综合档案室档案信息管理系统建设存在的问题及对策建议思考.docx

综合档案室档案信息管理系统建设存在的问题及对策建议思考综合档案室是集中统一管理与保存单位档案的内部机构，是单位档案管理工作网络的中心。随着信息技术的广泛应用，传统档案管理模式低效的弊端逐渐显露，综合档案室借助信息化工具档案信息管理系统，实现了档案的有效保存与高效利用，这已成为提升档案现代化工作水平的必然选择。但对于基层综合档案室来说，要建设成熟的档案信息管理系统绝非易事，本文就系统建设中存在的一些共性问题展开分析并提出建议。一、综合档案室档案信息管理系统建设的必要性（一）数字化时代发展的客观要求。在国家贯彻数字化发展战略、加快数字转型与智能升级的大背景下，档案信息化管理是档案事业适应时代要求发展的方向。最新修订的档案法增加了“档案信息化建设”内容并单列专章，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的“十四五”全国档案事业发展规划中也明确提出：“加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化”是未来档案事业发展的主要任务之一。而档案信息管理系统通过建立统一标准来规范整个文件管理，实现档案资源的有效整合，从而建立便捷的档案资源信息共享服务平台，更好发挥档案资源的基础性、支撑性作用，正是基层综合档案室迈向数字档案室、实现档案信息化的重要一步。（二）简化档案整理，优化档案利用。综合档案室管理以单位文书、科研、会计等多门类档案为主，随着各类业务工作越做越细，归档文件数量激增，给传统的档案手工管理模式带来了挑战。档案人员事务繁杂，常常只能勉强应对收集、疲于整理，不能细致做到收全、归好，更没有时间进行档案资源的深入挖掘与开发利用，难以展现档案资源的真正价值。而利用档案信息管理系统的自动编目、批量导入等功能，简化了档案手工整理、著录、排序调整的过程，使档案人员从基础的重复劳动中解放出来，将更多时间投入档案的深度挖掘开发。同时系统将档案目录与实体有效联系，实现一体化检索，大大降低漏检几率，增加档案工作的精准性、有效性。（三）实现电子文件的有效管理。在没有档案信息管理系统的情况下，综合档案室对电子文件的管理都依赖于光盘、硬盘等存储载体，无法实现统一管理，利用时也需要逐一读取，十分不便。系统的使用则可以将电子文件融入相应门类档案的管理中去，同相关联的档案有机结合，提高利用效率。另外，随着数字化办公、无纸化办公的推进，原生电子文件数量逐年递增的趋势十分明显，也迫切需要建设借助档案信息管理系统这一平台来满足这类文件的移交接收、长期保存、共享利用的需求。二、综合档案室档案信息管理系统建设中存在的问题（一）通用系统结构模块限制。由于开发全新的档案信息管理系统投入巨大、耗时较长，不符合大多数基层综合档案室的工作实际，档案人员在建设档案信息管理系统时一般会倾向于选择市场上较为成熟的产品。尽管在选择产品前已做了充分调研，但因各单位档案管理模式不同，产品通用的结构模块与系统参数同实际操作不可避免地存在一定出入，并不能完全适用，特别是对于各单位所涉及的专门档案不适用。在系统搭建时难免需要反复调试，许多问题在未正式使用的情况下也很难发现。而一旦发现在基础设置如档案分类等出现差错，修改起来费时费力，反而影响了常规工作。（二）系统内档案资源完善难。档案信息管理系统对档案管理效率的提升实际上是建立在对档案信息资源统筹管理的基础之上，而基层综合档案室在系统建设中通常难以实现将所有室藏档案信息纳入系统统一管理，使得系统优势无法充分得到利用。一方面是室藏老档案著录不规范，数据无法直接导入系统，甚至还存在部分遗留的历史档案没有电子目录的情况。因此系统内的目录资源建设已属不易，全文信息的完善更无从提及；另一方面，对于现行文件来说，在办公自动化的环境下，各部门多管理系统的操作使得信息交互困难，产生的电子文件无法直接归档转换为数字档案进行管理，对系统内档案信息资源的完善造成了阻碍。（三）系统功能模块利用狭窄。档案信息管理系统中的整理、检索等基础功能已经能应对档案管理的日常工作，使档案人员从手工劳动中解放出来。而实时归档、在线利用、编研展示等交互功能，其实现需要综合考虑使用人员权限划分、同业务系统有机结合等多方面，意味着需要耗费较大的精力。因而基层综合档案室的档案信息管理系统建设进程往往止步于此，最终只能成为档案人员内部使用的数据库，无法发挥共享利用等交互功能，档案利用服务水平也无法得到显著提升。（四）系统信息安全存在风险。过去传统的档案管理强调档案实体安全，对档案人员而言只要严格管理档案实体,就可以有效降低档案信息安全风险。而档案信息管理系统投入使用后，档案资源数字化、信息传递网络化所带来的新风险正逐步显现，其快捷处理、集成存储、传播迅速等优势都将放大档案信息泄露、丢失、损坏等安全问题的风险程度。这些风险问题人力完全难以掌控，成为档案人员在系统建设中长期忧心的顾虑，制约着档案信息管理系统的完善使用。三、对综合档案室档案信息管理系统建设的建议（一）梳理档案工作体系。档案信息管理系统的功能模块几乎可以覆盖档案管理工作全流程，其建设需要综合档案室提供档案管理工作各方面的信息作为支撑。为避免长时间、大范围调试修改，尽快使系统运作进入正轨，档案人员应在建设前期对本单位档案工作体系，包括档案制度、档案分类、档案工作网络等进行全面梳理。具体来说，需要明确本单位所涉及档案类型和相对应档号规则、著录信息项、目录报表及档案管理各环节的工作流程、档案管理工作角色设置等来确定系统内基本框架如何搭建，使之规范化、标准化，才能在初期系统建设中基本达成预期的需求目标。同时档案人员也应注意，在使用档案信息管理系统后是否存在和原有的档案相关制度、移交利用等工作流程相冲突或未纳入的地方并及时修改补充，保证管理系统运行下的档案管理工作能合理合规进行。（二）准确把握室藏资源。基层综合档案室在建设档案信息管理系统时最为致命也是最为常见的问题就是系统内可用档案信息不足，其原因归根结底是室藏档案信息数字化进展缓慢，致使档案数据资源仍然处于分散状态，不能集中于档案信息管理系统内统一管理。要解决这一问题，无论是从财力还是精力都需要极大的付出，不可能一蹴而就，需要档案人员对室藏资源准确把握,对档案资源数字化进程进行合理规划。首要任务就是摸清家底：一是对室藏档案资源分布有一个全面了解。二是对本单位各门类档案利用需求情况和特征进行分析。结合成本意识与需求导向，优先选择符合具备数字化基础条件、借阅利用率又相对较高的档案进行数字化并接入系统。以科研院所为例，其单位综合档案室一般有大量奖状、证书归档保存。较之其他档案，奖状、证书的内容构成简单独立、著录要素齐全完整，而单位各类项目申报、信息宣传等工作都可能有利用需求。对这些档案开展数字化工作既可以有针对性地缓解借阅压力，同时能减少频繁翻阅所带来的原件损伤。档案资源数字化以档案人员一己之力很难推动，综合档案室亦可以尝试通过抓住重要时间节点、重大纪念活动如单位周年、名人诞辰等机会，顺势对相关室藏档案如照片、手稿等进行数字化工作。并以此为契机，综合开发、系统整理相关室藏档案，建立专题数据库并开展宣传，扩大系统使用范围。同时也可在上级档案馆要求开展档案移交时，获取相应支持和经费保障，对进馆档案统一整理和数字化，丰富、整合系统内数字资源。（三）加强业务系统联动。一般而言，在有条件的情况下，业务部门几乎都会选择使用信息化管理系统来提升工作效率，但不同开发公司、不同系统结构将各业务部门的工作信息割裂开来，极易形成“信息孤岛''的情况。而对于档案信息管理系统的运作来说，档案管理的各环节都需要单位各部门多方合作与系统集成。比如在档案收集阶段，档案人员应积极推动同公文系统、财务系统、科研项目管理系统等各类业务系统接口的建立，在各业务流程中融入电子文件归档要求，推行前端控制，实现原生电子文件在系统内部的无缝衔接式的单套制预归档，使各类工作信息最终在档案信息管理系统中的有效整合，同时也可保障电子文件来源可靠、程序规范、要素合规。若档案信息管理系统与业务系统已存在无法互联互通的冲突，也应要求相关部门确保所导出的电子文件符合“四性”归档要求。在档案利用阶段，可以同人事管理系统进行对接完成组织机构同步及用户身份统一认证，在档案信息管理系统中以岗位定权限，从而确定可控的档案借阅审批的流转。同样身份统一认证也可实现用户对自身业务范围内档案目录的可查询，再通过档案全文信息利用权限的开放实现在线查阅，在提供档案便捷快速利用的同时避免因组织机构、人员变动造成的权限混乱。因而综合档案室在档案信息管理系统建设过程中必须加强同其他业务系统联动、数据共享，才能充分感受到系统对档案“收、管、用”的全过程的高效有序，切实优化档案管理能力。（四）筑牢档案安全底线。档案安全是档案工作的生命线，为使档案信息管理系统中的档案信息长期安全，除了依靠一些基础设施的安全防护功能，综合档案室在建设统中可采取且易操作的防护措施包括以下几点：一是在初期构建时选择安全的网络环境。一般而言系统限单位局域网即内网访问，不完全公开接入互联网，通过物理隔离避免开放网络对系统内信息造成冲击。二是系统内部应明确各使用角色权限,完成用户身份认证和授权管理，通过访问限制严格控制档案信息知悉范围，防止档案信息不必要的扩散。三是针对涉密、敏感信息，综合档案室可通过在涉密计算机或者未接入互联网的工作机（仅涉及敏感信息时）中建设单机系统来实现档案安全存储和管理，做到“上网不涉密、涉密不上网”，杜绝系统使用中的档案信息泄密安全隐患。四是做好档案数据的安全备份，充分利用档案管理系统备份与恢复功能的策略配置进行短期备份。同时定期利用脱机存储载体进行数据备份,保障数据丢失损坏后也可及时恢复，降低存储风险。五是应注重系统后期维护升级，提升系统运行可靠性，避免因系统本身漏洞导致的档案信息损坏或丢失。（五）加强人员队伍建设。专职档案人员对于信息技术知识的掌握存在一定短板，也是目前基层综合档案室人员的通病。在档案信息管理系统的建设中，档案人员不仅仅是要对档案知识、档案业务精通，更要对计算机网络等现代化信息技术有所了解，才能将档案管理工作理论与信息管理系统的建设实践相融合，才能紧跟时代脚步不断建设完善的系统功能。因此档案人员应对自我提升提出更高要求，有计划、有针对性地对相关知识开展补充和更新，优化自身知识结构。同时综合档案室也可吸收擅长运用信息和数据技术的复合型档案人才或跨行业人才，弥补短板，为档案信息管理系统建设助力。另外，档案信息管理系统的建设仅仅依靠档案专职人员是不够的，其建设要实现共享利用，扩大利用范围则需要依靠档案管理工作网络中的所有人员共同努力。因此综合档案室应从工作实际操作出发，加大培训力度，最大化兼职档案人员的力量，让兼职档案人员也融入系统建设，在初期搭建时提出需求建议、在使用过程中给予反馈意见。如此依靠一支可靠的档案专兼职管理人员队伍，才能真正将档案信息管理系统用好、用活，才能从档案信息管理系统建设中走向数字化转型，满足新时代档案工作的发展需求。四、结语综合来看，档案信息管理系统是应对现代化时代背景下档案工作环境、对象、流程巨大变化的有效工具与重要手段。综合档案室应根据新形势新要求，从档案支撑决策的高度出发，找准档案工作目标和方向，统筹考虑档案资源、档案利用、档案安全等多方面因素，逐步完善推动档案信息管理系统，从而实现单位档案工作的高质量发展。