XXXX大学会议室使用管理规定.docx

XXXX大学会议室使用管理规定第一章总则第一条为加强会议室管理，合理安排各类会议，提高会议室使用效率，规范会议室服务，制定本规定。第二条本规定所指的会议室包括学校行政楼201会议室、213接待室、601会议室、8楼会议室和知新楼西报告厅。第二章会议室管理及使用规定第三条各会议室均由综合办公室统一管理，统筹协调安排使用,并负责室内卫生清洁、绿植更换、设备设施维护保养等各项日常管理工作。第四条会议室的基本规格会议室名称地点容纳人数201会议室行政楼2楼63人213接待室行政楼2楼12人601会议室行政楼6楼20人8楼会议室行政楼8楼120人知新楼西报告厅知新楼1楼267人第五条会议室使用范围（一）行政楼二楼会议室：主要用于学校董事会、领导班子、校领导主持召开的有关会议、学校领导参加的接待外宾及重要来宾以及处室、二级学院承办的重要会议、接待等活动。（二）行政楼六楼会议室：主要用于学校党委会以及各单位、各部门组织的会议、接待及培训等活动。（三）行政楼八楼会议室、知新楼西报告厅：主要用于学校年度工作会议、表彰会、中层干部会等大型会议及活动。第六条会议室使用规定（一）会议室由综合办公室统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关事宜。未经综合办公室允许，任何单位（部门）不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备、音响设备和桌椅等公共物品。（二）会议室实行预约制度。相关单位（部门）使用会议室，需提前至少半天（四个工作时）填写会议室使用申请表，包括申请单位、申请会议室名称、会议主题、参会人员及数量、使用时间、申请人及联系电话、安全负责人等信息，经批准登记后方可使用。（三）综合办公室根据提交的会议室使用申请表进行登记,填写会议室使用登记表，原则上按照时间先后顺序安排会议。单位（部门）如需临时使用会议室，仍须至综合办公室填写申请表经审批后方可使用，如有冲突，综合办公室将优先安排已申请单位（部门）使用会议室。特殊情况下，经申请使用单位（部门）相互之间协商后可以调整使用顺序，并及时将协商后的结果向综合办公室报备。（四）遇校级的紧急或重要会议、接待等，已申请使用会议室的单位（部门）应优先礼让校级层面的紧急或重要会议、接待等。（五）校级层面会议、接待等活动由综合办公室负责承办；各单位（部门）承办的会议、接待等活动，申请人应在会议开始前30分钟到综合办公室签字确认后，由综合办公室工作人员对申请使用会议室办理现场交接。（六）参会人员超过6人（含6人），申请单位（部门）应指定至少1名工作人员协助综合办公室工作人员共同完成会议室使用前的布置、会务服务等工作。（七）各单位（部门）在使用会议室过程中应爱护会议室设施,特别是音响设备、多媒体设备等，未经允许不能随意移动室内设施,如确有需要应有综合办公室工作人员在场的情况下完成。如因个人原因造成设施设备损坏，须按照固定资产损坏丢失赔偿办法有关规定进行赔偿并给予相应处罚。（八）与会人员进入会议室后，应自觉维护环境卫生，严禁将任何食品、饮料等带入会议室，禁止随意乱丢纸屑、垃圾，严禁在桌、椅、墙上刻、画、涂、写；如有发现，视情节严重程度给予相应处罚。（九）会议召开期间，会务服务人员应根据现场情况及时协调相关设备的调试等事宜，以保证会议的正常进行。（十）会议结束后，使用单位（部门）应及时清理会场，带走会议资料，将移动过的桌椅等归位，并与综合办公室工作人员联系，由综合办公室工作人员关闭音响设备、多媒体设备、空调等设备设施,经综合办公室工作人员检查合格后，关闭电源，锁好门窗，并办理交接手续后方可离开。否则，将给予相应的单位（部门）通报等处分。附件：1.XXXX大学会议室使用申请表（下载专区）2. XXXX大学会议室使用流程图3. XXXX大学会议室使用登记表（下载专区）青岛黄海学院会议室使用工作流程