某物业工程档案管理资料.docx
某物业工程档案管理资料工程档案管理一、工程档案：是指物业本体建设、设施设备安装及物业管理活动中直接形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件资料，它是我们实施对物业建筑本体，公用设施设备的检查、维护、管理、使用、改造等工作的原始依据。二、工程档案包括：工程竣工验收资料、施工设计资料、机电设备资料（安装资料、设备使用说明书及操作手册）以及所管辖区域内设施设备的维修、保养资料等三、工程档案的分类：工程档案分为：设备技术资料、系统竣工图、接管验收文件、维修保养资料四大类。1.设备技术资料：指设备使用说明书，操作手册，维护保养手册，设备安装调试报告等随机资料。2、系统竣工图：指总平面布置图，总竖向布置图、建筑、结构、水、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图等竣工资料。3、接管验收文件：指设备台帐/设施设备统计表，配套设施台帐；物业接管验收表即按设施设备系统分类进行接管的物业接管验收表(含资料、实物、遗留问题)，设施设备实物数量移交清单等。4、维修保养记录：主要指设施设备月、季度、年度维修保养计划，设施设备专项检修、更新改造计划，专项维保记录，重要设备维修统计,设备故障记录。四、工程档案整理1.按上述分类要求整理归档，并对各类档案编号。2、工程档案编号规则：按类别、设施设备系统进行统一编号，方法为：(1)档案类别代号：设备技术资料(JS),系统竣工图(TZ),接管验收文件(JG),维修保养记录(JL)(2)设备系统代号：按系统名称取汉语拼音第一字字头：00001.空调(KT),供配电(GD)z消防系统(XF),给排水系统(GP),电梯(DT),楼宇系统(LY)z柴发系统(CF),影音系统(YY),多媒体(DM),锅炉(GL),其它(QT)五、归档要求：1.管理处在实施设施设备代管后一月内，工程负责人应对主要的设施设备按系统进行分类统计，将填写后的设施设备统计表/设备台帐，交部处档案保管人归档；并在一周内报公司物业部备案。2、管理处在设施设备接管验收后一月内，对收集和移交的工程资料按类别、系统分类整理，将技术资料、系统竣工图、接管验收文件及设施设备技术资料档案目录表交部处档案保管人归档,并在一周内报设施设备技术资料档案目录表于物业部备案。3、维修保养记录由管理处工程负责人于每年12月31日前，按记录类别分别装订成册后交档案保管人按年度归档。六、档案的保管1.归档资料由项目管理处档案保管人负责立卷、入库，作好标识，并在专门配备的文件柜（箱）里，按类别、系统、分类摆放，层次分明，永久保存。2、对已立卷的档案资料要采取防盗、防潮、防水等措施，以确保档案的完好无损。3、每年1月31日前，项目宣里处应对上年度工程档案变更和保管情况进行全面核对、检查，将档案自查情况报分公司、物业管理部备案。4、建立档案的借阅/复制登记制。5、建立交接凭证，销毁清单。七、档案利用1.查阅档案只限本人工作范围内的资料，超出本人工作范围，须经工程负责人以上领导同意方可查阅。2、查阅档案资料按规定作好借阅登记记录。3、（查阅档案资料应在指定地点进行），严禁对查阅的档案资料进行勾画、涂改、抽页、拆毁、增删和擅自摘抄。4、离司员工若借用档案资料，应完清归还手续。5、非本司人员若因业务需要查阅档案资料，必须经项目管理处经理批准方可查阅。工程档案盒的标识及管理要求一、工程档案盒须按公司档案管理的统一规范进行如下标识。二系统分类：空调系统（KT）,供配电系统（GD）,消防系统（XF）,给排水系统（GP）,电梯系统（DT）,楼宇系统（LY）,柴发系统（CF）,影音系统（YY）,多媒体（DM）,锅炉（GL）,其它（QT）,维修保养。三、资料类别：技术资料(JS),竣工图(TZ)、接管资料(JG).记录类(儿)四、档案盒内须按要求填写卷内目录。五、专人负责、按时归档、分类存放、建立借阅登记。设施设备档案保存期限：一、巡检类记录：二年二、运行类记录：三年三、日常维修、值班记录等：二年；四、设施设备专项维修保养、故障记录、计划、设备台帐等：长期工程档案中须长期保存的维修类记录：1、设施设备年/季/月维修保养计划、设施设备专项检修、更新改造计划表(Q/DZQED-WY-GC-001/002/003)2、专项维修保养记录(Q/DZQED-WY-GC-008)3、设施设备故障记录(Q/DZQED-WY-GC-009)4、重要设施设备维修统计(Q/DZQED-WY-GC-007)电梯重要维修统计(Q/DZQED-WY-GC-007-1)5、外委项目验收表(Q/DZQED-WY-GC-027)管理类记录：1、设施设备统计表(Q/DZQED-WY-GC-007-004)2、设施设备技术资料档案目录(Q/DZQED-WY-GC-005)3、物业设施设备接管验收表(含资料、实物、遗留问题)(Q/DZQED-WY-GC-006)4、电梯/扶梯设备台帐统计(Q/DZQED-DT-008)5、配套设施台帐
