文件控制程序（五金配件）.docx

Vv朔盹右R曰小吊文件编号QPZYM-Ol版次B-I文件控制程序页面13-1发行日期2023.6.101、目的:确保文件与资料之流通、应用、处理等得到有效管制，以控制与本标准要求有关的所有文件与资料，确保生产现场各相关场所都使用最新的有效版本。2、范围:适用于本公司质量、环境、安全健康系统的文件与资料和客户、供应商提供的相关文件与资料及外部文件与资料之管制。3、文件定义及职责：3.1第一级文件：质量与环境手册3.2第二级文件：程序文件3.3第三级文件：管理类/技术类文件、管理方法、规定、实施细则、具体产品所涉及的技术图面、规范标准等3. 4第四级文件：记录/表单（提供质量/环境管理体系有效性的证据）3.5外部文件:3. 5.1本公司收集的与产品有关的标准、光碟、图纸等资料4. 5.2客户提供的标准、工程规范、图纸等资料5. 5.3体系要求及相关文件3. 6职责1. 6.1品保部负责品保部的标准、规范、检验指导书类文件的编制与管理。3. 6.2生产部IE课负责生产部的标准、包装规范、作业指导书、技术文件类的编制，其它部门负责部门内相关文件的编制。4. 6.3行政部文管员负责所有受控文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。5. 7体系文件的编制，审核，批准见下表文件级层文件名称编制审核批准-手册行政部管理者代表总经理二程序文件相关部门部门主管管理者代表三管理/技术文件相关部门部门主管部门最高主管四表单相关部门部门主管部门主管4、控制程序4.1手册的编号：QEM/YM-××××其中：QEM质量与环境手册代号YM企业名称代号×××X文件年号泳贸塑胶有限公司文件控制程序文件编号QPZYM-Ol版次B-I页面13-2发行日期2023.6.104.2程序文件的编号:QP/YM-XX其中：QP-程序文件代号YM企业名称代号X × 一一文件顺序号文件序号部门代号4.企业代号 文件代号:QP QJ QGQZ QB管检工作标理验作业准性规规指件 书文范范导4. 4外来文件QWXXXXXXXX当日接收的第几份文件日期月份年份的最后两位数外来文件编号表单版本号(B0> Bk B2.) 表单顺序号(01 > 02、03) 程序文件顺序号 公司代号 程序文件编号济南朔盹左KS公司文件编号QPZYM-Ol如负组服自P艮公oJ版次B-I文件控制程序页面13-3发行日期2023.6.104.6内审报告编号:QS-（x×××）XXI表示内审次数表示年度内审文件表单编号4.7各部门代码：1、行政部XZ2、品保部PB3、财务部CW4、生产部SC5、业务部：YW6、采购部CG7、鞋材部XC4. 8文件的发放控制：4.8. 1文件发行前要履行“审核、批准”手续（权限见3.7节）。本公司与质量体系有效运行有关的文件和资料分为“受控”和“不受控”两种。所有“不受控”文件不得作为工作的依据（报表、表单除外）。受控文件：ISo文件，标准文件，作业文件，客户和供应商技术性外来文件，不受控文件：合同、报表，表单，公告，政府文件，客户和供应商非技术性外来文件。4.9. 2文件版本:文件制定时应有文件编号，版本号，制定时间，文件首次发行版本为A,以此类推,页版次为0,以此类推；文管员应编制文件管制一览表对文件进行编目管理，并根据需要确定发放范围。4.10. 8.3质量手册和程序体系文件分发给各部门主管一份，部门管理文件、技术性文件、外来文件送文控编目存档后，发放到与之相关的职能部门。4.8.4文件领用人在文件发放登记表上签字，领取盖有“受控文件”印章的文件。提供给供应商或认证机构的文件不加盖“受控文件”印章，提供部门应做好发放登记文件收分发签收记录表4.8.5公司内部除文管中心以外其它部门不得自行复印受控文件。如需新领文件，必须填写文件领用申请表申请，经部门负责人及管理者代表批准，方可登记签字领用。公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的受控文件的复印件，一经发现，由文管员收回，并追究其责任。4.8.6当文件使用人将文件丢失后，也应填写申请文件领用申请表补发；4.9外来文件的控制：4.9.1各部门对接收到的外来文件应由相关部门作有效性、适宜性审查，认可后作相应标识送文控中心发放给使用部门，发放时加盖“外来文件”印章。外来文件发放记录表4. 10文件评审：1. 10.1文件审核批准人在审核批准时，要对文件进行评审，以确保文件的适用性、有效性、符合性。4. 10.2文件使用人应在48小时内时识别文件的有效性、适宜性、符合性；当发生下列问题之一时，应主动报告文件原分发部门，并要求原分发部门组织相关人员重新对文件进行评审：a）组织机构变更。泳贸塑胶有限公司文件控制程序文件编号QP/YM-O1版次B-I页面13-4发行日期2023.6.10b）运行中发现重大问题，或使用期限到期。C）法律、法规因政府政策调整。d）顾客或供方提出要求更改时。4.10.3文件更改时，应将更改后的文件及文件修订申请单交给部门主管审批，管代批准，将正本交给文管中心存档，文管员负责分发到相关部门，并做好发分记录；同时收回原文件，加盖“作废”章或销毁旧文件并记录作废文件一览表。4.10.4除文管人员外，其他部门和人员不得保留过期或更改前的文件，且应在过期或更改前的文件较醒目的地方加盖“作废”及“参考资料”印章以作识别参考用。4.10.5文件修改时应相应修改文件版次，发行时间。文件第一次修订版本为BI.第二次为B2,以此类推，当页版次修改超过3次或文件全文有较大修改时，应予以换版。4.10.6若文件在使用过程中损坏，使用部门可用损坏旧文件向文控换取新文件，文管员应在发放记录上作登记，注明原因。4.11文件的管理4.11.1文件应有序的存放于便于存取的查阅。4.11.2不得在受控文件上乱涂乱画，不得私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。4.11.3借阅文件时，应经文件所在部门负责人批准。借阅者在指定日期归还文件。到期不归还，由文件所在部门负责人收回（借阅时需填写文件借阅登记表），公司编制的原版文件一律不外借。4.IL4若有些文件需要外发给下游供应商及客户相关需求，文件外发时需做文件外发记录表4.12文件保存期限:4.12.1文件保存期限为永久性保存。泳贸塑胶有限公司文件控制程序文件编号QPZYM-Ol版次B-I页面13-5发行日期2023.6.105、文件控制流程图责任部门编制W>经授权人批准文控编号留样> 收回I日文件发放所需部门登记责任部门发放到所需工作场所审核适用不适用归档及发放6、相关记录1.内部文件分发签收记录表QP/YM-oi-oi-Bi3.外来文件发放记录表QP/YM-01-03-B15.文件外发记录表QP/YM-01-05-B17.文件借阅登记表QP/YM-01-07-B12.文件一览表QP/YM-01-02-B14.文件领用申请表QP/YM-01-04-B16.文件修订申请单QP/YM-01-06-B18.作废文件一览表QP/YM-01-08-B1批准：审核：拟案：涉取r立汩口大士IZR八=文件编号QPZYM-Ol文件控制程序版次B-I页面13-6发行日期2023.6.10口内部口外部文件分发签收记录表文件编号版本订门制部文件名称页数发行口期部门行政部品保部财务部生产部业务部采购部鞋材部分发数签名缴回数文件编号版本订门制部文件名称页数发行日期部门行政部品保部财务部生产部业务部采购部鞋材部分发数签名缴回数文件编号版本制订部门文件名称页数行期发日部门行政部品保部财务部生产部业务部采购部鞋材部分发数签名缴回数编号：QP/YM-oi-oi-Bi保存年限：3年文件编号QPZYM-Ol休员空服司P艮公口J版次B-I文件控制程序页面13-8发行日期2023.6.10外来文件发放记录表序号文件编号文件名称数量接收部门出版单位发放日期发放部门/份数备注XZPBCWSCYwCGXC编号：QP/YM-01-03-B1保存年限：3年泳贸塑胶有限公司文件控制程序文件编号QPZYM-Ol版次B-I页面13-7发行日期2023.6.10文件管制一览表序号文件编号文件名称发行日期分发部门/份数备注XZPBCWSCYWCGXCGWz部门X乙行政部PB:品保部CW：财务部SC：生产部说明代号：YW：业务部CG：采购部XC：鞋材部GW:工务编号：QP/YM-01-02-B1保存年限：3年批准：审核：拟案：泳贸塑胶有限公司文件控制程序文件编号QPZYM-Ol版次B-I页面13-9发行日期2023.6.10文件领用申请表申请单位申请日期发发赠加补外文件编号文件名称领用份数申请理由请领人签收编号：QPZYM-Ol-04-Bl保存年限：3年泳贸塑胶有限公司文件控制程序文件编号QPZYM-Ol扳次B-I页面13-10发行日期2023.6.10文件外发记录表序号文件编号文件名称数量外部接收单位接收人发放日期分发数量备注编号：QP/YM-01-05-B1保存年限：3年泳贸塑胶有限公司文件控制程序文件编号QPZYM-Ol版次B-I页面13-11发行日期2023.6.10文件修订申请单修订废止补发申造单位申请日期文件编号文件名称原内容：部门建议签名原制订单位意见（）可行（）不可行（）修订后可行拟修订内容：核准审查申请人编号：QP/YM-01-06-B1保存年限：3年文件修订申请单修订废止补发申造单位申造Fl期文件编号文件名称原内容：部门建议签名原制订单位意见（）可行（）不可行（）修订后可行拟修订内容：核准审查申请人编号：QP/YM-01-06-B1保存年限：3年借阅日期文件归还日期文件名称文件编号借阅者归还日期接收人文件编号QPZYM-Ol如负组服自P艮公oJ版 次B-I文件控制程序页 面13-12发行日期2023. 6. 10I发行日期文件借阅登记表编号：QP/YM-01-07-B1保存年限：3年济南朔BKS公司文件编号QPZYM-Ol如负组服自P艮4口J版次B-I文件控制程序页面13-13发行日期2023.6.10作废文件一览表序号文件编号文件名称回收日期保存/作废作废原因销毁日期备注编号：QP/YM-01-08-B1保存年限：3年