费用支出审批制度.docx

费用支出审批制度为规范费用支出的审批程序，保障公司日常业务正常运行，监督和控制费用的合理支出，特制定本制度。一、定义：费用支出，包括差旅费、市内交通费、通讯费、办公费、业务招待费、汽车费、培训费、会务费以及其他费用性支出。二、审批原则：1、在预算内的费用实行二级审批制，一般人员费用报销由部门经理、销售总监审批,部门经理的费用报销由销售总监审批,销售总监费用报销由执行董事审批。2、凡在预算外的费用均需提交到执行董事审批。三、审批程序：1、报销人:填制费用报销单，并依程序提交各级审核后报销。2、部门经理：负责审核本部门报销人的费用报销单内容是否真实合理。3、销售总监：负责费用报销单的最后审批（如报销人是销售总监,则按照第二条审批原则规定人员进行审批）4、出纳：负责在报销人报销时，对费用报销单所附单据是否完整、合法、合理、合规报销金额是否真实审核无误后付款或核销借款/代垫费用。四、费用报销详述：1、差旅费详见差旅费报销制度相关规定。2、市内交通费2.1 市内办理公务，经部门经理批准，可乘坐出租车，否则应乘坐公共交通工具。2.2 市内交通费一个月报销一次，不得多月累积报销。报销时需填写市内交通费明细表。3、通讯费3.1公司办公室人员给予每月100元的手机通讯费补贴（当月入职和离职没有）；部门经理（含）以上的通讯费，能提供有效的通讯发票（充值发票除外）的，需以书面形式说明原因并附话费详单，经销售总监审批后，在最高报销限额300元内允许实报实销。3.2手机通讯费每月月初报销一次（提供有效通讯发票由部门经理审批），不得多月累积报销。3.3办公固定电话通讯费，由人事行政部人员每月前去营业厅打印发票及话费详单，报销售总监审核。人事行政部根据通讯费情况摊费用，发现不合理情况，经销售总监授权进行审查，并出具处理意见上报。4、办公费4.1办公费是指购买包括办公文具、办公用品、低值易耗品等发生的费用。4.2常规的办公用品，每月末由各部门指定人员统计填报下月的办公用品申购表，人事行政部汇总后统一提交办公用品采购单由销售总监审批后购买，员工领用时需领用签字。特殊情况下，员工经部门经理同意可自行购买办公用品，凭商品清单及负贵人签字确认和发票填写费用报销单报销。4.3采购完成，复核人验收无误后，凭发票、商品清单及负责人签字确认的采购单填写费用报销单报销。人事行政部根据领用情况摊费用，发现不合理情况，经销售总监授权进行审查，并出具处理意见上报。5、业务招待费5.1 业务招待费指公司及员工为对外开拓市场，维护客户和政府、单位关系，实现销售或其他经营目标而发生的各种交际应酬费用，包括为相关人员发生的礼品、餐饮、旅游、娱乐及其他费用。5.2 业务招待费产生前，应按以下权限进行申请：单次业务招待费，预计费用在RMB200元以内的，需要事先征得部门经理的同意：单次业务招待费，预计费用在RMB200元以上的，需要事先征得销售总监的同意5.3为客人预订酒店，一般应由人事行政部统一安排，特殊情况下，也可由当事人员代为安排，但应遵照以下审批要求:预订三星级及以下酒店，需要部门经理同意；预订三星级以上酒店，需要销售总监同意；5.4为客人购买礼品的，需按5.2的程序要求进行审批。报销时，应提供礼品发票及电脑小票，注明客户单位及姓名，另需提供一名证明人的签字方可报销。单独馈赠给客户的，由部门经理/销售总监签字证明。6.培训费6 .1部门申请外部培训时，由各部门提交培训申请表，注明培训项目，目的，费用，经过相应的审批。员工在工作期间参加外部培训时，应向人力资源部提交培训申请表，培训结束没有通过相关考试的，不得报销该培训费用。员工参加培训前，应与公司签订相关培训协议。具体由人事行政部制定细则及相关表格。6.2报销培训费用时应提交审批完整的培训申请表及相关发票。培训结束一周内必须报销。7 .展会费/活动费7.1 一切展会及活动，需由市场部经理/销售总监填报参展/活动申请表。7.2 申请批准后，由市场部经理/销售总监编制参展/活动费用预算，预算通过后，由市场部经理/销售总监选定展会/活动负责人，由负责人办理借款或向财务申请付款，进行展会及活动统筹安排。7 .3展会/活动结束后，由负责人凭有效票据及审批流程进行报销。8 .汽车费用8.1 汽车费用是指公司的车辆为执行正常公务而产生的各种费用,包括汽车保险、过桥过路费、停车费、维修费、保养费、汽油费、车船使用税等。其中，维修及保养项目发生前，应事先请示人事行政部同意8.2 在市内发生地汽车费用每月集中报销一次，不得多月累积报销。报销人需按项目汇总费用类别，并提供真实有效的发票。如提供的单据不符合要求，财务有权拒绝报销。8 .3每次出长途前，将汽油加满，作为费用计算起始点，返回公司后，再将汽油加满，作为费用计算终点；期间发生地一切费用，分项目进行汇总，并经一同出差的同事一并签字后报销（独自出行除外，独自出行需上级主管核查签字）。9 .其他费用其他费用比照上述费用条款执行。五、费用报销的相关规定1、严格财务收支审批制度，发生的各项开支都必须由经手人填写费用报销单，注明支出事由、项目、发票张数、报销金额（合计金额及大、小写必须填写完整）和报销人签名（中文姓名），费用报销单必须以中文正楷填写完整（包括报销人和领款人签名），以便确认，并按本制度二级审批程序进行审核。2、原则上，申请付款人、借款人及费用报销人应自经办事项完成后一周内凭有效、合法原始单据于每周三前办理报销、核销手续。对一周内无故不及时报销的，财务应催办一次，催办后一周内仍不办理者，财务可从其工资中扣除借款及公司代垫费用且不再给予相应费用的报销。3、报销人提交的原始单据必须是符合国家规定的正规发票，发票必须真实有效，与费用发生的实际情况相吻合。票据必须按要求粘贴，票据如有涂改、损毁、丢失、虚假或与具体事项不符，财务人员有权退回不予报销。4、一般来说，公司所有人员的费用应分别计入各部门或人员成本费用；按项目核算的，报销人员应分别事由，区分相应项目的费用，单独报销，以便财务部门分开核算。六、公司授予财务部对本制度之解释权本制度自发布之日起开始施行。