XXXX大学接待工作管理办法.docx

XXXX大学接待工作管理办法第一章总则第一条为进一步规范学校的接待工作，切实提高接待工作的效率和水平，全面展示学校良好的精神面貌，制定本办法。第二章接待原则第二条本着安全、尊重、规范、节俭、高效的原则，参与接待的工作人员必须树立安全第一的观念，以客为尊，热情周到，切忌接待工作中的随意性，要做到热情大方,节俭务实，又要讲求工作效率。第三条本着舒适的原则，参与接待的工作人员要检查接待条件、环境和设施以及接待活动的组织安排，呈现的整体形象要给与客人以统合美感。第三章接待分类及要求第四条接待分类（一）直接与学校联系的机关（单位），或学校邀请的客人，由综合办公室负责牵头、有关单位配合，共同做好接待工作。（二）有关单位（部门）与兄弟院校（系）单位、部门开展对口业务交流的接待工作由对应单位（部门）牵头。第五条接待要求（一）活动准备相关单位（部门）牵头负责的来访接待工作应当至少提前2天将XXXX大学公务接待申请表、接待方案（草案）报送综合办公室报备并写明来访单位的情况、来校考察学习内容或与我校的合作关系、活动日程等安排。若遇特殊情况需要提前、推迟或取消接待工作，应及时向综合办公室报备，由综合办公室负责通知相关领导，安排好调整工作。（二）活动开展根据接待活动的日程安排，相关单位（部门）应指定至少1名工作人员协助综合办公室工作人员共同完成接待室的布置、接待服务及通知参加接待领导（人员）等工作。接待活动结束后，主办单位（部门）应做好接待会的清理等工作，与综合办公室工作人员联系，并办理交接手续后方可离开。（三）活动总结主办单位应在2个工作日内提交XXXX大学接待活动总结（模板），以存档备查。所签署的协议书、意向书等文件，由相关单位（部门）负责存档。第四章接待程序第六条接待要求（一）主办单位（部门）填写XXXX大学公务接待申请表并报综合办公室审批;（二）综合办公室审批后，根据提交的xxxx大学公务接待申请表进行登记，填写xxxx大学公务接待登记表，原则上按照申请时间先后安排接待地点；（三）主办单位（部门）按照接待方案（模版），起草具体接待方案，报综合办公室审核后，由综合办公室负责下发并通知相关领导及单位（部门）参加接待等工作；（四）根据接待活动的日程安排，校级接待的接待室服务工作由综合办公室工作人员负责。主办单位（部门）开展对口业务交流的接待室工作应自行安排工作人员负责接待工作。需要综合办公室协助接待的工作，主办单位（部门）应安排至少1名工作人员于接待工作开始前1小时到综合办公室联系工作人员协助做好接待准备工作。（五）接待结束后，主办单位（部门）应及时联系综合办公室工作人员，安排工作人员协助综合办公室工作人员清理会场，并与综合办公室工作人员交接完毕后方可离开。第五章职责分工第七条职责分工学校牵头接待或承办的重大活动，综合办公室根据具体情况请示有关校领导后协调进行安排接待。（一）综合办公室负责做好服务工作，包括住宿、用餐等，做到热情、周到、安全、卫生。（二）宣传部负责做好宣传报道工作，包括根据需要制作、悬挂欢迎横幅（原则上不鼓励）、新闻媒体的邀请、来宾在校活动的摄影、摄像及电视新闻制作等。（三）保卫处负责做好安全保卫工作，包括活动场所安全有序及来宾车辆校内通行线路的引导、交通秩序、车辆安全管理等。（四）后勤保障部负责做好各参观点的后勤保障工作，包括水、电、气正常供应，校园环境的绿化美化、保证活动场所和来往车辆校内通行沿路的整洁卫生。（五）各参观点负责做好参观、考察等工作，根据需要落实讲解人员等。（六）对于突发、应急接待工作可临时协调布置，相关单位（部门）应予以配合。附件：1.XXXX大学接待工作流程2. XXXX大学公务接待申请表（下载专区）3. XXXX大学接待登记表（下载专区）4. XXXX大学接待活动总结反馈表（下载专区）附件1XX学院接待工作流程