工厂采购合同管理制度.docx

工厂采购合同管理制度制度名称采购合同管理制度受控状态文件编号执行部监督部门考证部门第1章总则第1条为规范工厂对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及工厂的利益，特制定本制度。第2条本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。第2章采购合同的编写第3条工厂采购部是采购合同的对口管理单位，负责工厂采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。第4条采购合同的编写程序。1 .调查供应商。在编写合同前，采购部应组织专人对初选供应商名单中的供应商展开调查，主要调查的内容包括供应商的经营范围、银行资金、履约能力、技术水平、管理水平、产品质量、法人资格、信用等级等方面，以确定可进行谈判的供应商。2 .进行谈判。采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对工厂最有利的供应商。3 .拟定草案并评审。采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，并交各部门进行评审，同时报送法律顾问审核及总经理进行审批。4 .拟写正式的采购合同。采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。第5条正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。1 .合同签订双方的姓名、住所和联系方式。2 .标的的全程与价格或报酬。3 .标的的数量与规格型号。4 .标的的品质和技术要求。5 .标的的履约方式、期限、地点。6 .标的的验收标准和方式。7 .付款方式和期限。8 .售后服务和其他优惠条件。9 .违约责任和解决争议的方法。第6条采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。第3章采购合同的签订第7条工厂采购合同的签订原则上由总经理进行签订，但金额在5000元以下的经总经理的授权委托可由采购部经理代表工厂进行合同的签订。第8条与工厂签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，采购部应审验其委托证明。第9条工厂与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。第10条对于金额在10万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即工厂将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖章签字后回传，工厂盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。第11条签订后的合同由财务部保管采购合同的原件并复印三份，分别交行政部、采购部及法律顾问处进行保管。第4章采购合同的执行与控制第12条合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备工厂所需的物料。第13条采购部应配合质量管理部做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。第14条采购的所有物料都必须附带由供应商提供的验收报告，验收报告中应有供应商相关负责人的签字及公司章。第15条采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。第16条对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料,如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到工o如果供应商提供的物料将延缓工厂的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。第17条在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为工厂的战略发展伙伴，便于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。第18条采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，既保证仓库中的采购物料库存最低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。第5章采购合同的修改与终止第19条在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按量供应的采购物料，采购部经调查核实，可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件进行执行。第20条在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化（例如原材料价格或工资出现上涨，供应商无法按合同规定的价格交货）采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。第21条在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采购部经过核实后，可与供应商进行协商签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行。第22条有下列情形之一者，视为合同终止。1 .因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。2 .因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。3 .出现违背合同条款的状况。4 .逾期没有履行合同约定的。5 .发生符合合同条款中合约解除的事项。第6章合同纠纷的处理与合同管理6 23条当工厂与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采取如下处理方法。1 .与供应商协商解决。2 .请第三方协调解决。3 .由仲裁机构进行仲裁。4 .通过法律途径解决。第24条采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一者，工厂将根据情节的轻重进行相应的处理。1 .泄露合同内容。2 .私自更改合同内容。3 .丢失合同。4 .在合同签订做资料保管中损害工厂利益。第25条参与采购合同履行与监督的人员违反工厂的相关规定，给工厂造成经济损失和其他损失的，工厂将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重者将依法追究其法律责任。第7章附则第26条本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。第27条本制度自总经理办公会议审议后执行。编制日审核日批准日期期期修改标记修改处数修改日期