企业文件收发管理规定.docx

企业文件收发管理规定1主题内容和适用范围本规定规定了企业外来文件、企业文件的管理办法。本规定适于企业及各部门。2目的把企业文件管理工作规范化、制度化，不断提高企业文件管理水平。3职责本规定由企控办归口管理。4管理办法与要求：4.1以*企业”名义发出的文件、传真、信函和其他文字材料属发文。发文管理包括以下内容：4.1.1拟稿以企业名义的发文由企控办拟稿，企业各部门的文件由各部门负责起草。拟稿必须用发文稿纸，其标题、主题词、主送、抄送、拟稿部门、拟稿人、核稿等均应填写清楚，底稿应用碳素或蓝黑墨水书写，字迹工整、清晰。4.1.2核稿企控办主任负责对发文的文字、内容、格式等作全面审核。4.1.3签发核稿后的发文，由企控办及时送交有关领导审核签发：企业的文件、企业各部门的文件由企业总经理签发，党总支的文件由党总支书记签发，填写文件资料发放审批表。4.1.4编号登记发文经领导签发后，由企控办负责对发文进行登记和编号。4.1.5打印经过编号登记后的发文，由企控办安排打印。4.1.6校对打印的清样由供稿部门及时组织人员校对并校对无误。4.1.7用印制成的发文由企控办负责加盖企业印章。4.1.8送发及归卷发文的送发工作由企控办负责，送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，填写文件发放/回收登记表，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。所有发文的底稿及正式文件一式三份归档。4.1.9属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。4.2凡外部送达企业的公务文件、传真、信函和其他文字材料属于收文，收文归企控办统一管理，收文管理包括以下内容：4.2.1签收投递到企业的收文，*总集团公司、乡镇、区市等上级机关或外单位专人送来的收文，由企业企控办工作人员签收；到总集团公司及上级机关领取收文，由领取人签收；签收入应将收件及时移交企业企控办。4.2.2拆封拆封由企控办工作人员办理，其他人员未经同意不得私自拆封。标有具体领导“亲收”的信件，应交领导自己办理。绝密件由企业总经理拆封。4.2.3登记企控办设立专门登记簿，按收文的登记范围和收文处理的内容要求，逐件进行登记。4.2.4送达登记后的收文，由企控办主任提出处理意见后，办公人员当日即按文件的要求报送给有关部门、领导处，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。4.2.5批办由企业分管领导根据收文的内容和要求作出批示，需要企业总经理批示的，要及时送达总经理批示。4.2.6传阅：对于非承办性的收文，应送有关领导及部门领导传阅，传阅范围由分管领导及企业总经理确定，由企控办工作人员调度传阅工作，填写文件借阅记录表。领导之间原则上不可相互传递文件，文件阅办完毕后放归档案室。4.2.7承办对于需要承办的收文，由企控办主任负责督促承办部门及时办理。4.2.8注办承办部门主管应把收文处理结果在收文的适当位置或公文处理单上扼要说明。4.2.9归卷注办后的文件要及时交回企控办，需归卷的文件应交由档案室归卷。档案室工作人员应按年度立卷、归档。