制度文件控制程序.docx

文竹编码：SGGF-AZY-QG-Ol山东钢铁股分有限公司制度文件控制程序版次/修改号：1/02022-09-01发布2022-09-01实施山东钢铁股分有限公司发布修改履历版次;修改号-M-条款修改理由/修改内容修改人审核人批准人批准/实施日期1/0全部新增毛春友于家慧金立山贾秀光崔聚荣2022.9.11目的1/72合用范围1/73定义1/74职责1/75管理内容及要求2/75.1制度文件管理流程2/75.2制度文件编制2/75.3制度文件的审批、发布4/75.4制度文件监控实施5/75.5制度文件评审5/75.6制度文件修订6/75.7制度文件废止6/75.8文件保密及归档6/76附则6/77附件7/7起草：毛春友于家慧审核：金立山贾秀光批准：崔聚荣1目的为规范公司制度文件编写、编码、审核、批准、发布、执行、评审、修改、归档等的管理，对制度文件实施全过程控制，特制定本程序。2合用范围本程序合用于山东钢铁股分有限公司（以下简称公司）制度文件管理。3定义3.1 制度文件：文件的广泛含义是指信息及其承载媒体。其能沟通意图、宏-行动，有助于持续改进、具有重复性和可追溯性，并能提供客观证据。企业的制度文件主要是指组织为规范自身建设，加强内部管理，维护工作秩序，提高工作效率，经过一定程序制定并需严格遵守的各项制度文件，它是组织管理的依据和准则。公司的制度文件主要包括：方针、目标/指标、管理手册、A类文件、B类文件、标准、规范、公文、会议记要、外来文件、1稼等。3.2 管理手册：规定组织管理体系的文件。公司管理手册是公司的最高法规性文件，用于阐明公司战略、企业文化、管理方针，明确公司组织结构和部门职责,描述各项业务过程、活动之间的相互关系。33A类文件：用于规范公司各项专业管理业务的公司级制度文件。3.4B类文件：用于部门/单位（包括直属机构，下同）内部管理或者岗位操作的制度文件。4职责4.1 企业管理部是公司制度文件管理体系的综合管理部门，负责本程序的修订完善；负责制定制度文件的编码规则、编写标准和管理流程；负责定期组织完善公司管理制度。4.2 公司办公室负责公文管理及制度文件的档案管理。43各专业主责部门负责相关专业管理体系制度文件的策划、起草、修订、发布和控制。4.4 各子（分）公司负责根据各自体系管理要求，对本单位制度文件进行控制。5管理内容及要求5.1 制度文件管理流程'国THsTOh批准>HHHI5.2 制度文件编制5.2.1 日常管理制度文件由各专业主责部门/单位负责编制。制度文件必须清晰描述管理/操作内容，体现PDCA持续改进思想。5.2.2 编写原则a.符合国家有关法律、法规及相关要求；b.实事求是，写所做，做所写；c.充分、适宜、可操作。5.2.3 格式要求除有特殊要求的文件外，对于普通的管理程序或者管理办法，原则上均要严格按照如下格式进行编制。5.23.1 采用word文档、A4纸版面排版。制度架构由封面、修改履历、目录（包括正文目录和审批目录）、页眉、正文组成。5.23.2 封面包括：文件编码（仿宋4号），文件名称（黑体1号），版次/修改号、发布实施日期、发布单位（仿宋3号）。5.23.3 文件名称由管理对象和业务特性两部份组成。如设备管理办法，管理对m是设备L业务特性三“管理，5.23.4 页眉（小4号黑体）中注明文件编码、文件名称、版次/修改号、页数/总页数，用眉线和正文分开。5.23.5 正文（仿宋3号，特殊要求除外，图表中文字的字体字号依图表需要设计）。主要内容结构包括：目的、合用范围、引用（或者相关）文件、定义、职责、管理内容及要求、记录等。5.23.6 度文件编码5.23.6.1 便于检索和管理，对公司日常管理制度文件进行统一编码，具体规则方法如下：a.管理手册编码方法：SGGF-SC2022公司代号管理手册生效年号b.公司级A类作业文件的编码方法：SGGF-AZY××-XX公司代号A类作业文件代码部门代码作业文件顺序号C.部门B类作业文件的编码方法：SGGFBZY-××-××公司代号B类作业文件代码部门代码作业文件顺序号（注：以上部门代码见附件）5.2A2文件修改换版时仍执行原编码；文件作废时，原编码作为空码保留，并根据需要用于标识新增文件。5.2.43各子（分）公司制度文件编码由各单位按照各专业体系要求自行编制，不合用于此规则。5.2.4.4管理制度文件所附带的记录是制度的重要组成部份，其编码规则按照其所属制度编码进行相应编号。即在相应制度编码前加记录代码儿，后加之记录顺序号即可。例如：公司级（A类）管理制度的记录编码方法是：JL××××-×××-××-××××I_及件中记录序号相应作业文件编码记录代码5.2 A5对于运营管理中合用的法规、标准、图纸等的编码，按文件原有编码进行管理；公文编码按公文管理规定执行。5.3 制度文件审批、发布5.3.1 各专业主责部门负责起草拟定的公司级A类制度文件，经主责部门领导、公司分管副总经理审核通过后，报总经理或者总经理办公会审核允许后发布；需要提交董事会或者党委会的，董事会或者党委会通过后发布。所有制度文件由文件专责人员，在公司OA网站制度汇编平台发布。制度文件审批发布流程如下：公司A类文件审批发布管理流程体系管理专责 人员网上发布公司分管领导文件制度主管部门发通知并 组织实施5.3.2 对已审批发布的管理制度文件，制度编制部门要及时通知有关单位，并组织制度宣贯，确保有关单位/人员及时获悉、贯彻执行。5.3.3 发布新版制度文件时，要对旧版制度文件予以撤销/回收、归档管理。5.3.4 办公室负责制度档案管理。如需要，已归档制度文件可以申请查阅。5.4 制度文件雌实施5.4.1 制度文件管理本着谁编制、谁负责的原则，制度文件编制部门要对所发布制度实施情况进行监控，对制度的充分性、适宜性和可操作性进行跟踪检查。5.4.2 对于贯彻执行不力的制度文件，主责部门要分析原因，若属于制度编写问题，要及时修订制度；若属于执行问题，要强化管理、催促整改。5.5 制度文件评审5.5.1 对所有制度文件，要进行动态管控。公司每年组织一次针对管理制度整体运行情况的综合评审，并根据评审情况，确定管理制度是否需要修订、换版或者作废等处置。5.5.2 各专业主责部门除每年配合公司制度评审外，要根据日常管理变化需要，及时组织评审、修订相关专业管理制度，并根据评审情况，采取改进措施。制度评审、修订要保留记录。5.5.3 制度文件评审处置方式主要有三种：a.文件有效，继续使用；b.需进行修订/换版；c文件失效，需要作废。5.6 制度文件修订5.6.1 经评审需要修订的制度文件，由其起草部门负责组织修订。修订后的制度文件要重新走审批流程发布、实施。5.6.2 制度文件修改完毕后，要填写修改履历，标明文件修改状态。5.7 制度文件废止经评审失效的制度文件，经制度编制部门主管领导确认后予以废止，并及时撤离使用现场，具有保留价值的纸质管理制度加作废保留标识。5.8 制度文件保密及归档5.8.1 公司OA网管理体系控制平台中的电子版文件，用户须登录后方能查阅。582所有单位和个人不得将公司电子版或者纸质体系文件对外泄露。5.8.3 被更新后的旧版电子文件由公司办公室定期进行归档,其它文件按照公司档案管理办法由主责单位归档管理。6附则6.1 各子（分）公司对本单位制度文件进行控制，文件编码可执行本单位体系文件编码规则。6.2 本制度由企业管理部负责解释并监督执行。7附件：公司各部门、直属机构代码表序号单位部门代码1办公室/党委办公室BG/DB2证券部ZQ3规划部GH4企业管理部QG5安的髀AH6财务部CW7审计部SJ8资本运营部ZB9人力资源部RZ10法律事务部FW11鲤部ZZ12党群部DQ13纪委/监察部JW/JC14销售中心XS15采购中心CG16运行协调中心YX17钢铁研究院GY18信息化中心XX