XX集团有限责任公司文件管理制度（2023年）.docx

XX集团有限责任公司文件管理制度1目的对公司所有管理性和技术性文件（包括质量管理体系（QMS）文件）资料进行有效的管理与控制，确保文件的、有效性和适用性。2范围适用于集团有关的所有文件和资料的管理与控制（包括外来文件）。3职责3.1 总经理对文件资料的管理与控制负领导责任。3.2 管理者代表负责所有质量管理体系（QMS）文件的颁发实施。3.3 行政中心负责质量管理体系（QMS）文件和行政管理文件的管理与控制。3.4 技术部负责技术性文件的管理与控制。3.5 各职能部门负责本部门内部文件资料的管理与控制。3.6 外来文件由行政中心进行管理。4工作程序4.1 文件的分类4.1.1 行政管理类文件：股东会及董事会文件、总经理签发各类文件、总经理办公会、集团各部门召开会议的会议纪要等。4.1.2 质量管理体系（质量管理体系（QMS）文件a）质量方针、质量目标；b）质量管理手册（包括程序文件）；c）支持性文件（包括工艺文件、检验规程、操作规程、管理制度等）。4.1.3 外来文件a） 各种标准：包括国际标准、国家标准、行业标准、部颁标准、地方标准等；b） 顾客文件：包括顾客提供的售服（包括售前、售后服务）信息反馈单、图样、技术要求等；c） 供方文件：包括产品使用、维护说明书、图样资料等；d） 各级政府和行业主管部门的文件。4.1.4 技术性文件研发、生产过程中形成的技术性文件，如设计方案、设计图纸、技术方案、企业标准等。4.2 文件的形式4.2.1 以文字、图纸的形式构成的文件。4.2.2 以实物、照片、软件、电脑存储等形式构成的文件；4.3 文件的编写4.3.1 质量管理手册由质量管理体系（QMS）小组编写。4.3.2 质量管理体系（QMS）支持性文件及由各主管部门（人员）编写。4.3.3 股东及董事会文件、会议纪要由董事会负责。4.3.4 行政管理性文件，由集团行政中心负责编写。4.3.6 总经理按内部审核程序对现有体系文件进行定期评审，必要时予以修订。4.4 文件的审批4.4.1 质量管理手册由管理者代表审核，最高管理者代表批准，体系支持性文件由各职能部门负责人会审，管理者代表批准。4.4.2 技术文件由总工程师进行审核，总经理批准。4.4.3 股东会及董事会文件由董事长批准。4.4.4 行政管理文件由分管领导审核，总经理批准。4.4.5 文件的审批者应对文件适用性负责。4.5 文件的发布与发放4.5.1 文件发布前，主管负责人审查适用性，由授权的主要负责人批准。4.5.2 按文件审批人或有关部门负责人的批示发放。4.5.3 文件和资料的管理部门应确保在所有发放地或使用场所都能得到并使用文件的有效版本，及时更换失效和作废文件，以防误用。4.5.4 为法律或其它目的而需保留的失效文件，应作适当标识。4.5.5 对外来文件应予以标识。4.5.6 对程序文件和质量记录等的修改状态要予以标识。4.6 文件的更改4.6.1 文件和资料的更改要首先填写记录。4.6.2 文件的更改一律按原审批程序进行。4.6.3 文件更新时，要由原审批部门或指定的审批部门对需要更改的文件和资料进行评审。4.6.4 对更改后的文件要报请有关部门（人员）再次批准。4.6.5 文件应根据实际情况适时加以更改，以保持文件的有效性和文件管理的严肃性。对文件更改的审批，一般由原审批人进行。4.7 文件的管理4.7.1 文件经批准后，原版文件交由行政中心档案员归档，质量记录由各部门相关人员保管。4.7.2 确保外来文件得到识别，并控制分发，外来文件由相关部门（人员）保管。4.7.3 集团的作废文件应及时收回，防止非预期使用，若因任何原因保留作废文件时，应适当标识，并按有关规定处理。4.7.4 档案员应采用编码等方式，对文件进行编号，便于文件和资料的查找，文件和资料的字迹应清晰可辨。4.8 文件标识4.8.1 凡无标识者即为非受控文件，受控文件应在文件右上角加注“受控”字样。4.8.2 临时性文件加盖“临时”标识，以便及时处理。4.8.3 凡外来文件应标明“外来”字样。4.8.4 确保文件清晰。对多次修改不够清晰的文件应换版。文件持有人应爱护文件，保持清洁、完整。如文件损坏严重，应按规定及时调换。4.9 文件编号4.9.1 易于识别的检索。文件编号应保持唯一性，并标注在显著位置,按要求编目、分类、编号等，以便于检索。4.9.2 集团股东会及董事会文件编号为:XX（董）字200X00X号；集团行政管理文件编号为：XX（管发）字200X00X号；集团办公会会议纪要编号为：XX（办）纪200X00X号；集团行政中心会议纪要编号为：XX（政）纪200X00X号；集团营销中心会议纪要编号为：XX（销）纪200XK）OX号。4.9.3 集团质量管理体系（QMS）文件编号按照以下规则:质量管理手册编号为：XX.1-2009；工艺文件编号为：XX-OX-OX;检验规程编号为：XX-OX-OX;管理文件编号为：XX-0X-0X；外来文件编号为：外0X；质量记录按照质量管理手册章节序号进行编号。5文件分发5.1 所有文件统一由行政中心负责按照发放范围进行发放,质量管理体系（QMS）文件发放要在文件上标明受控状态、分发号。5.2 文件分发编号如下：总经理01管理者代表02质量负责人03行政中心04质检部05技术部06营销中心07采购部08成套车间09电子车间10存档00（正本）文件名称文件管理制度文件编号口期编制审核批准