机构编制档案管理的信息化和实名制管理研究.docx

机构编制档案管理的信息化和实名制管理研究关键词机构编制实名制管理档案信息化机构编制档案管理工作是机构编制工作的一部分，是提高机构编制管理的工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。档案工作信息化和机构编制实名制管理可以利用其共性，互相促进。通过强化机构编制实名制管理，促进机构编制档案信息化进程。1 .开展实名制管理是机构编制档案信息化客观需要实现档案信息化，就是要实现档案的计算机管理，充分发挥计算机在档案管理工作中的重要作用。机构编制实名制管理，是指机构编制、组织、人事、财政等相关部门协调配合，由机构编制部门在编制限额内使用编制，财政部门按照编制使用情况实名核定预算、核拨经费，共同推动实现编制数、实有人员数、财政供养数相对应的一种机构编制管理制度。机构编制实名制档案管理工作做好了，一方面为领导及时了解各单位机构编制整体状况，适时调整提供准确依据，为决策提供支持性证据；另一方面有利于借助先进的档案技术和管理手段，不断解决机构编制管理工作中出现的新情况、新问题。机构编制管理需要建立并完善一套包含申请、审批、核准、公示、督查、处理、反馈等顺次递进的网络管理流程,完善机构编制实名制网络平台的管理、统计查询分析和办公自动化三大功能，切实管住、管好并用活国家有限的执政资源。2 .实名制硬软件建设是机构编制档案信息化前提档案信息化建设可以将档案信息资源合理配置、科学管理，使其实现数字化、标准化、系统化、网络化，以满足机构编制实际管理档案信息的需要。机构编制实名制的目的在于:一是整合资源。通过建立机构编制管理与组织人事管理、财政管理相结合的综合约束机制，进一步确立机构编制的源头性地位和基础性作用，实现机构编制数据资源的编制、人事、财政共管共享共用。二是管住底线。通过建立编制数、实有人员数、财政供养数相对应的实名制，确保按规定和程序批准设立的党政机关、人大政协机关，法院检察院机关，派机关、人民团体机关及事业单位等机构、编制和人员按既定规则运行，解决在机构编制管理中出现的超编、超职数、混编混岗等问题，全面提升编制管理工作水平和效率。三是辅助决策。通过实行编制实名制管理，机构编制部门能够掌握更直接更准确的情况，能够更好地对人员编制进行描述、分类、核定和管理，有利于进一步发挥机构编制管理的参谋作用，从而为各级党委政府提供更科学更准确的决策依据。3 .实名制队伍建设是机构编制档案信息化的关键档案信息化是档案工作的客观需要，是传统档案管理走向现代化档案管理的一个重要标志，它将全面促进档案工作的现代化、标准化和服务化。随着信息技术、现代科学技术和数字化技术的快速发展，作为现代档案信息服务主角的档案工作者，不再是以往的档案管理员，必须具有创新意识和科研能力，创造新知识信息，努力培养自身具有更深层次、更高的综合素质。要有针对性地培养一批既能熟练应用计算机技术、信息技术、网络技术，又热爱档案事业的专门人才，以满足机构编制档案信息化建设的需要。因此,现代档案人员应由一般的管理者变为档案信息专家，由传统的“档案保管者”变为“档案信息资源的管理者和传播者”，成为档案信息建设的行家里手。尤其是推进机构编制人员信息计算机管理档案，通过实名制档案信息化管理，达到对进一步强化和规范机构编制管理工作，控制编制，压缩财政供养人员，有效杜绝“吃空饷”情况的发生，为监督、检查提供有力的数据支持。4 .丰富实名制形式是机构编制档案信息化基础以计算机为代表的高科技将人类带入了一个崭新的时代一一信息时代。在机构编制档案管理中，我们可以利用实名制档案管理，促进档案管理信息化。4.1 依托账卡册，加强档案资源的数字化建设目前，大量电子文件的产生推动了档案信息化建设,档案现代化管理，其重点应放在对电子文件的收集归档与管理上,努力收集到归档单位以前产生的电子文件，又要切实实现与办公自动化的有效接轨，为归档单位和利用者提供服务。以重庆市为例，从2001年开始，就开始在全市各级机关、事业单位中建立实施机构编制管理台账制度，凡按照规定权限和程序批准设立的机关、事业单位，实行一个机构建立一本管理册，并相应建立机关、事业单位在编人员人员编制管理卡（证），将编制落实到具体人员，实现了一人一编一卡。编制管理电子台帐由机构编制部门管理，用来对行政事业单位的人员编制进行记账式管理，是落实编制实名制管理的一项基础性工作。机构编制管理手册和人员编制管理卡（证）由各单位保管，记录机构名称、机构性质、机构规格、主要职能、内设机构、人员编制、领导职数等，由机构编制部门根据实际变动情况进行变更确认。实现档案信息处理计算机化,信息存储数字化。4.2 .扎实推进档案数据库建设数据库是网络的信息资源,必须加强数据库建设。首先加强文件目录数据库建设，然后开展对重要档案的数字化建设,建设高质量、高水平的全文信息数据库，最后将所有馆藏档案全部数字化。重庆市从2007年开始在全市范围内试行机构编制实名制软件管理，在20个区县和少数市级部门积极推广使用了中央编办研发的实名制管理软件（单机版）2.0版，有部分市级机关和近50%的区县采用EXCEL电子表格管理，丰都和潼南自行研发了实名制管理软件。这些软件库里设置了各个单位的机构属性、沿革、编制、人员性质、岗位设置等。实名制的软件化管理，带来的一个直接成果就是提高了工作效率，通过完善自己的实名制数据库，使数据统计更加准确,数据分析更加直观。4.3加强档案信息网络建设档案信息网络建设需要通过设计软件系统对所有档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用、编研等各个方面能够实行计算机的有效管理、控制，实现档案工作自动化。实名制网络数据库的建立，提升了实名制管理的实时性。根据中央对实名制管理的新要求，从2010年开始，重庆市以全市党委办公内网为基础，把统一管理、规范管理的思想融入到系统建设之中，开始在全市推进网络实名制管理方式。到2011年，在较短时间内建立起了全市统一的机构编制实名制管理信息系统，基本建成了机构编制实名制数据平台，把集管理、统计、分析功能为一体的实名制网络管理系统覆盖各个区县编办和市级各个部门，实现了档案信息工作网络办公自动化。总而言之，机构编制档案信息化建设与机构编制实名制管理相辅相成，作为各区县编办，要抓住机构编制实名制管理大好机遇，与时俱进，全面开发档案信息资源，积极探索信息时代档案工作的新思路，以开创新时期档案工作新局面。参考文献：1孟世恩，王颖,何芳.对我国档案信息化建设实施的理论思考J.档案学通讯，2004,(5)：29-32.2机构编制实名制的管理学分析刘为民