小区业主委员会工作档案管理制度.docx

小区业主委员会工作档案管理制度第一条业主委员会应根据国家、省、市物业管理条例等相关规定和业主大会议事规则的规定，建立物业管理工作档案资料，并指定一名委员或聘请的专职秘书负责保管。第二条工作档案资料一般包括以下内容：（一）物业管理区域划分资料；（二）房屋及建筑物面积清册；（三）建筑规划总平面图；（四）共用设施设备的交接资料；（五）物业管理用房配置确认资料；（六）会议的音像与录音资料；（七）业主大会、业主委员会的会议记录和决定；（八）业主大会、业主委员会印章使用登记簿；（九）业主大会、业主委员会公示情况的照片资料等证明材料;（十）业主大会议事规则、管理规约和物业服务合同；（十一）历届业主委员会选举及备案、交接等资料；（十二）业主及业主代表的名册；（十三）业主意见建议登记簿；（十四）有关业务往来文件；（十五）物业专项维修资金筹集及使用账目；（十六）利用物业经营用房以及共用部位、设施设备经营的合同、协议；物业经营性收支相关账目、材料;（十七）业主大会、业主委员会运作经费收支情况账目；（十八）其它涉及物业管理工作的有关档案资料。第三条档案资料管理人员应对档案资料编号造册，做好档案资料收集、整理、归档等工作。第四条业主委员会委员在工作当中收到的各类文件资料，应及时移交档案资料管理人员存档。第五条业主委员会应建立档案资料查阅登记制度，登记簿由档案资料管理人员负责保管，登记内容一般包括查阅日期、查阅事由、查阅内容（事项）、查阅人、审批人等。第六条外借档案资料需借阅人书面申请，并经业主委员会主任或副主任签字同意。第七条业主可以查阅与自身直接相关的档案资料，业主委员会应及时予以答复。第八条档案资料管理人员因辞职或委员资格终止等原因不再保管档案的，应当在3日内将所保管的档案资料移交给业主委员会指定的档案资料管理人员，并填写移交清单。第九条业主委员会业任期届满的，应在10日内向新一届业主委员会完成档案资料移交工作，并填写移交清单。业主委员会集体辞职、任期届满仍未选举产生新一届业主委员会或委员人数不足二分之一的，原业主委员会应在10日内将其保管的档案资料移交社区暂时保管，并填写移交清单，待新一届业主委员会产生后，由社区与其进行移交。