慰问品采购方案.docx

慰问品采购项目采购方案第一节采购业务流程2一、采购业务流程特点2二、采购流程的难点和风险3三、采购流程图3四、采购流程说明4五、关键控制点5第二节采购检验7一、目的7二、职责7三、内容8四、标签入库前检验8第三节采购控制程序9一、目的9二、范围9三、职责9四、内容10第一节采购业务流程一、采购业务流程特点1.采购周期的实践性要求较高。采购绩效评价关键的一项就是采购周期的控制，因为采购周期影响着企业所需采购物资供应的及时性，也影响着企业采购资金的周转。在食品行业采购中，除了以上原因强调采购的时间性外，所需采购物资特别是食品原料的存储时间较短也是重要原因。所以要求企业一方面保证所采购物资有效地满足企业经营管理需要，一方面也要降低企业运营成本。2采购流程对原材料的供给要求较高。原材料采购是采购环节中一个重要的方面，采购量的选择是一个复杂的问题。原材料采购过多会导致原材料积压，而采购量过少会造成原材料供应的短缺。3 .采购流程对产品的质量要求较高。采购流程节点控制的严格与否与采购材料的质量紧密相关。如果采购环节缺乏严格的监督，这些原材料质量不合格，将直接导致加工出的产品质量不合格。4 .采购流程对产品的成本影响较大。XX采购种类繁多，供应商参差不齐，若对供应商缺少严格的筛选，缺少信息的沟通，容易造成部分原材料价格过高，导致产品成本上升。二、采购流程的难点和风险1.采购活动的环节较多，关系复杂。要制定控制的政策及程序，采购的完成还牵涉到多个部门，由各部门提出采购申请，由供应保障部对供应商的生产能力进行评定，签订合同，此阶段需要公司管理者进行审核签字，并由质检部对样品进行质量检验，最终收到货物由仓库保管。2 .采购的内部控制环境要求较高。采购涉及人财物的相互关系，采购部门的员工职业道德操守如何、企业是否建有既有利于采购工作开展又有利于监督考评采购工作的机制、企业管理者是否重视采购工作并带头在企业内部形成良好的采购控制氛围等等内部控制的环境因素决定着采购工作的质量。3 .原材料供应的持续性风险。供货企业资金链都是很紧凑的，一旦进入生产，就要确保原材料的供应的持续性，否则会影响生产进程，引发财务风险。4 .原材料质量风险。采购品价格企业对原材料的质量要求较高，如果原材料质量出现问题，那加工出来的产品必然质量不合格，所以质监部门要把好质量关。三、采购流程图四、采购流程说明1 .由资产的使用部门提出采购申请，填制采购申请单;2 .采购申请单交资产使用部门主管领导审批；3 .将经审批的采购申请单报经济运行部，由经济运行部进行审核并备案。4 .由经济运行部开具采购订单，并将采购订单传递给采购部门。采购部门据此制定采购计划；5 .采购员根据采购计划具体安排采购作业；6 .采购物资回来后，由采购员、对方销售人员（或运输人员）以及仓库管理人员负责办理材料入库。并索取销售发票；7 .仓库管理人员认真检验核实采购的物资后，开具材料入库单；8 .将由对方开具的销售发票和材料入库单传递给财务部门；9 .请购人员填制付款审批卡，经请购部门主管领导审批后；10 .财务部门根据销售发票和材料入库单做账务处理；五、关键控制点1.各使用部门的需求和请购；2 .采购申请的审批和审核；3 .采购计划制定；4 .采购定价；5 .合同签订和审核；6 .付款方式和程序；7 .与供应商的对账。六、采购合同变更流程图及说明表（一）流程图（二）采购合同变更流程说明表:任务概要采购合同变更节点控制相关说明采购部和供应商按照合同确定的双方的权利和义务严格履行采购合同质量管理部、物资使用部门等相关部门，在采购部执行采购合同的过程中进行配合采购部将采购合同执行情况进行记录，包括货款的支付、货物的交接等内容公司相关部门在使用物资的过程中，提出具体的变更合同要求供应商在执行合同或供货过程中，提出变更合同要求，并发出合同变更通知采购部分析合同的变更要求，并就具体的变更事项与供应商进行协商合同变更意见达成一致后，采购部着手修改原采购合同的相关条款修改后的采购合同交采购经理审核，若采购经理不批准，应返给采购部相关人员进行修改根据实际情况，将修改后的采购合同继续提交给高层管理人员进行审批第二节采购检验一、目的为规范采购材料入库前检验特制定本制度。二、职责1 .生产基地负责编写、修改、完善本制度，并实施执行。2 .综合财务部总监负责监查制度执行情况，并提出完善提议。3 .综合财务部采购人员负责所购物料质量性价比最高或最佳。4 .生产基地检验人员负责对所购物料进行入库前检验,确保无漏检、无错检、无误检。三、内容生产产品外购入库前检验：参照生产基地生产管理制度中产品检验标准进行检验。四、标签入库前检验1 .内包装标签：防疫标签、产品标签、生产批号、生产人员、检验人员。2,外包装标签或印刷内容需含有：发货标签、产品防疫证、合格证。3.发货标签内容:商品名称订单号产品编号品名规格数量(kg)/个净重量生产日期检验员代码生产厂家联系电话体积CM*CM*CM有效期限存储方式-18收货单位姓名发货地点运输单位运单号码发货件数发货日期4,标签贴示位置按产品标准包装要求。标签以字内容为准贴示方向必须向上，正向不能倾斜，多个标签不能相互压住、不能压字，而应间隔InInb或根据标准包装表中要求。第三节采购控制程序一、目的本程序规定了对供方的评价、采购文件的审批和采购产品的检验或验证等控制的原则和内容，以确保所采购的材料符合规定的要求，采购过程处于受控状态。二、范围适用于对生产所需的材料采购及供方提供服务的控制,对供方进行选择、评价和控制。三、职责（一）采购部负责对物资供方的归口管理，并组织对原辅材料、包装物的供应商进行评价，按要求采购物资。（二）质量部及技术部负责编制采购物资检验标准，并对采购物资进行验证，参与供方评价。（三）部门负责人批准本部门采购申请单，总经理批准合格供方名单。（四）仓储部负责验收购进的原辅材料的品名、规格、数量及验证进厂包装物。四、内容（一）采购物资的分类采购部根据采购物资对最终产品质量的影响程度，将其分为如下二类：1.重要物资：指直接影响产品质量，可能导致顾客投诉的物资或批量的物资，如原材料、辅料、包装品等；2 .一般物资：指不影响产品质量的物资和零星物资。（二）供方评价准则1.供方信息的收集、整理，由采购部对物资采购市场进行调查，对供方能力的信息收集主要包括：（1）供方的基本情况；（2）供方质量保证能力状况；（3）供方对本公司或其他顾客供货的业绩；（4）供方产品质量信誉、检测报告及价格、供货能力资料的收集。3 .供方评价采购部对认为可以作为合格供方的供应商，在收集上述资料的基础上，填写供方评定记录表，由采购部主导请质量部及技术部参与对供方进行评价和选择。4 .选择合格供方的条件：（1）顾客指定的供方；(2)与公司多年交易，质量可靠的供方；(3)经现场考查评价合格的供方；(4)经认可为政府采购的供应商；(5)经IS09001认证，质量信誉好的供方；5 .合格供方名单的审定(1)采购部根据对供方评价的结果，对照选择合格供方的条件，拟出合格供方名单，经总经理审批后即为正式的合格供方名单。(2)采购部把合格供方名单印发给质量部作为进货检验的依据，非合格供方名单内的进货物资质量部不予检验验收。(3)对C类的物资采购根据市场行情、性比价采购，不做供方评价。6 .对于非常重要的新供方的管理办法对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，还需经样品测试及小批量试用，测试合格才能供货:(1)新供方根据提供的技术要求提供少量样品；(2)质量部对样品进行验证，出具相应的验证报告，并填写供方评定记录表中相应检测项目；(3)样品如不合格可再选样，但最多不能超过两次；(4)样品验证合格后，采购部通知供方批量供货，经质量部进货验证合格后，交计划部安排试用，并由质量部出具相应试用后的验证报告，填写供方评定记录表中相关检测项目，反馈给采购部；总经理批准后，可列入合格供方名单。（5）小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。样品验证、小批量试用均合格的供方经总经理批准后，可列入合格供方名单。7 .供方产品如出现严重质量问题，采购部应向供方发出纠正和预防措施处理单，并责成限时处理。如对发出处理单而没有明显改进或改进效果无法达到预期要求的，视情节严重程度，可取消其供货资格。8 .采购部每年对合格供方进行一次跟踪复评，填写供方业绩评定表。评价时按百分制，质量评分占60%,交货期评分占20%,其它（如价格、售后服务等）占20%o评定总分低于80%的应取消合格供方资格。（三）采购1 .采购部根据生产部的生产计划和库存情况核算所需的采购物资，制订采购申报表，报总经理批准后采购备料。2 .对于生产过程临时急用需要采购的物品，由使用部门填写采购申报表报部门负责人审批后交采购人员采购。3 采购申报表要明确采购物料的名称、数量、规格、时间要求等。若采购物资有特别技术要求时，应在采购申报表中说明。不作说明的执行现行有效版本的材料采购标准的要求。4 .选择供方要从“合格供方名录”中查找确定，若要向新供方采购时，采购人员应根据供方评定程序对供应商进行评定，选择合格供应商。特殊情况，临时决定急需从“合格供方名录”以外的供应商采购物资，须经总经理审批。5 .第一次向合格供方采购重要物资时，应签订采购合同,由采购人员与相应的合格供方洽谈，草拟采购合同条款。6 .合同条款中应清楚说明订购产品的技术规范和检验方法，签订前质检部负责人对有关条款是否适当进行审核，总经理审批。质检部提供采购产品的技术规范的检验方法。7 .零碎生产物资，供销部按经批准采购申报表直接从市场购入。（四）采购产品的验证1.材料仓管员对进仓的原辅材料核对名称、规格、数量相符，包装无破损后通知质量部进行检验或验证。质量部按产品监视和测量控制程序的进货规定进行检验或验证，对不合格产品进行记录。8 .当合同规定在供方货源处和公司处对供方提供的产品进行验证时，由供销部作安排。但不能把该验证作为供方对质量进行有效控制的证据。9 .顾客的验证不能免除供方提供可接受产品的责任，也不能排除其后顾客的拒收。（五）对合格供方的评价记录、供方质量监控记录、物品申购单等记录，供销部应依记录控制程序进行保存与管理。供应商资格审核表编号：填表日期:供应商联系人手机电话地址E一mail传真所持证件及编号：营业执照：口生产许可证：食品流通许可证：供货能力供货方式运输设备其他产品名称检验报告编号：其他检验合格证明：供货商产品质量承诺：供货商签字：年月日产品质量评价：对该供应商资格综合审查结果:评审人：评审日期：注：把每一品种的供货商的营业执照和食品流通（生产）许可证及检验报告附后对应装订成册。