对发现的错误、遗漏和不当之处，审核部门应当予以明确并提出修改意见，合同专项管理部门组织进行修改之后，重新提交审核。5.4.3.13集团公司本级合同评审中，对合同评审意见有不同意见或难以与合同相对人沟通落实评审意见的，合同专项管理部门应当及时主动与审核部门协商，取得一致意见。经2次重审协商仍无法取得一致意见的，列出各方理由，呈报集团公司领导审批决策。5.4.3.14集团公司本级合同专项管理部门初审、会签审核部门审核的职责、方法由专项管理部门自行制定，但评审流程必须经过法律审核。5.4.3.15集团公司各单位应当在本单位合同管理制度中确立合同会签审核部门及审核程序、表现形式，上级单位审核审核部门及审核程序、表现形式按照上级单位合同管理有关规定执行。5.4.4合同审批5.4.4.1需求单位合同专项管理部门在履行审核会签程序后，应将拟签合同文本及相关资料分级报送有权批准人审批。如合同中涉及异常的资金收支、税收、发票、银行账户等条款，需求单位应书面报请集团公司财务部，并取得集团公司财务部书面批复意见。5.4.4.2没有法律合规审核意见或未通过审核的，一律不得签订。5.4.4.3法律法规规定应当办理批准、登记手续方能生效的合同，需求单位合同专项管理部门应当协调相关部门办理相应手续。5.4.5合同签署5.4.5.1拟用印合同文本一般由需求单位合同专项管理部门负责校对、打印，并保证合同文本的真实性、完整性、准确性和一致性。5.4.5.2合同一般应由相对人先签字盖章，我方后签字盖章。签字盖章前，应验证、保管对方签约人的授权文书。5.4.5.3对外订立合同，由法定代表人（非法人单位由主要负责人）或被授权人在合同文本上签名。5.4.5.4各单位应当建立合同用印审批制度，并对合同签署及用印情况进行登记。未经审核、审批的合同不得用印。5.4.5.5禁止在尚未最后确定的合同文本、空白介绍信、信笺纸或其他空白纸张上加盖印章。5.4.5.6不得擅自携带印章外出签订合同。确需携带的，须经批准后，由专人携带外出盖章。5.4.5.7合同必须履行审核、审批程序，以及法定代表人或授权签约人签署后，方可加盖印章。合同主要条款发生变更必须另行签订补充协议，具体审核、审批流程详见分供合同管理标准承包合同评审管理标准。5.4.5.8禁止用部门印章、内部专用章等其他印章代替公章、合同专用章进行合同盖章。5.4.5.9可采取合同每页由被授权人签字、加盖骑缝章、使用防伪印记等方式,确保合同不被篡改内容。5.4.5.10集团公司直管项目（如有）根据本办法第三十一条、第三十二条规定以自己名义订立的合同，可以加盖集团公司刻制的直管项目行政印章、合同专用章。5.4.5.11集团公司本级拟加盖印章的合同，由合同专项管理部门到印章管理部门办理盖章手续。5.4.5.12集团公司本级合同用印后，合同专项管理部门应妥善留存。5.4.6合同履行5.4.6.1合同生效后，需求单位合同专项管理部门应认真组织、监督、指导履行合同，严格按照法律法规和合同约定行使权利、履行义务。5.4.6.2合同签订后，承办合同订立的合同专项管理部门应向合同履行单位、人员，对合同的内容进行全面交底，以会议与书面相结合的形式向相关部门、人员介绍合同的范围、各方的责任与义务、合同的主要经济指标，合同的既有风险和潜在风险，履约中应注意的问题，将合同责任进行分解落实。5.4.6.3合同综合管理部门、合同专项管理部门及参与管理部门应当对本级及所属单位合同履行情况进行监督、检查。履约过程中出现法律问题时，合同专项管理部门应当及时通告风险内控与法律合规部门或合署办公的部门。5.4.6.4履行过程中，对出现合同未曾约定的新情况或对事先约定的事项进行变更、补充以及解除合同的，均要及时形成书面文字，以有双方签章的补充协议、签证或各方有权人签字的会议纪录等形式记载，使之成为合同文件。不得以口头形式改变合同权利、义务。合同变更或解除，专项管理部门应当按原程序重新办理审核审批手续，一般由原审核部门审核、原批准人审批，具体按集团公司有关规定执行。5.4.6.5具有下列情况之一,且未经集团公司同意的，财务部门不予办理付款手续，并及时向集团公司领导和法律合规部报告；已经结算付款的，由责任单位和直接责任人负责追回或承担全部经济损失：a）未按规定与集团公司之外的相对人签订书面合同即已实际履行的；b）未按规定履行审核审批程序而订立的合同；C）变更、转让、补充、解除合同未履行审核审批手续的；d）签约人没有取得授权或超出授权范围的；e）合同没有列入计划和资金预算；f）合同签字和盖章不符合要求的；g）未按规定办理结算的；h）其他违反集团公司规章制度的情形。5.4.6.6相对人提出中止、转让、变更、补充、解除合同的，合同专项管理部门应当要求对方当事人以书面方式确认。因此造成我方损失的，合同专项管理部门应会同合同综合管理部门或风险内控及法律联络员向对方当事人书面提出索赔。5.4.6.7合同生效后，相对人违约的，合同专项管理部门应当按合同条款约定收取违约金或要求对方赔偿损失、继续履行合同义务等。我方违约时，应积极与合同相对人进行沟通，及时对合同条款进行变更，采取补救措施，或争取合同相对人的谅解并保存相关证据。5.4.6.8合同当事人应当根据需要和法律合规审核意见，明确约定不可抗力的范围、情形。合同履行过程中，若发生不可抗力事件，合同专项管理部门应当及时征求合同综合管理部门或风险内控及法律联络员意见，及时通知合同相对人，并根据法律规定或合同约定，对合同进行变更或解除，部分或全部免除我方因此不能履行合同的责任。5.4.6.9向合同相对人发通知、指令等书面文件，必须要建立发文登记制度。当面送达的，必须要求相对人在与发文内容相同的书件上亲笔签章并保存该书件；邮寄送达的，必须以中国邮政特快专递或挂号信形式送达，且要注明书件最主要意思表示内容；其他送达方式若不能以有效证据证明送达的，不宜采取。5.4.7合同终止5.4.7.1合同终止时，应当办理结算，除对合同标的金额进行结算外，需同时扣除相关已付款、物资、设备、水电、分摊等应扣费用，必要时应有对方放弃合同索赔的声明。5.4.7.2合同按约定履行完毕、按约定条件解除、转让或达到法定终止条件的，合同专项管理部门应收集、整理合同签订、履行等相关资料，办理验收移交、结算付款等合同终止手续，做好合同存档工作。5.4.7.3合同终止后，需求单位专项管理部门应当进行合同后评价或总结，提交合同综合管理部门。5.4.8合同登记5.4.8.1各单位应当建立合同台账，做到登记及时、记录准确、内容完整。集团公司本级合同专项管理部门，应当定期报送集团公司法律合规部，并随时登录信息化系统进行更新。5.4.8.2各单位应当建立各自职责范围内合同统计、分析制度，合同综合管理部门至少于每年年末对本单位合同订立、履行和终止情况进行统计、分析，供经营管理参考。5.4.8.3各级合同专项管理部门应当建立健全合同档案。合同档案应包括合同考察、洽谈、签订、履行、变更、解除及纠纷解决等过程中所形成的所有书面材料及封存样品等实物。5.4.8.4合同档案的归档范围主要包括：a）合同订立依据如呈批件、立项文件或领导书面批示等；b）合同文本及附件；C）补充协议、变更或解除合同协议；d）相对人营业执照、资格证、组织机构代码、税务登记证、特种经营许可证等资信调查资料，对方签约人、法定代表人身份证明或授权委托书；e）合同前期谈判记录、招投标记录；f）合同审核审批记录；g）意向书、备忘录、会谈纪要；h）往来信函、电报、传真、电子邮件（包括验收文件、质量异议书、催款通知书等）；i）现场签证、送达回执或确认书；j）其他有关文件、资料。5.4.8.5合同管理中形成的各类台账、统计分析报表、记录、领导批示等文档资料也应当归类建档，妥善保管。5.4.8.6合同专项管理部门应当妥善保管合同及有关资料，公司档案管理规定要求移交档案管理部门的，应当办理移交归档手续。5.4.9争议处理5.4.9.1合同履行过程中发生争议的，合同专项管理部门应当及时处理，并及时向合同综合管理部门上报。5.4.9.2合同履行过程中发生诉讼仲裁纠纷的，合同专项管理部门应当按照诉讼仲裁管理标准执行。属于内部合同纠纷的，按照诉讼仲裁管理标准处理,内部纠纷一律不得起诉、申请仲裁。5.4.9.3合同诉讼、仲裁处理过程中，应当按照诉讼仲裁管理标准的要求收集、管理、提供证据，未经集团公司法律合规部同意，任何部门和个人不得对外提供与案件有关的证据材料，不得向对方当事人做出实质性答复或承诺。5.5 合同监督、检查与考核1. 5.1各单位应建立合同管理考核指标，纳入本单位绩效考核体系。5. 5.2集团公司实行合同综合管理部门检查和合同专项管理部门、所属单位自查相结合的合同监督、检查制度。6. 5.3各单位每年应当开展合同管理全面自查，由各级单位合同综合管理部门具体组织实施，每年的自查工作情况在当年12月底前由二级单位合同综合管理部门形成书面总结报集团公司法律合规部。7. 5.4集团公司法律合规部根据需要组织对全集团公司的合同管理情况进行全面检查或抽查，或组织交叉检查，或结合效能监察、内部审计、内控检查、内控审计等进行合同管理情况检查。8. 5.5合同监督检查的主要内容包括：a）合同管理机构和人员的落实情况；b）合同管理制度贯彻落实情况；C）合同管理流程运行情况；d）合同签订是否及时情况；e）合同全过程管理情况；f）合同统计、分析及登记管理情况；g）合同管理信息化使用情况；h）对下合同管理监督检查情况；D其他合同管理情况。9. 5.6集团公司建立合同管理先进单位、个人表彰机制，对在合同谈判、审核、订立、履行、争议处理以及归档登记等合同管理过程中作出突出贡献的有关单位和个人，每年度予以表彰。10. 5.7在合同管理过程中因故意、过失导致企业损失的，按法律事务考核管理标准及法律事务责任追究管理标准相关规定执行。5.6 违约事项上报5. 6.1建立合同履约台帐5.6. 1.1二级单位合同申请盖章人员及部门应在合同签订生效后3日内将一份原件合同转交项目部或具体合同履行部门、机构。项目部或具体合同履行部门、机构收到合同原件后应立即指定专人为该合同经办人，建立合同履约台帐（见附录B）,汇总所有合同信息并具体记录每份合同的基本信息和履约、违约情况。5. 6.1.2合同履行台帐应包括：a）合同基本情况：合同名称、签订日期、对方名称、合同金额、对方联系人及联系方式、争议解决方式；b）合同履约情况：合同节点工期（或供货时间）、质量标准、履约情况、付款情况；C）违约处理情况：违约事项、处置依据/方式、处置结果、是否上报；d）其他：有无合同变更、无效等情况；e）备注：其他应当记载的重要内容。5.6. 1.3合同档案应附带以下资料：a）合同原件；b）对方加盖公章的企业法人营业执照、资质证书等；C）二级单位规定对方应提供的资料的原件或加盖公章的复印件；d）对方委托代理人授权委托书及代理人身份证明；e）补充合同、会议纪要、关于合同履行或合同变更的往来函件；f）违约事项证明、处理过程、处理结果资料；g）其他与合同有关的重要资料。5.7. 1.4合同履行台帐实行动态管理，当合同履行有新变化时，应在2日内登记。5.6.2违约事项上报1.1.1.1 1合同履行过程中若发生或发现违约事项，项目部或具体合同履行部门、机构应立即在合同履行台账违约事项栏中予以登记，留存相关证据资料，并根据违约程度分级上报二级单位法务部及相关主管业务部门备案。1.1.1.2 违约程度按财产损失金额划分，损失金额低于5万（含）的，由项目部自行登记、处理；损失金额高于5万50万（含）的，需上报二级单位法务部及相关主管业务部门备案登记；损失金额在50万以上的，需上报二级单位法务部及相关主管业务部门备案登记，并上报集团公司法律合规部及相关主管业务部门备案登记。1.1.1.3 违约事项需要上报的，项目部或具体合同履行部门、机构应在发生或发现违约事项2日内向二级单位上报，由二级单位相关主管业务部门负责指挥、指导项目部或具体合同履行部门、机构与合同对方进行沟通、处理。二级单位法务部门负责监督、跟踪、协助处理过程。处理完成后2日内项目部或具体合同履行部门、机构上报处理结果。需要向集团公司上报的违约事项，在二级单位收到上报后2日内向集团公司法律合规部及相关主管业务部门上报，并在处理完成后2日内上报处理结果。5. 6.2.4凡涉及重大违约事件的，按诉讼仲裁管理标准执行。6. 6.2.5凡涉及合同变更、中止等情形的，合同经办人应及时在合同分台账表中予以注明，并报二级单位法务部及相关主管业务部门备案登记。5.6.3违约事项登记5. 6.3.1违约事项登记实行三级管理。5.6. 3.2项目部或具体合同履行部门、机构负责合同履行过程中的管理，及时建立、更新合同履约台账，负责违约事项处理，按规定向二级单位法务部及相关主管业务部门上报违约事项。5.7. 3.3二级单位法务部及相关主管业务部门负责在收到三级单位上报的违约事项后应及时填写违约事项登记表（见附录A）。须向集团公司上报的，按规定向集团公司法律合规部及相关主管业务部门上报违约事项。5.6.3.4集团法律合规部及相关主管业务部门应根据各二级单位上报的违约事项登记表监督、协助处理违约事项，分析集团整体合同履约风险。5.6.4违约事项处理5.6.4.1发生违约事项，项目部或具体合同履行部门、机构应及时分析违约原因，收集相关材料、证据，依据合同约定拟定处理方案、处理结果。积极与对方协商快速处理，避免拖延造成更大损失。5.6.4.2违约事项处理结果：a）支付违约金、利息；b）由违约方承担全部损失；C）经双方协商，修改合同条款，签订补充协议；d）解除合同；e）列入警示名录。以上处理结果可单独适用，也可以合并适用。5.6.4.3处理方案及处理结果按本标准第5.6.2.2条标准进行上报审批，审批通过后方可实施。5.6.4.4 违约事项处理应留存有对方单位盖章、签字确认的书面文件，由项目部或具体合同履行部门、机构保存原件并存档。5.6.4.5 如按处理方案协商不成的，合同履行部门应及时上报二级单位法务部、集团法律合规部，按照集团公司有关法律纠纷案件管理规定处理。5.6.5其他事项5.6.5.1合同管理人员、法务人员、财务人员，有权对备案合同及所附资料进行审查，发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时，应及时要求合同经办人员采取措施予以纠正或补充资料，以保证合同的签订和履行合法有效。5.6.5.2使用或借用合同资料，应当办理使用或借用手续，使用人或借用人应妥善保管合同资料，不得损坏或遗失，更不得擅自涂改或更换；办理结束后，应及时将使用或借用的合同资料归还合同管理人员。5.6.6责任追究5.6.6.1有以下情形之一的，对直接责任人、主要领导责任人进行警示约谈、通报批评：a）虽已建立合同履行台账或违约事项登记表但更新不及时或登记内容不完整的；b）资料原件或相关处理资料未归档的；C）未及时上报处理结果的；d）其他轻微违反本办法行为。5.6.6.2有以下情形之一的，对直接责任人给予通报批评、经济处罚1000-3000元，情节严重的可并处降职、调离工作岗位。主要领导、重要领导责任人给予警示约谈、通报批评、经济处罚5002000元：a）未建立合同履行台账或违约事项登记表的；b）未发现或处理违约事项不及时，导致损失的；