某公司内外部公文管理办法.docx

公司内外部公文管理办法1.0目的：为规范公文管理，统一行文处理办法，提高工作效率和质量，保持内部沟通顺畅及时，特制定本办法。2.0适用范围：本办法适用于公司内外部公文处理，公司受控文件中有固定格式的报告、报表不在此限，依照原文件执行。3.0职责：3.1.各部门负责依照公文草稿拟制、会签及呈批，公文受理、存档及依公文审批项目执行。32行政管理部负责公告、通知、通报等正式稿拟制、发布与原稿存档。4.0定义：4.1 公文：是公司内、外部公事往来的约定成俗的一种文件（字）表达方式，是公司正式沟通的一种方法；4.2 公告：公司用于对内、外公开宣布在一定范围内公布，应当遵守或共知的事项；4.3 通知：用于发布管理要求、管理办法；要求下级部门办理和需要共知或共同执行的事项，任免和聘用人员等；上对下行文用，如总经理对各部门；也可以用向有关单位知照某些事项时（如组织变更和召开会议等），作平行文用；4.4 通报：用于表彰先进，批评错误，传达和交流重要情况，通报属下行文；4.5 签呈：向上级请示、批准某一事项，下对上行文用，如培训部对总经理；4.6 联络：用于平行涪口门或不相隶属的部门之间，联系工作、工作提示、要求执行和请求协助，作平行文用；4.7 报告：向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用于下对上行文，如工作异常报告等；4.8 回复：平行部门之间作联络回复用；4.9 参考：提供资料给本部门或其他部门参阅；4.10 其他：非上列项目之外行文用之；5.0管理办法5.1 管理原则5.1.1 公文的意义5.1.1.1 公文可作为公司文件的临时性补充；5.1.1.2 公文可作为下对上、上对下或部门与部门间之业务联系与沟通正式方式；5.1.1.3 公文使各项重点业务联系有凭证且跟踪有据。5.1.2 公司各项的工作安排、工作请示、报告及与其他部门协作等各项工作均应进行依照文件标准化管理规定进行标准化。在文件中未规范相关流程、表单或事项重要度较高、需要公布全体周知的事项，均可使用内部公文进行临时性补充。5.2 公文撰写与审批5.2.1 工作联络单（见附件一）及正式通告（含公告、通知、通报X格式见附件二K乍为公司内部日常事务处理的主要公文表达形式。5.2.2 联络、回复、参考或其他类公文由发起部门或发起人撰写工作联络单，经部门经理或中心总监批准后，发放相关部门或人员，如需其他部门回复事项须注明需回复时间。5.2.3 公告、通知、通报等公司性政策及宣导事项类公文，由各相关部门经理拟制工作联络单，经中心总监审核、总经理或授权人批准后，当天交行政管理部拟制正式公文稿，经行政中心总监或授权人批准后对外发放。5.2.4 签呈、报告类公文由各部门相关人员撰写，按组织与分层负责管理规定经公司各级负责人审批，呈最终责权负责人或职能中心总监批准后，依批示发放相关人员。5.2.5 工作联络单一般遵守三级或二级审批制，如需总经理批准事项,一般由经理或中心总监拟稿经中心总监审核,呈总经理经签批。如需其他部门配合或涉及需相关部门负责的事项，应先经该相关部门经理级以上人员会签后，呈审批人审批。5.2.6 会签部门如有分歧，主办部门主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可列明各方理据，提出建设性意见，并送有关部门会签后，报请总经办协调、裁定。53.公文收、发文与执行5.3.1 公告、通知、通报等公司性政策及宣导事项类公文由行政管理部统一发放，并作好发放记录。5.3.2 签呈、报告、联络、回复、参考或其他类公文由撰写部门发放并作好发放记录。5.3.3 各部门收到政府或其他外来单位发放正式公文，应交行政管理部存档，如需照办或配合执行事项，由行政管理部以公告或通知进行拟稿。如需回复事项，由相关权责部门拟稿，经行政管理部确认后发放,并作好发放登记。5.3.4 需发放给加盟商或客户的公文，由各相关单位起草后，经部门中心总监审核，总经理或授权人批准后，由综合服务部负责发放或传递,并作好登记。需发放给其他外单位或人员,由行政管理部负责发放，并作好登记。所有对外发放公文，原稿应存放在客户服务部或行政管理部。5.3.5 发放记录可由接收人在签批原稿背面签名或用公文发放登记一览表（见附件三）进行登记确认。5.3.6 公文接受单位就作好公文接受登记，并用专用文件夹作好保存,公文发放登记一览表可放在文件夹首页作为目录。5.3.7 各部门接收到公司公文后，应立即呈报负责人及相关主办人，并作好宣导或培训工作，若出现公文未有效执行，将追究相关收文人及部门负责人员管理失职责任。5.3.8 发布的文件，发文部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，不积压、不误传，防止漏办和延误。5.3.9 收文部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。紧急文件，应按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。来文有办理时限要求的，必须按要求办理。对于不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的公文，应当及时退回发文单位并说明理由。对不能及时处理或答复的文电，应先以电话、便函等形式答复对方；需延时处理的必须经所在部门领导批准，不得无故拖延。5.3.10 在催办过程中，文件流转的每一环节和处理结果应及时反馈给发文部门，由文件管理人员将各环节的承办人员、办理结果在收文登记表中进行记录。5.4公文格式标准化5.4.1 工作联络单拟制时应注明标明以下内容：秘密等级、紧急程度、发文单位、发文人、收文者（部门、岗位或个人）、主旨、正文、附件、制作日期、审批人等部分组成。5.4.2 秘密等级由发起部门根据秘庵程度分别标明一般机密和''绝密。如公文限制于某一部门、岗位或人员阅读，可在正文注明。5.4.3 拟制工作联络单时应根据紧急程度分别标明特急”、急件及一般紧急公文中的特急是指：内容重要并特别紧急，已临近规定的办结时限，需特别优先传递处理，且必须在当天内处理的文件（含所有签批流程）；急件是指内容重要并紧急，需打破工作常规，优先传递处理，且必须在2天内处理的文件的文件；一般件指一般事项须在5天内处理完成。5.4.4 工作联络单编号采用部门编号（参见组织与分层负责管理规定）4位+月日4位+流水号2位，如XZ20-0505-02,表示行政管理部05月06日发出的第二份联络单。通告类正式公文编号用公司类别号+年月日6位+流水号2位表示。5.4.5 附件的标注格式例可寸件1+附件名称，附件2+附件名称。附件页右上角相应标注明附件L附件2。5.4.6 人名、地名、数字、引文要准确。引用文件应当先引用标题,后以圆括号引用发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明年、月、日，不能写去年、今年、昨天"，也不能只写月、日不写年。年份要完整表述，如1999不能写成99。5.4.7 工作联络单在呈批前，撰写人应确认格式、内容及所述事实，各级人员审批时应对所述内容进行核实，若被上级负责人或其他人员发现不实，应追究此前所有拟稿及审核人员失职责任。5.4.8 正式通告拟制时行政管理部依照工作联络单进行确认，包含审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，同时对公告表述方式进行组织。公告拟制完成后，行政管理部经理须再次审核表述方式、格式、字句是否准确无误，有必要时可要求工作联络单拟制部门协助确认。5.4.9 正式通告发布时须加盖文控专用章方为有效，对外发文依印章管理办法加盖公司公章。6.0相关文件6.1 文件标准化管理规定6.2 印章管理办法7.0附件7.1. 工作联络单见附件一7.2. 公文格式见附件二7.3. 文发放登记一览表见附件三